Repere de completarea REGES pentru angajatori
I. Introducere
Potrivit dispoziţiilor Hotărârii Guvernului nr. 295/2025 privind Registrul general de evidenţă a salariaţilor - actul normativ care reglementează cadrul general pentru întocmirea şi accesarea aplicaţiei REGES - angajatorii au obligaţia de a se înregistra în noul sistem în termen de 6 luni de la data intrării în vigoare a hotărârii, respectiv până la 30 septembrie 2025 inclusiv. Nerespectarea acestei obligaţii atrage aplicarea unei sancţiuni contravenţionale, constând într-o amendă cuprinsă între 15.000 şi 20.000 de lei.
Ulterior înregistrării, similar obligaţiilor existente în cadrul actualului sistem (REVISAL), angajatorii trebuie să completeze şi să transmită în REGES toate informaţiile aferente contractelor individuale de muncă active la momentul accesării aplicaţiei, în măsura în care aceste date nu se regăsesc deja în REVISAL. Această obligaţie este prevăzută la art. 10 din H.G. nr. 905/2007 privind registrul general de evidenţă a salariaţilor, iar nerespectarea sa se sancţionează cu amendă cuprinsă între 5.000 şi 10.000 de lei.
Pe durata perioadei de tranziţie de 6 luni, sistemul anterior - REVISAL - rămâne funcţional, permiţând consultarea şi preluarea informaţiilor transmise anterior. Registrul cuprinde datele existente în baza naţională de date (transmisă de angajator prin REVISAL), angajatorul fiind răspunzător pentru corectitudinea completării şi transmiterii acestor date până la momentul migrării pe noua platformă. REGES se va completa cu respectarea H.G. nr. 295/2025 prin utilizarea portalului https://reges.inspectiamuncii.ro/.
Totodată, începând cu data de 9 mai 2025, a intrat în vigoare şi Ordinul nr. 1107/2025 pentru aprobarea Procedurii de acces în vederea completării, transmiterii şi interogării datelor în/din Registrul general de evidenţă a salariaţilor - REGES-ONLINE ("Procedura de acces"), iar potrivit art. 3 alin. (2) din Ordinul nr. 1107/2025, la data intrării în vigoare a acestuia se abrogă Ordinul nr. 1918/2011 privind aprobarea procedurii şi actelor pe care angajatorii sunt obligaţi să le prezinte la inspectoratul teritorial de muncă pentru obţinerea parolei, precum şi a procedurii privind transmiterea registrului general de evidenţă a salariaţilor în format electronic, cu excepţia art. 4-20, care se abrogă în 6 luni de la data intrării în vigoare a H.G. nr. 295/2025.
II. Aspecte preliminarii privind înregistrarea în REGES
În sensul H.G. nr. 295/2025, obligativitatea înregistrării în REGES revine următoarelor categorii de angajatori:
a) persoane fizice sau juridice de drept privat;
b) instituţii/autorităţi publice/alte entităţi juridice care angajează personal în baza unui contract individual de muncă;
c) misiunile diplomatice, oficiile consulare ale altor state în România, respectiv, după caz, reprezentanţele organizaţiilor internaţionale acreditate în România, institutele culturale şi reprezentanţele comerciale şi economice ale altor state în România, pentru personalul angajat local care are cetăţenia română sau pentru străinul cu drept de muncă în România.
În ceea ce priveşte unităţile fără personalitate juridică ale angajatorilor (respectiv, sedii secundare, sucursale, agenţii, reprezentanţe sau alte asemenea), au obligaţia de a înfiinţa, completa şi transmite Registrul dacă există o decizie privind delegarea de competenţă pentru (i) încheierea, modificarea, suspendarea şi încetarea contractelor individuale de muncă şi pentru (ii) completarea şi transmiterea datelor în Registru. Condiţiile menţionate sunt cumulative iar cei care nu le îndeplinesc trebuie să obţină actul de delegare până la trecerea la REGES.
Completarea Registrului se poate realiza de către:
a) unul sau mai mulţi salariaţi, desemnaţi prin decizie scrisă de angajatori;
b) un prestator1 contractat pentru serviciul de completare şi transmitere a datelor în Registru (cu excepţia instituţiilor/autorităţilor publice şi altor entităţi juridice, care angajează personal în baza unui contract individual de muncă, posibilitatea externalizării acestor servicii nefiindu-le recunoscută).
În situaţia externalizării serviciilor de completare şi transmitere a datelor în Registrul, H.G. nr. 295/2025 prevede expres la art. 4 alin. (9)-(10) obligativitatea transmiterii în REGES inclusiv a datelor prestatorului, data încheierii contractului de prestări servicii, data de început a acestora, durata şi data încetării. Aceste date se comunică în termen de 3 zile lucrătoare de la data încheierii, respectiv încetării contractului de prestări servicii.
De asemenea, alin. (11)-(12) prevăd expressis verbis că angajatorul este răspunzător în mod exclusiv pentru completarea, transmiterea şi corectitudinea datelor transmise în Registru, iar contractarea acestor servicii nu îl exonerează de obligaţiile stabilite de H.G. nr. 295/2025.
Completarea şi transmiterea datelor în REGES se realizează de prestatorii contractaţi sau de către salariaţii proprii ai acestora, desemnaţi prin decizie scrisă, iar subcontractarea serviciilor este interzisă.
În cazul salariaţilor care urmează să îşi înceapă şi desfăşoare activitatea în baza unui contract individual de muncă - încheiat potrivit Codului muncii sau altor legi speciale - Registrul va fi completat cu datele prevăzute de H.G. nr. 295/2025, cel târziu în ziua anterioară începerii activităţii. Ulterior, datele se completează în ordinea cronologică a încheierii, modificării, suspendării şi încetării contractului.
În toate situaţiile, completarea REGES se realizează cu respectarea dispoziţiilor Regulamentului UE nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date ("GDPR"), Inspecţia Muncii având doar calitatea de operator şi administrator al bazei de date, însă nu va putea interveni asupra datelor care, potrivit legii, sunt completate exclusiv de către angajatori, după cum vom vedea în cele ce urmează.
III. Categoriile de date ce trebuie completate în REGES şi termenele de completare
Potrivit art. 4 din H.G. nr. 295/2025, angajatorii completează şi transmit în Registru, următoarele date, fără a avea caracter limitativ, cu respectarea următoarelor termene:
Date/informaţii de introdus | Termen de completare | Termenul de transmitere a modificărilor intervenite |
a) datele de identificare ale angajatorului, cum ar fi: denumirea, codul unic de identificare - CUI, codul de identificare fiscală - CIF, sediul social, numele şi prenumele reprezentantului legal - pentru persoanele juridice, respectiv: numele, prenumele, codul numeric personal - CNP, domiciliul - pentru persoanele fizice; |
- cel târziu în ziua anterioară începerii activităţii pentru fiecare persoană care urmează să se afle într-un raport de muncă cu angajatorul; |
- în termen de 3 zile lucrătoare de la data producerii modificării; |
b) datele de identificare ale salariaţilor, cum ar fi: numele, prenumele, codul numeric personal - CNP, numărul de identificare fiscală - NIF, cetăţenia şi ţara de provenienţă - UE, din afara UE, Spaţiul Economic European - SEE; |
- cel târziu în ziua anterioară începerii activităţii pentru fiecare persoană care urmează să se afle într-un raport de muncă cu angajatorul; |
- în termen de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării la angajator a documentului din care rezultă modificarea intervenită; |
c) pentru persoanele cu dizabilităţi, gradul, tipul de handicap şi durata certificatului de încadrare în grad şi tip de handicap; |
- cel târziu în ziua anterioară începerii activităţii pentru fiecare persoană care urmează să se afle într-un raport de muncă cu angajatorul; |
- în termen de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării la angajator a documentului din care rezultă modificarea intervenită; |
d) data încheierii contractului individual de muncă, numărul acestuia şi data începerii activităţii; |
- cel târziu în ziuaanterioară începerii activităţiipentru fiecare persoană care urmează să se afle într-un raport de muncă cu angajatorul; |
|
e) funcţia/ocupaţia, conform specificaţiei Clasificării ocupaţiilor din România sau altor acte normative; |
- cel târziuîn ziua anterioară începerii activităţiipentru fiecare persoană care urmează să se afle într-un raport de muncă cu angajatorul; |
- cel târziu în ziua anterioară producerii modificării,cu excepţiacazului în care modificarea se produce ca urmare a unei hotărâri judecătoreşti, când transmiterea în Registru se face în termen de 10 zile lucrătoare de la data la careangajatorul a luat cunoştinţă de conţinutul acesteia; |
f) tipul contractului individual de muncă; |
- cel târziuîn ziua anterioară începerii activităţiipentru fiecare persoană care urmează să se afle într-un raport de muncă cu angajatorul; |
- cel târziu în ziua anterioară producerii modificării, cu excepţia cazului în care modificarea se produce ca urmare a unei hotărâri judecătoreşti, când transmiterea în Registru se face în termen de 10 zile lucrătoare de la data la care angajatorul a luat cunoştinţă de conţinutul acesteia; |
g) durata contractului individual de muncă, respectiv nedeterminată/determinată; |
- cel târziuîn ziua anterioară începerii activităţiipentru fiecare persoană care urmează să se afle într-un raport de muncă cu angajatorul; |
- cel târziu în ziua anterioară producerii modificării,cu excepţiacazului în care modificarea se produce ca urmare a unei hotărâri judecătoreşti, când transmiterea în Registru se face în termen de 10 zile lucrătoare de la data la care angajatorul a luat cunoştinţă de conţinutul acesteia; |
h) locul de muncă, respectiv fix sau mobil; |
- cel târziuîn ziua anterioară începerii activităţiipentru fiecare persoană care urmează să se afle într-un raport de muncă cu angajatorul; |
- cel târziu în ziua anterioară producerii modificării, cu excepţia cazului în care modificarea se produce ca urmare a unei hotărâri judecătoreşti, când transmiterea în Registru se face în termen de 10 zile lucrătoare de la data la care angajatorul a luat cunoştinţă de conţinutul acesteia; |
i) durata timpului de muncă şi repartizarea acestuia; |
- cel târziuîn ziua anterioară începerii activităţiipentru fiecare persoană care urmează să se afle într-un raport de muncă cu angajatorul; |
- cel târziu în ziua anterioară producerii modificării, cu excepţia cazului în care modificarea se produce ca urmare a unei hotărâri judecătoreşti, când transmiterea în Registru se face în termen de 10 zile lucrătoare de la data la care angajatorul a luat cunoştinţă de conţinutul acesteia; |
j) salariul de bază lunar brut, indemnizaţiile, sporurile, precum şi alte adaosuri, astfel cum sunt prevăzute în contractul individual de muncă sau, după caz, în contractul colectiv de muncă; |
- cel târziuîn ziua anterioară începerii activităţiipentru fiecare persoană care urmează să se afle într-un raport de muncă cu angajatorul; |
- în termen de 20 de zile lucrătoare de la data producerii modificării, cu excepţia cazului în care modificarea se produce ca urmare a unei hotărâri judecătoreşti, când transmiterea în Registru se face în termen de 10 zile lucrătoare de la data la care angajatorul a luat cunoştinţă de conţinutul acesteia; |
k) datele de identificare ale utilizatorului, în cazul contractelor de muncă temporară; |
- cel târziuîn ziua anterioară începerii activităţiipentru fiecare persoană care urmează să se afle într-un raport de muncă cu angajatorul; |
|
l) data transferului, precum şi datele de identificare ale angajatorului la care se face transferul în condiţiile legii; |
- în termen de5 zile lucrătoare de la data transferului, respectiv de la data preluării prin transfer; |
|
m) data la care începe şi data la care încetează detaşarea, precum şi datele de identificare ale angajatorului la care se face detaşarea (n.n., în cazul detaşării prevăzută de art.45dinCodul muncii); |
- cel târziuîn ziua anterioară dateide începere/încetare a detaşării salariatului; |
- cel târziu în ziua anterioară producerii modificării; |
n) în cazul detaşării transnaţionale2: - data la care începe şi data la care încetează; - statul în care urmează să se realizeze; - denumirea beneficiarului sau utilizatorului la care urmează să presteze activitatea salariatul detaşat - natura acestei activităţi. |
- cel târziu în ziua anterioară datei de începere/încetare a detaşării salariatului pe teritoriul altui stat; |
- cel târziu în ziua anterioară producerii modificării; |
o) în cazul detaşării pe teritoriul unui stat care nu este membru UE sau al Spaţiului Economic European: - data la care începe şi data la care încetează detaşarea; - statul în care urmează să se realizeze detaşarea; - denumirea beneficiarului/utilizatorului la care urmează să presteze activitatea salariatul detaşat; - natura acestei activităţi; |
- cel târziu în ziua anterioară datei de începere/încetare a detaşării; |
- cel târziu în ziua anterioară producerii modificării; |
p) perioada, cauzele de suspendare şi data încetării suspendării contractului individual de muncă; |
- cel târziuîn ziua anterioarădatei suspendării/datei încetării suspendării; |
|
p.1.) cazurile de suspendare în baza certificatelor medicale; |
- în termen de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării la angajator a certificatului de concediu medical; |
|
p.2.) cazul absenţelor nemotivate, precum şi a situaţiilor de suspendare în caz de forţă majoră; |
- în termen de 3 zile lucrătoare de la data suspendării; |
|
q) data şi temeiul legal al încetării contractului individual de muncă. |
- cel târziu la data încetării contractului individual de muncă/la data luării la cunoştinţă a evenimentului ce a determinat, în condiţiile legii, încetarea contractului individual de muncă. |
Pe perioada detaşării dispuse în temeiul art. 45 şi urm. din Codul muncii, transmiterea în Registru (i) a perioadei, cauzelor de suspendare şi încetării motivelor de suspendare a contractului individual de muncă se face cu respectarea condiţiilor şi termenelor menţionate mai sus, iar în cazul intervenirii unor situaţii de (ii) modificare privind locul de muncă (fix sau mobil), durata timpului de muncă şi repartizarea acestuia şi salariul de bază lunar brut, indemnizaţiile, sporurile, precum şi alte adaosuri (conform contractului individual sau, după caz, colectiv de muncă), se transmite în REGES de către angajatorul la care s-a dispus detaşarea în aceleaşi condiţii prevăzute mai sus, cel târziu până la data încetării detaşării, dacă aceasta este anterioară acestor termene.
În ceea ce priveşte erorile survenite în completarea Registrului, corectarea acestora se face de la data la care angajatorul a luat cunoştinţă de acestea.
Temei juridic: