Intuicyjne, kompatybilne rozwiązania dostosowane do danej uczelni oraz szkolenia dla różnych grup – to potrzeby, które powinno się uwzględniać przy wdrożeniu systemów informatycznych na uczelniach. Takie są główne wnioski z badania „Nowe technologie w zarządzaniu uczelnią”, przygotowanego przez Wolters Kluwer Polska i Fundację Rektorów Polskich.
Badanie zrealizowano w marcu i kwietniu 2022 r. w formie indywidualnych wywiadów jakościowych. Grupą badawczą była kadra zarządzająca uczelni, w tym kanclerze, dyrektorzy generalni, dyrektorzy administracyjni i dyrektorzy IT.
Cyfryzacja uczelni stała się faktem
Pandemia COVID-19 wymusiła weryfikację dotychczasowych rozwiązań i przyspieszyła digitalizację procesu zarządzania dokumentami na uczelniach. W 2021 r. w badaniu „Szkolnictwo wyższe a technologie” połowa uczelni deklarowała, że korzysta z programów do elektronicznego zarządzania dokumentami. Dużo mniej, bo 19% korzystało z programów do badania zgodności dokumentów wewnętrznych w oparciu o przepisy prawa powszechnego, a tylko 12% z programów do zarządzania ryzykiem. Badanie z roku 2022 pokazało jednak spory postęp – okazało się, że prawie wszystkie uczelnie, które objęła ankieta, wskazały, że korzystają z takich systemów.
Uczelnie przechowują zarówno papierowe, jak i elektroniczne wersje dokumentów. Natomiast forma udostępniania dokumentów, zarówno studentom, jak i pracownikom naukowym, została w ciągu ostatnich dwóch lat zdigitalizowana. Dokumenty zamieszczane są na stronach internetowych, wysyłane mailem, przekazywane przez komercyjne systemy. Uczelnie wykorzystują też social media, SMS-y i dedykowane do tego aplikacje, np. dotyczące dydaktyki i obsługi studiów, aplikacje typu „push”. Na uczelniach funkcjonują też intranety dla pracowników, np. w formie portali pracowniczych lub biuletynów administracyjnych. Forma papierowa jest ograniczana, praktykuje się np. tzw. druk dokumentów na życzenie.
Wyzwania związane z wdrożeniem systemów IT
Uczelnie mają świadomość swojej specyfiki i doskonale zdają sobie sprawę, że gotowe modułowe narzędzia nie będą w pełni odpowiadały ich potrzebom. Niemniej jednak tworzenie rozwiązań szytych na miarę jest skomplikowanym i kosztownym procesem. Dlatego szkoły wyższe decydują się na istniejące rozwiązania modułowe, godząc się na pewne niedoskonałości. W mniejszości są uczelnie, które tworzą własne rozwiązania, są to głównie politechniki.
W obu badaniach z 2021 r. i 2022 r. respondenci wskazywali, że głównymi wyzwaniami przy wdrażaniu nowych systemów są: kwestie finansowe, zmiana mentalności i przyzwyczajeń pracowników oraz rekrutacja i utrzymanie pracowników IT niezbędnych przy wdrożeniach i serwisowaniu systemów.
Bardzo istotne jest stworzenie systemu „matki” (metasytem) z wdrożonym intuicyjnym workflow, który integrowałaby różne systemy w uczelni, pełniące różne zadania. Wskazywano, że systemy powinny być zintegrowane np. z BIP, systemami do zarządzania dziekanatem, systemami ERP oraz e-PUAP-em, POL-onem, systemami bibliotecznymi i pocztą elektroniczną.
Należy również pamiętać, że wdrożenie nowego rozwiązania na uczelni jest rozległym i długotrwałym przedsięwzięciem, które wymagać będzie zaangażowania i przeszkolenia różnych grup interesariuszy.
Większość badanych uczelni jest zadowolona z zastosowanych rozwiązań, choć różny jest poziom zadowolenia w różnych komórkach organizacyjnych. Poziom zadowolenia pracowników różni się także w zależności od pełnionej funkcji – osoby odpowiedzialne za zarządzanie dokumentami oceniają rozwiązania pozytywnie, osoby pełniące role wykonawcze, mniej pozytywnie. Ocena zależy również od rodzaju systemu.
Zarządzanie ryzykiem na uczelniach
Zarządzanie ryzykiem jest nieodzownym elementem zarządzania uczelnią. Szkoły wyższe jako jednostki finansów publicznych na podstawie ustawy o finansach publicznych, podlegają obowiązkowi kontroli zarządczej. W ramach tych działań zdecydowana większość uczelni wdrożyła procedury zarządzania ryzykiem.
Szkoły wyższe deklarują, że wdrożyły przede wszystkim takie elementy, jak: postępowania ze zidentyfikowanym ryzykiem, zgłaszanie ryzyk przez kierowników komórek, rejestr ryzyk,
plan działań naprawczych zlecany do kierowników komórek i cykliczną ocenę ryzyk.
Procesy zarządzania ryzykiem na uczelniach zazwyczaj nie są wspierane specjalistycznym oprogramowaniem. Główne powody to: nieznajomość takich systemów, braki finansowe, inne ważniejsze priorytety. Jednak, co ważne, badania pokazują otwartość uczelni na tego typu inwestycje i rosnące zaangażowanie z ich strony.
Pobierz raport z badania „Nowe technologie w zarządzaniu uczelnią” >>
