Szacowanie kosztu usług prawnych
Prawo16 października, 2018

Szacowanie kosztu usług prawnych

Postęp technologiczny nie pozostaje bez wpływu na sektor usług prawnych. Wiele żmudnych zadań, które kiedyś wymagały wielu godzin pracy można teraz wykonać w kilka minut dzięki automatyzacji licznych procesów.

Choć startupy prawnicze są nieco bardziej otwarte na zmiany, które przynosi technologia, wielu „tradycyjnych” prawników reaguje na cyfryzację powoli. – Prawnicy często opierają się zmianom, szczególnie, gdy dotyczą one technologii – stwierdził Sander Dekker, Minister ds. Ochrony Prawnej, podczas konwencji „Społeczeństwo a Prawo” („Society and the Law”) organizowanej przez fundację Legal Valley w Holandii. Zważywszy jednak na rozpowszechnienie technologii we wszystkich głównych procesach obecnych w zawodzie prawnika, jej postrzeganie przez osoby go wykonujące zmienia się.

Honorarium odzwierciedlające wartość

Większość prawników określa swoje honoraria w oparciu o osobiste doświadczenia. Klienci lubią niskie ceny, ale bardziej zależy im na tym, by były uczciwe i przewidywalne. W tym celu konieczne jest ostrożne oszacowanie kosztów, pozwalające ustalić honoraria, które klienci uznają za warte opłacenia. Kancelarie prawne zaspokajają tę potrzebę coraz częściej, a ponadto eksperymentują z alternatywami.

– Budżetem na honoraria prawnicze zainteresowani są w szczególności prawnicy wewnętrzni. Niektórych okoliczności nie da się przewidzieć w oszacowaniu, jednak gdy raz ustali się budżet, to oczekuje się, że inni będą przestrzegać jego granic. Ustalając budżet, opieram się na swoim doświadczeniu. Jeżeli istnieje szansa, że jakieś okoliczności mogą ulec zmianie, konieczne jest podkreślenie tego na wczesnym etapie. Jeśli poda się przyczyny i określi wyższą kwotę na piśmie, nie będzie to stanowiło problemu. Te pojawiają się tylko, jeśli podejmie się działania bez konsultacji, a potem zażąda wyższego wynagrodzenia – uważa Jeroen Hoekstra, partner w kancelarii Nineyards Law.

Prawnicy wewnętrzni, o których mówi Hoekstra często pracują w oparciu o ustalone budżety i dodatkowe koszty tygodniowe, miesięczne lub kwartalne. Tego rodzaju szczegółowe informacje są istotne dla działów prawnych i wpływają na ich kluczowe wskaźniki efektywności (KPI). – Zależy nam na tym, żeby mieć większą kontrolę nad takimi kosztami i aby były one bardziej przewidywalne. Oznacza to też, że jeśli obowiązują ogólne umowy zniżkowe, nie można ich obchodzić, np. poprzez zwiększenie liczby godzin. Współpracujemy z kancelariami, które są na tyle zdyscyplinowane, aby nie wykraczać poza ustalone z nami ceny – mówi Eric Dorrestijn, Radca Generalny ds. Handlowych w KPN.

Systematyczne szacowanie kosztów pozwala być o krok do przodu

Szacowanie kosztów to bardzo istotny element nowych usług prawnych, który jest rutynowo stosowany przez nowe startupy prawnicze. Stanowi ono oczywistą część ich procesu przetargowego i kancelarie takie często biorą na siebie ryzyko przekroczenia podanego budżetu.

Sander Petit (z Petit, Legal & Partners) przestrzega w kancelarii Advocaten van Oranje planu podejmowanych kroków, jaki został określony w zleceniu. Pracuje z każdym klientem nad sprawozdaniem z sytuacji początkowej, a następnie tworzy oszacowanie wymaganej liczby godzin pracy, w oparciu o swoje przeszłe doświadczenia. Później składa oszacowanie różnicowane, zawierające różne opcje dostępne w różnych wariantach cenowych Najtańszy moduł obejmuje przykładowo zbadanie kluczowych elementów umowy, natomiast najdroższy zawiera w sobie jej szczegółową analizę.

– Gdy podaję w ofercie określone honorarium, ustalam wraz z klientem istotne parametry, w ramach których wciąż będę mógł zmieścić się w uzgodnionej cenie. Jeśli pojawi się coś nieprzewidzianego, na przykład nowe orzeczenie sądu, mam swobodę odstępstwa od ustalonej ceny. Odpowiadam za maksymalnie 10 15 procent powyżej budżetu, natomiast wszystko, co przekroczy ten zakres jest już pokrywane przez klienta – mówi.

Mattijs van Andel, prawnik samodzielny, potwierdza słowa Petita. – Zawsze, gdy zlecany jest nam projekt, przesyłam budżet oparty na liczbie wymaganych godzin pracy. Jeśli projekt jest bardziej złożony, definiujemy ramy budżetowy w oparciu o założenia. Zawsze jednak istnieje możliwość, że przekroczę budżet. Jeśli założenia nie zostaną spełnione, często biorę dodatkowe godziny na siebie – mówi.

Prawnicy w firmach są coraz lepiej przygotowani i mogą poprzeć swoje argumenty za pomocą inteligentnego oprogramowania obliczającego cenę danego projektu. Radcy prawni preferują obecnie kancelarie inwestujące w zoptymalizowane procedury, sprawozdawczość w czasie rzeczywistym oraz dane finansowe pomagające w zarządzaniu budżetem i procedurami. Argumenty za automatyzacją systemów w zawodzie prawnika stają się zatem coraz bardziej przekonujące.

Szacowanie kosztów za pomocą systemów zarządzania praktyką

Zawodowi prawnicy mogą wykorzystać funkcje oferowane przez inteligentne systemy zarządzania w celu szacowania kosztów projektów, co pozwala usprawnić kwestię ustalania honorariów z klientami. Systemy takie często pomagają wdrożyć stosowne ustalenia finansowe do procesu wystawiania rachunków.

  • Przechowywanie danych

Oprogramowanie do zarządzania praktyką przetwarza ogromne ilości danych, aby zapewnić Państwu klarowniejszy obraz kwestii, nad którymi spędzacie, jako prawnicy, większość swojego czasu. Określenie, które działania są czasochłonne, a które nie i ustalanie honorariów w oparciu o tę wiedzę może znacznie ułatwić ten proces dla obu stron.

  • Raportowanie

Oprogramowanie to zapewnia także wsparcie w postaci sprawozdań, które podają, na przykład, obrót sprzedaży w podziale na rodzaj aktywności, czy to dla Państwa osobiście, czy też dla całego Waszego personelu. Gdy przedstawiony zostanie budżet, sprawozdawczość podaje także ważne informacje na temat statusu finansowego projektu, które można wykorzystać do utworzenia zestawienia godzin rozliczanych i nierozliczanych, kosztów, sprzedaży i zysków.

  • Zestawienia

Można także tworzyć zestawienia wyników finansowych dla wcześniejszych projektów w podziale na obszary prawne lub określać działania rutynowe, pozwalające oferować stałe stawki. Zestawienia tworzy się łatwo – wystarczy przeciągnąć kolumny na ekranie komputera. Następnie można utworzyć odpowiednie oszacowanie na potrzeby złożenia nowego budżetu.