Cum stabilim un program de muncă flexibil, astfel încât să împăcăm atât salariații, cât și companiile este o întrebare la care aflăm posibile răspunsuri de la doi avocați cu experiență în Dreptul muncii. Anca Grigorescu și Ștefana Morărașu, avocați în cadrul bpv Grigorescu Ștefănică, prezintă în Revista Română de Dreptul muncii nr. 2/2019, editată de Wolters Kluwer România, variantele care permit o astfel de flexibilitate, așa cum sunt prevăzute de cadrul legal aplicabil, și analizează coordonatele acestei flexibilități în fiecare dintre alternativele identificate:
Anca Grigorescu, Avocat partener, bpv Grigorescu Ștefănică
Ștefana Morărașu, Avocat colaborator, bpv Grigorescu Ștefănică
În contextul actual, o flexibilitate sporită în stabilirea programului de muncă apare, nu de puține ori, drept un deziderat comun atât pentru salariați, cât și pentru angajatori. Pe de o parte, o astfel de flexibilitate permite salariaților echilibrarea vieții personale cu viața profesională, în timp ce, pe de altă parte, răspunde intenției anumitor angajatori de a se organiza intern în funcție de volumul concret și, eventual, variabil de activitate.
În stabilirea gradului de flexibilitate pentru norma de lucru, angajatorii trebuie să aibă în vedere nu doar intenția comună a părților, ci și încadrarea în una dintre soluțiile permise de cadrul legal aplicabil, în funcție de pârghiile de control păstrate de angajatori. Mai exact, asemenea pârghii diferă după cum angajatorii au în vedere fie repartizarea flexibilă a programului de muncă, fie stabilirea de programe individualizate de muncă.
Repartizarea flexibilă a programului de muncă
O primă opțiune pentru angajatori este reprezentată de distribuirea uniformă a timpului de muncă în cadrul săptămânii (e.g. 8 ore pe zi timp de 5 zile, cu două zile de repaus), dublată de implementarea unor reguli flexibile cu privire la stabilirea programului concret de lucru zilnic.
În principiu, un asemenea mecanism poate fi pus în aplicare prin: (i) stabilirea, de comun acord cu fiecare dintre salariați, prin contractul individual de muncă, a unui interval extins în care se va încadra programul de lucru (e.g. 7:00-21:00); (ii) reglementarea prin acte aplicabile la nivelul angajatorului (e.g. prin contractul colectiv de muncă aplicabil sau prin regulamentul intern), a modului specific de organizare a repartizării programului de muncă, precum și a obligațiilor care revin salariaților în acest context.
În concret, în stabilirea modului concret de repartizare a programului, ar putea fi luate în considerare solicitări formulate de salariați anterior și în vederea repartizării propriu-zise de către persoanele desemnate de angajator cu atribuții în acest sens (e.g. conducătorii anumitor departamente). Alternativ, decizia cu privire la repartizarea propriu-zisă poate fi rezervată discreționar personalului desemnat de angajator. Ca atare, acest mijloc de implementare prezintă, pentru angajatori, avantajul adaptabilității în funcție de condițiile concrete din fiecare unitate, lăsând la aprecierea angajatorului pârghiile de control păstrate.
În orice caz, repartizarea concretă a programului zilnic de lucru va trebui adusă la cunoștința angajaților în mod adecvat . Este esențial ca modalitatea de informare selectată să fie adaptată în funcție de resursele la care au acces, în concret, salariații (e.g. laptop sau telefon mobil, acces internet) și orice eventuale condiționări ale disponibilității acestora.
În funcție de specificul activității, pot fi avute în vedere soluții precum utilizarea de aplicații sau resurse intra-net specifice (în măsura în care astfel de soluții ar permite, din punct de vedere tehnic, asigurarea unei dovezi a faptului că informația a fost disponibilă în aplicație într-un anumit interval), pentru angajații care au la dispoziție această resursă. O altă soluție ar putea fi reprezentată de comunicarea prin e-mail, în cazul salariaților care au acces la e-mail de serviciu în timpul programului de lucru. Aceasta ar prezenta dezavantajul că poate presupune comunicări individuale, ceea ce ar putea implica un timp suplimentar de alocat de persoanele care decid repartizarea, față de varianta menționată anterior a utilizării de aplicații sau resurse intra-net. Suplimentar, pot fi avute în vedere modalitățile uzuale de comunicare (e.g. comunicarea în scris și/sau afișarea unei evidențe a repartizării prin utilizarea avizierului sau a panourilor de informare). Aceste modalități de informare presupun un efort logistic semnificativ din partea angajatorului, fiind necesar a fi dublate de proceduri care să asigure luarea la cunoștința sub semnătură de către salariații respectivi a informațiilor afișate. În absența unor astfel de dovezi, riscul ca anumiți salariați să pretindă că nu au fost informați corespunzător și, în consecință, nu sunt ținuți să respecte repartizarea comunicată nu poate fi exclus.
Pentru eficiența implementării, este recomandabilă stabilirea, cu caracter general, a unei obligații a salariaților de a consulta periodic sursa de informații (după caz, aplicația specifică, e-mail-ul de serviciu, avizierul sau panoul de informare al unității relevante a angajatorului etc.) în vederea luării la cunoștință a repartizării programului. De asemenea, va trebui indicată periodicitatea acestei obligații. Este recomandabil ca, în stabilirea acesteia, angajatorul să ia în considerare și eventualitatea unor modificări a repartizării.
Pentru claritate, informarea va trebui efectuată cu un timp suficient în avans. În ceea ce privește intervalul relevant pentru comunicare, salariaților ar trebui să le fie adusă la cunoștință repartizarea relevantă cu minim câteva zile lucrătoare anterior datei la care aceasta va deveni aplicabilă. Reguli similare vor trebui avute în vedere în cazul modificării repartizării. În informarea salariaților, este necesar ca angajatorii să aibă în vedere orice circumstanțe care ar putea împiedica salariații să ia la cunoștință în timp util noua repartizare (în contextul în care s-ar afla în concediu de odihnă sau medical ori dacă ar avea acces limitat la aplicația relevantă din cauza mobilității salariatului respectiv anumite zile pe săptămână etc.).
Reguli similare pot fi implementate și în eventualitatea în care specificul unității sau al muncii prestate determină necesitatea unei repartizări inegale pentru timpul de muncă.
Stabilirea de programe individualizate de muncă
Cealaltă opțiune de organizare a timpului de lucru de o manieră flexibilă care poate fi avută în vedere de angajatori constă în stabilirea de programe individualizate de muncă pentru (anumiți) salariați, în sensul art. 118 C. muncii . Aceasta ar presupune ca în contractele individuale de muncă încheiate cu salariații în cauză să fie stabilite atât o perioadă fixă în care personalul respectiv se va afla simultan la locul de muncă, cât și o perioadă variabilă, mobilă, în care fiecare dintre salariații cu astfel de programe individualizate își va putea alege orele de sosire și de plecare, cu respectarea timpului de muncă zilnic.
Ca atare, prin comparație cu cealaltă opțiune analizată, constând în stabilirea flexibilă a repartizării programului de lucru, această alternativă este mai avantajoasă pentru salariați, aceștia având libertatea stabilirii componentei variabile a programului conform voinței proprii. În consecință, acest mecanism permite un control diminuat al angajatorului asupra numărului de angajați prezenți în intervalele din afara intervalului fix. Ca atare, această soluție permite doar într-o mică măsură organizarea personalului în funcție de necesitățile de sistematizare a activității de către angajator.
Limitele flexibilității. Obligații care pot genera riscuri pentru angajatori
O atenție deosebită în configurarea mecanismului de repartizare flexibilă a programului de muncă sau, după caz, în stabilirea programelor individualizate de muncă va trebui alocată de către angajatori ținerii evidenței orelor de muncă prestate zilnic de salariați . Modul de ținere a evidenței va trebui să reflecte în mod corect orele efectiv lucrate de salariați, ceea ce presupune adaptarea în funcție de specificul activității fiecăruia. O astfel de adaptare va putea fi efectuată, în principiu, pe baza unor documente sau evidențe primare, existente la locul de muncă în care salariatul își desfășoară în mod concret activitatea. Evidența propriu-zisă poate fi ținută fie pe suport hârtie (e.g. condică de prezență, foaie colectivă de prezență), fie în format electronic (e.g. pentru salariații care au acces la locul de muncă pe baza de card de acces sau pentru salariații pentru care perioada de prestare a activității este înregistrată în orice alt mod).
În mod particular, stabilirea de programe individualizate de muncă poate genera dificultăți mai ridicate în ținerea evidenței timpului de lucru a salariaților respectivi.
Nerespectarea acestei obligații expune angajatorii la riscul aplicării de sancțiuni contravenționale.
Din altă perspectivă, este necesar ca angajatorii să ia în considerare, după caz, posibilitatea efectuării de muncă de noapte în aceste moduri de stabilire a programului de muncă, în contextul obligațiilor specifice ale angajatorilor în legătură cu acest mod de organizare a timpului de muncă. În caz contrar, riscul atragerii răspunderii contravenționale a angajatorilor nu poate fi exclus.
În cazul în care angajatorii decid că se va organiza programul de lucru în unitățile pe care le gestionează într-o manieră flexibilă, aceștia trebuie să acorde o atenție deosebită modului concret de repartizare, astfel încât acesta să răspundă nevoii proprii de organizare a activității și, după caz, voinței salariaților, fără însă să genereze riscul încălcării obligațiilor legale specifice.
În mod esențial, repartizarea concretă a programului zilnic de lucru va trebui adusă la cunoștința angajaților în mod adecvat și cu un timp suficient în avans. Un alt aspect cu privire la care va fi necesară o atenție aparte ține de modul de ținere a evidenței timpului de lucru. În plus, dacă este cazul, vor trebui avute în vedere regulile privind munca de noapte.
În caz contrar, angajatorii se expun riscului atragerii răspunderii pentru încălcări constatate de inspectorii de muncă, în eventualitatea unor acțiuni de control.
Revista Română de Dreptul Muncii este o tribună de dezbateri în dreptul muncii şi totodată o sursă esenţială de informaţie şi analiză, menită să contribuie la formarea unei doctrine eficiente şi solide şi să sprijine crearea unui cadru legislativ modern.
