Om jag vill ha ett cybersäkert kontor måste jag se till att min data är i trygga händer. Och Kleos har bevisat att jag kan lita på det.

Vi pratade med Guillermo López, grundande partner av Take Easy Legal, en advokatbyrå specialiserad på digital lagstiftning.

TAKE EASY LEGAL är en advokatbyrå specialiserad på digital lagstiftning, i synnerhet juridisk och teknisk cybersäkerhet för alla typer av organisationer. Den här innovativa byrån ser det också som sitt kall att erbjuda teknologisk och juridisk rådgivning och försöker se klienternas behov i ett 360-graders perspektiv när det gäller dessa frågor. Grundaren Guillermo López berättar under ett trevligt och avslappnat samtal om sina erfarenheter av Kleos by Wolters Kluwer, Europas ledande juridiska administrationsprogram. Dessutom berättar grundaren av Take Easy Legal om visionen för denna lovande byrå.

FRÅGA: Det är inte alla advokatbyråer som känner ett behov av att digitalisera kontoret, av en eller annan anledning. Med tanke på det och på ert specifika fall, kan du berätta hur din byrås inställning såg ut innan ni valde att investera i Kleos och vad det var som fick er att ändra er?

SVAR. Innan Kleos var vår byrå mycket traditionell: vårt dagliga arbete sköttes med en vit anteckningsbok där vi skrev in allt som skulle göras. Vi arbetade hela tiden mycket kortsiktigt.

När antalet förfaranden och mängden papper ökade och vi behövde hantera ett enormt antal förhandlingar insåg vi att vi la mycket fokus på vart allt skulle hamna i stället för att fokusera på våra aktiviteter. Papper började samlas på hög och till slut nådde vi en punkt där jag inte orkade se mer papper, så då beslutade vi att det var dags att prata med ett programföretag för att implementera ett kontorsadministrationsprogram.

Teknologi har funnits med så länge jag kan minnas och jag har alltid varit mycket digitalt inställd. Jag ville inte att mitt kontor skulle bli föråldrat. Så vi började göra oss av med papper, vi slutade skriva ut, till slut digitaliserade vi våra dokument och allt registrerades i programmet. Jag förstår att inte alla vill arbeta papperslöst men för mig är det en mycket viktig del av organisationen.

F. Vilka är de största förändringarna på byrån som ni har sett tack vare Kleos?

S. Från byråns synvinkel vill vi attrahera en annan typ av klienter, personer som söker andra typer av synergier. Vi befinner oss i en marknadsnisch där vi inser att vi måste vara rörliga och mer digitaliserade. Jag lever själv i en digital värld och har transformerat mitt kontor till ett kontor som kan skötas helt på distans, utan en fysisk plats.

Det var utgångspunkten när jag, med hjälp av Wolters Kluwer, införlivade ett kontorsadministrationsprogram som länge har varit oumbärligt. Men alla ser inte det på samma sätt. Tills jag valde att implementera Kleos trodde jag inte att det var absolut nödvändigt, men nu är det det: tidsstyrning, digitalisering av dokument, notiser med påminnelser, översikt över hur många timmar du lägger ner på ett fall m.m.

Dessutom har det förbättrat relationen med klienterna som har blivit mycket smidigare och mycket säker. Det ger mina klienter direkt tillgång till nödvändiga dokument, vi undviker papper och bortslösad tid, och de vet status för alla sina fall. Kleos spårar dessutom alltid var jag befinner mig i alla mina fall och påminner mig när en deadline närmar sig. Vi är självständiga och självstyrande.

F. Vi vet att det finns byråer som till en viss grad oroar sig för hur cybersäker deras verksamhet är. Vad tänker du om det?

S. Min advokatbyrå fokuserar på digital lagstiftning och utan ett kontorsadministrationsprogram är det inte rimligt för min byrå att arbeta inom det området. Om jag vill ha ett cybersäkert kontor måste jag veta att mina dokument och data är i trygga händer. Och Kleos har bevisat för mig att jag kan lita på det. Jag vill skydda känsliga uppgifter och vill inte att kriminella ska komma över dem.

Det är viktigt att ha ett cybersäkert företag, med juridiskt implementerad efterlevnad av föreskrifter, med anställda som är medvetna om vad de får och inte får göra. Ifall att något händer – och det finns alltid en risk för illegala intrång – vet vi exakt vad vi måste göra. Det är vårt jobb: vi hjälper till att lösa situationen så smidigt som möjligt.

Det är också viktigt att tänka på att vi måste vara cybersäkra för att kunna arbeta med vissa kunder. Till exempel innehåller NIS2, som träder i kraft nästa år, krav som inte bara gäller företag inom avgörande sektorer utan även dem som tillhandahåller tjänster till dessa företag. Därför måste vi granska vilka de arbetar tillsammans med: för att veta om de är säkra, om de uppfyller alla föreskrifter och, dessutom, om de kan hantera dem.

I det här sammanhanget, inom juridiska sektorn, är ett kontorsadministrationsprogram en grundläggande nödvändighet, som en penna. Annars kommer det finnas klienter som du inte kan arbeta med.

F. Innan ni tog beslutet att investera i den här typen av teknologi, visste ni redan vad ett system som Kleos skulle kunna bidra med i er verksamhet? Och, efter att ni implementerade Kleos, har det verkligen förändrat sättet ni arbetar på eller har kontoret utvecklats som planerat?

S. Jag hade redan beslutat att inkorporera ett kontorsadministrationsprogram, och jag undersökte flera alternativ. Vi har rört oss på olika marknader, från mycket blygsamma till mycket drivande klienter. Med den klientkatalogen såg inte alla på byrån behovet av att inkorporera ett kontorsadministrationsprogram. Jag gjorde det eftersom jag alltid har varit benägen att prova nya teknologier, att se vad som fungerar och vad inte. Nu kan jag säga att det faktiskt fungerar. Den här typen av verktyg är ett plus när det gäller att korta ner deadlines, du har mer tid för att arbeta fram en strategi.

Å andra sidan, när jag sitter i rätten, är det toppen eftersom jag har hela kontoret i mobilen, jag behöver inte ringa in för att få svar på frågor. Det är samma idé som i viss utsträckning ligger bakom inkorporeringen av ett kontorsadministrationsprogram. Vi måste införliva teknologi för att bli mer självständiga och beslutsamma.

Även om rättsväsendet eller offentliga myndigheter, eller många advokatbyråer, hamnar på efterkälken när det gäller teknologianvändning, varför ska det också gälla min advokatbyrå? Jag måste särskilja mig, jag vill att mitt kontor ska vara teknologiskt och sticka ut, därav anammandet av teknologiska lösningar som förbättrar kontoret, som Kleos. Mina samarbetspartner och klienter vill inte längre komma in till kontoret, de vill ha möten via videokonferens. Samhället har utvecklats så och allt det går hand i hand med ett digitaliserat kontor.

Dessutom kan jag växa mycket snabbare, eller på ett hållbart sätt över tid, med upp- och nedgångar, eftersom kunder litar på personen och verktyget som de har utan att behöva ringa dig. De vet alltid hur de ligger till. De har enkelt direkt tillgång till Kleos. Det här sättet att se på verksamheten är annorlunda mot hur vi traditionellt sett har arbetat i vår bransch.

Att inte anamma den här typen av lösning gör arbetet långsammare, men självklart, om du tror att traditionella arbetssätt passar bra för dig så kan du fortsätta så. Men det är min åsikt att i dessa fall kommer kontoret att fungera så länge som den personen arbetar kvar, det kommer inte att utvecklas eller uppnå en evig status. Säljföretag startas för att finnas för alltid, varför ska det inte vara lika för en advokatbyrå? Jag har i alla fall visionen att min advokatbyrå ska finnas för alltid.

Också med tanke på nya personer som kommer in i byrån. Jag vill att de ska kunna arbeta med det här verktyget. Det gör att du inte behöver ringa partnern på kontoret eller den ledande partnern för att veta vad de gör. Med kontorsadministrationsprogrammet vet du vilken punkt alla i byrån har uppnått. Det är avgörande för tillväxt. Det behövs ingen kontroll.

F. Du sa att du jämförde olika lösningar? Vilka utmärkande detaljer gjorde att du valde att arbeta med Kleos?

S. Jag visste redan vad jag behövde. Eftersom jag trodde att jag inte visste hur jag skulle investera den begränsade budgeten som jag hade öronmärkt för det här, letade jag efter normala lösningar, utan onödiga extrafunktioner, men något ordentligt som skulle täcka mina behov. Jag tänkte att “jag vill inte ha en begagnad bil, men det ska åtminstone erbjuda det jag behöver”.

Så då började jag undersöka olika alternativ och när jag nästan redan hade bestämt mig för ett annat program, fick jag höra talas om Kleos. Jag fick berättat för mig att det var en molntjänst, att jag inte behövde arbeta lokalt, och jag såg också att säkerheten var en garanterad del. Med Kleos har du allt i mobilen, oavsett var du befinner dig, och vad som är ännu bättre, du behöver inte installera något. Nästa steg var att ta reda på vad det kostar och när jag såg priset verkade det verkligen mycket överkomligt, speciellt med tanke på allt som ingår. Utöver det fick jag tryggheten av att mina dokument är organiserade i en kalender och i molnet för samma pris… det var värt det. Verktyget är supereffektivt, som en Ferrari som kör tyst längs en motorväg utan att slösa en massa bensin.

F. Det är tydligt att du ser mycket allvarligt på allt som har med cybersäkerhet att göra, vilket inte överraskar med tanke på din expertis. Om vi fördjupar oss lite i din verksamhet som är specialiserad på just detta, kan du berätta om Take Easy Legals vision och kall?

S. Vår vision är att bli en rådgivningsbyrå för digital lagstiftning. Från ett komplett 360°-perspektiv. Vi varnar organisationer för alla illegala intrång de kan utsättas för, vi ger råd och tillhandahåller digital och teknisk rådgivning via våra partner. Vi har också sätt för att inom mindre än 24 till 48 timmar kunna reagera på intrång som vi ser varje dag. Och till sist hjälper vi också företag som har råkat ut för någon typ av cyberattack att komma på benen igen, det är vår specialitet. Hur vi gör det? Genom vår medvetenhet, utbildning, förebyggande aktiviteter och genom att lägga till tekniska detaljer så att de vet hur de ska hantera den här typen av risker. Och tack vare funktioner som dem ni erbjuder, ett kontorsadministrationsprogram som utvecklas tillsammans med organisationen, och beroende på organisationens tjänster och behov, lägger vi till dessa tjänster. Det är det bästa som ni tillhandhåller: med en minimal investering kan du få ett superorganiserat kontor. Allt eftersom organisationen växer kan funktionerna som behövs läggas till.

Visionen för vårt kontor kan inte förstås utan den totala förändring som har skett på senare tid i samhället, till följd av pandemin. Allt som tidigare skedde i den verkliga världen sker nu inte längre bara ute på gatan, utan även på internet, både det goda och det onda. I den digitala världen hittar vi nu fler brott. Det som händer är att organisationer och människor inte är medvetna om att om någon kan stjäla din plånbok på gatan, kan de nu också göra samma sak på internet, och vi vet inte hur vi ska hantera det, varken människor eller företag, som består av människor.

Vi analyserar tekniskt och juridiskt hur organisationen mår, om den behöver implementera nya processer, ny teknologi, om den behöver behålla den mjukvara eller hårdvara som används idag men utnyttja den på ett bättre sätt osv. Det här gör vi genom att vara medvetna om att ditt företag är det som du mest av allt vill ska fungera här i världen. Om du har den medvetenheten vill du inte att någon ska störa dig där det skadar dig mest inom företaget, vilket skulle kunna vara dina industripatent, ditt know-how, dina aktuella kunder, dina automatiserade processer m.m. Det faktum att en av dessa avgörande delar av företaget skulle kunna fallera på tre minuter och leda till allvarliga skador till följd av ett obehörigt intrång som skulle ha kunnat undvikas via vår tekniska och juridiska rådgivning.

För att göra detta samarbetar vi med teknologipartner, både tillverkare, integrerare och tjänsteleverantörer, som hjälper dig att analysera hur ditt företag mår och hur du vill att det ska se ut i framtiden för att vara mycket mer konkurrenskraftigt. Det här innebär att så snart det finns en möjlighet att du har ”blivit smittad” ringer redan larmklockorna.