Repere practice privind transmiterea în REGES-ONLINE a suspendărilor în baza certificatelor medicale

1. Introducere

Începând cu data de 1 aprilie 2025, Inspecţia Muncii a pus la dispoziţia angajatorilor şi salariaţilor Registrul general de evidenţă a salariaţilor online, denumit REGES-ONLINE, o platformă informatică destinată completării, transmiterii, gestionării, consultării şi procesării datelor referitoare la elementele contractului individual de muncă.

În vederea stabilirii condiţiilor de întocmire şi accesare a Registrului general de evidenţă a salariaţilor online, de completare şi transmitere în acesta a elementelor contractului individual de muncă, privind încheierea, modificarea, suspendarea şi încetarea acestuia de către angajatori a fost publicată în data de 31 martie 2025, în Monitorul Oficial nr. 279, H.G. nr. 295/2025 privind Registrul general de evidenţă a salariaţilor - REGES-ONLINE.

Noul sistem REGES-ONLINE va înlocui complet aplicaţia Revisal până la data de 31 decembrie 2025. Până la această dată toţi angajatorii au obligaţia să migreze către noua platformă REGES-ONLINE.

Începând cu data migrării la REGES-ONLINE se transmit în Registru şi suspendările în baza certificatelor medicale.

2. Obligaţia legală privind suspendarea contractului individual de munca în baza certificatelor medicale

Potrivit art. 50 lit. a), lit. b) şi lit. c) din Codului muncii, în cazul concediului de maternitate, concediului pentru incapacitate temporară de muncă şi in cazul carantinei intervine suspendarea de drept a contractului individual de muncă. Cele trei situaţii de suspendare au la bază certificatul de concediu medical.

Situaţia de suspendare care are la bază un certificat de concediu medical poate interveni şi la iniţiativa salariatului. Este vorba de concediu pentru îngrijirea copilului bolnav în vârstă de până la 12 ani sau, în cazul copilului cu handicap, pentru afecţiuni intercurente, până la împlinirea vârstei de 18 ani, situaţie de suspendare la iniţiativa salariatului prevăzută de art. 51 alin. (1) lit. b) din Codul muncii.

Concediile medicale sunt reglementate de O.U.G. nr. 158/2005 privind concediile şi indemnizaţiile de asigurări sociale de sănătate, de O.U.G. nr. 96/2003 privind protecţia maternităţii la locurile de muncă şi de Legea nr. 346/2002 privind asigurarea pentru accidente de muncă şi boli profesionale şi se acordă pe baza certificatului medical eliberat de medicul curant, conform reglementărilor în vigoare.

3. Obligaţia legală de înregistrare în REGES-ONLINE a suspendărilor în baza certificatelor medicale

Cu privire la înregistrarea în REGES-ONLINE a suspendării contractului individual de muncă în baza certificatului medical, această obligaţie în sarcina angajatorilor este introdusă pentru prima dată de H.G. nr. 295/2025. Hotărârile anterioare privind registrul general de evidenţă a salariaţilor (H.G. nr. 905/2017 şi H.G. nr. 500/2011) stabileau ca excepţie neînregistrarea în registru a cazurilor de suspendare în baza certificatelor medicale.

Potrivit dispoziţiilor art. 5 alin. (1) lit. e) din H.G. nr. 295/2025 privind Registrul general de evidenţă a salariaţilor - REGES-ONLINE, perioada, cauzele de suspendare şi data încetării suspendării contractului individual de muncă se transmit în Registru cel târziu în ziua anterioară datei suspendării/datei încetării suspendării, cu excepţia cazurilor de suspendare în baza certificatelor medicale, când transmiterea în Registru se face în termen de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării la angajator a certificatului de concediu medical.

4. Data de la care intervine obligaţia de înregistrare în REGES-ONLINE a suspendărilor în baza certificatelor medicale

H.G. nr. 295/2025 privind Registrul general de evidenţă a salariaţilor - REGES-ONLINE prevede o perioadă de tranziţie de 6 luni de la Revisal la REGES-ONLINE. Prin O.U.G. nr. 46/2025, la art.IV, perioada de tranziţie se prelungeşte până la data de 31 decembrie 2025, când se abrogă H.G. nr. 905/2017 şi se restricţionează accesul definitiv la versiunea curentă a portalului (REGES1) pentru transmiterea registrului de evidenţă a salariaţilor conform prevederilor H.G. nr. 905/2017.

Pe durata perioadei de tranziţie se poate trece oricând la REGES-ONLINE. Însă, de la data trecerii la noua platformă se aplică prevederile H.G. nr. 295/2025, care vin cu noi obligaţii şi sancţiuni pentru angajatori, inclusiv cu obligaţia de a înregistra în Registru şi suspendarea contractului individual de muncă în baza certificatelor medicale.

Prin urmare, considerăm că angajatorul va înregistra în Registru suspendările în baza certificatelor medicale începând cu data trecerii la REGES-ONLINE.

Important!
Angajatorii care nu au înfiinţat şi transmis Registrul conform H.G. nr. 905/2017 până la data de 31 martie 2025, data intrării în vigoare a H.G. nr. 295/2025, pot utiliza exclusiv REGES-ONLINE, potrivit Procedurii de acces în vederea completării, transmiterii şi interogării datelor în/din Registrul general de evidenţă a salariaţilor - REGES-ONLINE, aprobată prin Ordinul nr. 1107/2025.

5. Repere practice privind temeiul legal al suspendării contractului de muncă în baza certificatului medical raportat la codul de indemnizaţiei al concediului medical

Raportat la articolul din Codul muncii în baza căruia are loc suspendarea şi codul de indemnizaţie al concediului medical conform Ordinului nr. 1192/2020, prezentăm următoarele cazuri de suspendare în baza certificatului medical:

- Concediu de maternitate: temei suspendare - art. 50 lit. a) din Codul muncii. Aici identificăm codul de indemnizaţie concediu medical - 08;

- Concediu pentru incapacitate temporară de muncă: temei suspendare - art. 50 lit. b) din Codul muncii. Aici identificăm următoarele coduri de indemnizaţie concediu medical:

* 01 - boală obişnuită;

* 02 - accident în timpul deplasării la/de la locul de muncă;

* 03 - accident de muncă;

* 04 - boală profesională;

* 05 - boli infectocontagioase din grupa A;

* 51 - boală infectocontagioasă pentru care se instituie măsura izolării;

* 06 - urgenţă medico-chirurgicală;

* 12 - tuberculoză;

* 13 - boală cardiovasculară;

* 14 - neoplazii, SIDA;

* 16 - unele tipuri de arsuri, inclusiv pentru perioada de recuperare;

- Carantină: temei suspendare - art. 50 lit. c) din Codul muncii, cod indemnizaţie concediu medical - 07.

Iar potrivit art. 51 alin. (1) lit. b) din Codul muncii, contractul individual de muncă poate fi suspendat din iniţiativa salariatului în situaţia concediului pentru îngrijirea copilului bolnav în vârstă de până la 12 ani sau, în cazul copilului cu handicap, pentru afecţiuni intercurente, până la împlinirea vârstei de 18 ani. Aici menţionăm codurile de indemnizaţie:

* 09 - îngrijire copil bolnav în vârstă de până la 12 ani sau, în cazul copilului cu handicap, pentru afecţiuni intercurente, până la împlinirea vârstei de 18 ani;

* 91 - îngrijire copil bolnav cu afecţiuni grave, în vârstă de până la 18 ani;

* 92 - supravegherea şi îngrijirea copilului în vârstă de până la 18 ani, pentru care s-a dispus măsura carantinei sau a izolării.

În contextul maternităţii, menţionăm şi un alt caz în care considerăm că intervine suspendarea de drept a contractului de muncă, neprevăzut expres între cauzele enumerate la art. 50 din Codul muncii, anume concediul de risc maternal (cod indemnizaţie concediu medical - 15).

În această situaţie nu este vorba de incapacitate temporară de muncă, ci de evitarea expunerii salariatei la riscurile de la locul de muncă, în situaţia în care angajatorul este în imposibilitatea de a repartiza salariata la alt loc de muncă fără riscuri pentru sănătatea ori securitatea sa, conform recomandării medicului de medicina muncii. Aici putem interpreta că suspendarea ar putea interveni fie în baza art. 50 lit. b) din Codul muncii - concediu pentru incapacitate temporară de muncă, fie în baza art. 50 lit. i) - în alte cazuri expres prevăzute de lege.

Însă, având în vedere că nu identificăm o prevedere expresă în alt act normativ privind suspendarea de drept în cazul concediului de risc maternal, considerăm că suspendarea în cazul concediului de risc maternal se poate face în baza art. 50 lit. b) din Codul muncii - concediu pentru incapacitate temporară de muncă.

O altă situaţie în care salariatul poate beneficia de concediu medical care duce la suspendarea contractului de muncă este situaţia în care salariatul îngrijeşte un pacient cu afecţiuni oncologice (cod indemnizaţie concediu medical - 17). Considerăm că această situaţie reprezintă o suspendare la iniţiativa salariatului, acesta nu se află în incapacitate temporară de muncă. Deşi considerăm că suntem în situaţia unei suspendări la iniţiativa salariatului, ca şi în cazul îngrijirii copilului bolnav, nu identificam un temei legal la art. 51 din Codul muncii pentru această situaţie de suspendare.

Prin urmare, pentru a putea îndeplini obligaţia legală privind înregistrarea în Registru a suspendării contractului de muncă în baza certificatului de concediu medical, considerăm că suspendarea poate fi înregistrată fie în baza art. 50 lit. b) din Codul muncii - concediu pentru incapacitate temporară de muncă, chiar dacă nu suntem în situaţia incapacităţii temporare de muncă, fie în baza art. 50 lit. i) din Codul muncii - în alte cazuri expres prevăzute de lege, chiar dacă nu avem o prevedere expresă în alt act normativ privind suspendarea de drept. Însă, fiind vorba de o suspendare în baza certificatului medical, apreciem că prima variantă este mai potrivită.

6. Sancţiuni pentru netransmiterea în Registru a suspendărilor în baza certificatelor de concediu medical

Termenul de înregistrare în Registru a suspendărilor în baza certificatelor medicale este de 3 zile de la data înregistrării la angajator a certificatului de concediu medical, adică de la data primirii de la salariat a certificatului medical.

Pentru a putea face dovada datei la care salariatul a prezentat certificatul medical, recomandăm să se stabilească o procedură internă privind înregistrarea şi circuitul certificatelor medicale în cadrul companiei astfel încât aceste documente să ajungă în timp util la persoana desemnată pentru transmiterea datelor în Registru.

Important!
Netransmiterea datelor privind cazurilor de suspendare în baza certificatelor medicale în termen de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării la angajator a certificatului de concediu medical constituie contravenţie şi se sancţionează cu amendă de la 3000 lei la 5000 lei pentru fiecare situaţie de suspendare neînregistrată în Registru.

7. Concluzii

Prin H.G. nr. 295/2025 se instituie o nouă obligaţie în sarcina angajatorilor, să transmită în Registru şi suspendările în baza certificatelor medicale. Această obligaţie intervine de la data migrării la REGES-ONLINE. Prin urmare, odată cu trecerea la REGES-ONLINE se transmit în Registru şi suspendările în baza certificatelor medicale, când transmiterea în Registru se face în termen de 3 zile lucrătoare de la data înregistrării la angajator a certificatului de concediu medical. Se transmite data de început şi data de sfârşit a suspendării, precum şi temeiul legal, adică articolul din Codul muncii în baza căruia are loc suspendarea.

Temei juridic:

Art. 50, 51 din Codul muncii

Art. 4 alin. (2) lit. p), art. 5 alin. (1) lit. e), art. 9 alin. (2) lit. e) din H.G. nr. 295/2025

Ordinul ministrului sănătăţii şi al preşedintelui Casei Naţionale de. Asigurări de Sănătate nr. 1192/745/2020