Hur ser din grundakt ut? Någon gång per år kan det vara bra att se över innehållet i grundakten, att rensa och sortera för att få bättre överblick.
Här får du fyra enkla tips för att få ordning på grundakten:
- Endast dokument som är av permanent och varaktig karaktär hör hemma i grundakten. Här samlas också all väsentlig grundläggande information om företaget och uppdragets villkor. Passa på att slänga detta om det inte fortfarande är aktuellt, t ex hyresavtal, kompanjonavtal, etc.
- Passa på att scanna och digitalisera grundakten genom att scanna relevanta dokument och sortera in dem i t ex Byrå. På så sätt har du dem med dig när du är ute på fältet och slipper bära med en extra pärm.
- Använd ett tydligt och enkelt register så att det blir lätt att hitta i pärmen eller i datorn. Några kategorier kan med fördel vara Väsentliga avtal, Uppdraget, Bolagshandlingar, Styrelseprotokoll.
- Ha en egen pärm för deklaration och årsredovisning. Många har en förkärlek att spara slutlig deklaration och årsredovisning i pappersformat i grundakten. Detta tar ofta stor plats i pärmen och de har ofta karaktären av "nice to have". Låt dessa sitta i en egen pärm. På så sätt slipper du ta med den men har den samtidigt lättillgänglig.
