“Möjligheten att få tillgång till dokumentation, avtal eller kommunikation med kunder från var som helst i världen och allt samlat på en enda plattform innebär en stor flexibilitet för oss.”

Gracia Carabantes Abogados är en medelstor advokatbyrå, med kontor i Zaragoza och Madrid, som levererar juridiska tjänster i hela Spanien. Företaget har anställda inom olika områden, bland annat civil- och handelsrätt, i sina olika varianter (bolagsrätt, konkursrätt, avtalsrätt, processrätt m.m.) och tillhandahåller internationell rådgivning via kontakter med utländska advokater. Verksamheten i Spanien bistår också företag och enskilda från andra länder. Wolters Kluwer hade nöjet att få intervjua Wenceslao Gracia, partner i byrån, som gav oss en detaljerad beskrivning av hur han hanterar sina ärenden varje dag med Kleos.

Livet innan Kleos

Gracia Carabantes-partner påpekar att arbetsbelastningen, innan Kleos, var mycket högre för advokatssekreterarna. Dessutom sparades e-postmeddelanden på ett mycket annorlunda sätt jämfört med idag. ”Det var en långsammare och mer svårhanterlig process. Så såg det ut när vi beslutade oss för att byta till Kleos lösning 2016”, säger Wenceslao.

Livet med Kleos: platsoberoende arbete

Efter att ha arbetat med Kleos sedan 2016, fortsätter Wenceslao att prata om den här administrationslösningen när han träffar sina yrkeskollegor. Därför ville Wolters Kluwer få höra från honom direkt vilka fördelar Kleos har inneburit för hans byrå och för honom personligen.

”Vi reser mycket, både inom arbetet och av personliga skäl. Vi reser hela tiden runt i Spanien och utomlands. Jag arbetar till och med på tåget. Därför innebär möjligheten att få tillgång till dokumentation, avtal eller kommunikation med kunder från var som helst i världen och allt samlat på en enda plattform en stor flexibilitet för oss”, säger partnern hos Gracia Carabantes Abogados.

Den medelstora advokatbyrån behövde inte införa några förändringar som dem som pandemin ledde till för att kunna arbeta på distans, de var redan vana vid det. Med Kleos Browser behöver de inte ens använda samma dator hela tiden utan kan arbeta i molnet med olika enheter. Anställda kan ansluta till Kleos i molnet och läsa e-postmeddelandena som har skickats till respektive klient med bara ett klick ”utan att behöva bära runt på samma laptop överallt”, lägger han till.

Livet med Kleos: dokumenthantering och Outlook-integrering

”Hanteringen av dokument och e-postmeddelanden är mycket flexiblare. Jag behöver inte vänta på att sökfunktionen för e-post ska hitta dokumentet för att se om det stämmer överens med det jag söker, jag kan hitta det direkt i akten. Tidigare fick jag be min sekreterare att utföra alla sökningar men det behövs inte längre, eftersom det går mycket lättare och snabbare att hitta all dokumentation”, säger byråpartnern.

Flexibiliteten är också tydlig från olika användningsperspektiv eftersom den kanaliserar byråns digitala transformation. ”När jag får ett e-postmeddelande från en domstolsrepresentant och sparar det i Kleos med tillhörande dokumentation och beskrivning så slipper jag skriva ut allt”, lägger han till.

Wenceslaos råd

Med tanke på allt detta har Wenceslao upprepade gånger rekommenderat Kleos till sina kollegor, och Wolters Kluwer ville veta vilket budskap han förmedlar till dem. Wenceslaos spontana svar var enkelt men tydligt: ”Jag säger till dem att de kommer att förbättra sin livskvalitet, både personligt och yrkesmässigt. Utan tvekan.” Han fortsatte sedan: ”Om det är ett stort kontor där det är viktigt med kontroll över arbetet och där det finns en viss personalomsättning, underlättar Kleos både övervakningen och kontinuiteten för ärenden utan större problem. Om någon lämnar kontoret, till exempel, sparas alla åtgärder i ärendet och finns tillgängliga. Å andra sidan, om det är en byrå med fyra eller fem partner, skulle jag säga att de kommer att bli mer flexibla genom att kunna utföra omfattande sökningar inom akterna, samtidigt som de har bättre kontroll över sina ärenden oavsett var de befinner sig.”

Tack till Gracia Carabantes Abogados för förtroendet ni visar oss!

”Kleos hjälper till att förbättra livskvaliteten, både yrkesmässigt och personligt.”