Det blev ett enkelt byte när redovisningsbyrån Value & Friends tog steget till en molnbaserad lösning för bokslut och skatt. Valet föll på Capego, en användarvänlig och driftsäker lösning, som gynnar både medarbetare och kunder.
Utmaning och drivkrafter
Redovisningsbyrån Value & Friends har vuxit mycket genom de senaste årens uppköp. Idag har byrån kontor på fem orter med totalt drygt 40 medarbetare i Skellefteå, Lycksele, Umeå, Åsele och Vindeln. Sedan 2022 ingår de även i redovisningsgruppen Freedom Group, tillsammans med bland andra Lots Ekonomi, som gjort en liknande molnresa med Capego.
När Anna-Carin Jonsson började som VD i Value & Friends 2019 var diskussionerna om att gå över till molnbaserade lösningar påbörjade. Men då var ledningen inte riktigt mogna att ta steget och vid den tiden var det även en del jobb med att integrera rutiner och system med de byråer man köpt upp längs vägen.
– Vårt mål är att vara så digitala som möjligt! Med Freedom Group i ryggen får vi det bästa med samarbetet i en lite större företagsgrupp. Samtidigt har vi kunnat behålla ett starkt lokalt ägande och styrkan i ”value-andan” – att vi är värde och vänner, precis som vi heter och hjälper varandra både internt och externt. Det är viktigt för oss, säger Anna-Carin Jonsson.
Det tidigare arbetet med bokslutsprogrammet via fjärrskrivbord upplevde medarbetarna var krångligt och tungjobbat, med ett system som ibland var segt eller gick ner.
– Att ha en driftsäker lösning är viktigt för oss på flera sätt. Vi jobbar mycket digitalt och gemensamt mellan kontoren i olika tvärgrupper, bland annat med fokus på framtid, affärsstöd och interna rutiner, berättar Mari Viklund, redovisningskonsult på Value & Friends i Umeå.
Ett molnbaserat program är också en praktiskt bra lösning i och med de långa avstånden mellan Value & Friends olika kontor.
Val av lösning
Planeringen började redan fem år innan ledningsgruppen fattade sitt beslut. Det var självklart för framtids- och affärsstödsgrupperna att tillsammans med ledningen vara involverade i upphandlingen, där flera system utvärderades. Efter att ha testat programmet under en period i demoversion föll valet på Capego Bokslut och Capego Skatt.
– Det är alltid svårt med timingen vid byte av system, men vi kom till en punkt när det blev för mycket klagomål på det gamla sättet att jobba. Samtidigt hade utvecklingen av Capego kommit tillräckligt långt så det kändes tryggt och bra att ta steget. Det var också en fördel att vi har en bra, upparbetad kundrelation till Wolters Kluwer sedan tidigare och känner igen oss i programmen från att tidigare ha jobbat i Wolters Kluwer Bokslut, säger Anna-Carin.
Förväntningar och resultat
– Bytet till Capego har gått enkelt och smidigt för oss. Vi tog beslutet i juni 2022 med uppmaningen till medarbetarna att köra igång och testa. Vi började med de lite enklare kunderna med målet att vara klara med överflyttningarna till Capego per årsskiftet 2022/23. Jag har aldrig varit med om så lite frustration vid ett systembyte, det har varit helt tyst! berättar Anna-Carin.
Alla Value & Friends-kontor startade arbetet parallellt, med Capego Bokslut och Capego Skatt på en gång. De har även delat erfarenheter med Lots Ekonomi, och några medarbetare var även med på en uppföljningsutbildning med Wolters Kluwer tillsammans med dem i slutet av 2023.
– Rent generellt upplever jag att Capego är intuitivt, lätt att följa och mer användarvänligt än många andra bokslutsprogram. Det är mycket tack vare att du känner igen dig, att gränssnitt och funktioner påminner om den gamla serverbaserade programvaran. Mycket funkar likadant, det är smidigt, logiskt och intuitivt. Har du arbetat i Wolters Kluwer Bokslut förut så är det inte någon stor grej att byta till Capego. Den stora skillnaden och värdet är att vi jobbar molnbaserat, säger Mari.
En annan fördel som Mari lyfter fram är möjligheten att kunna testa sig fram genom att skapa en kopia av ett bolag. Det har till exempel varit användbart för att testa komponentredovisning, i samband med att byrån har börjat jobba mer med bostadsrättsföreningar.
Nu utvecklar Value & Friends arbetet i Capego Bokslut och Skatt löpande utifrån kundbehov och interna processer samtidigt som medarbetarna lär sig mer allt eftersom.
Om Value & Friends
Value & Friends erbjuder tjänster inom redovisning, lönehantering, rådgivning och ägarskiften. Byrån har drygt 40 medarbetare fördelade på kontoren i Skellefteå, Lycksele, Umeå, Åsele och Vindeln. Redovisningsbyrån drivs med ett stort personligt engagemang, modernt affärsstöd och specialistkompetenser inom ekonomi, men målsättningen har alltid varit att göra kundernas vardag både enklare och lite trevligare. Value & Friends är sedan 2022 en del av redovisningskoncernen Freedom Group AB.
https://valueandfriends.se/
