Overzicht, beter plannen en efficiëntie

'Of ik Twinfield Samenwerken andere accountantskantoren zou aanraden? Jazeker', zegt Martijn van Houten van Pyxis Adviseurs Fiscalisten Accountants. 'Het voordeel is dat je overzicht hebt van al je onderhanden werk. Daardoor kun je beter plannen en beter je voortgang monitoren.'

Van Houten is Supervisor Controller bij de afdeling Finance van Pyxis. ‘We bedienen vanuit Bussum particulieren en bedrijven bij hun financiële en fiscale vraagstukken. We bieden vooral diensten aan het mkb in de regio Gooi, Eem- en Flevoland, maar ook aan grote ondernemingen zoals een restaurant- en winkelketen en bedrijven in de biotechnologie. We verzorgen voor veel bedrijven de financiële administratie van A tot Z. Van het scannen van de facturen tot aan het klaarzetten van de betaalbestanden. Naast het verrichten van de financiële administratie en de fiscale adviespraktijk, hebben we ook een samenstelpraktijk en bieden we financiële planning en payrolling aan als diensten. Al met al hebben we twintig medewerkers in dienst.‘

Volledig geautomatiseerd met Twinfield

Pyxis stapte ongeveer tien jaar geleden over naar het boekhoudpakket van Twinfield. ‘Toen hebben we meteen een slag geslagen door onze boekhouding zoveel mogelijk te automatiseren. Van het zoveel mogelijk digitaal aanleveren en verwerken van facturen in Basecone tot aan de gegevens daarvan doorschieten naar de boekhouding in Twinfield en het klaarzetten van betaalbestanden en het betaaladvies. Met als sluitstuk online periodieke financiële rapportages voor de cliënt. Dat alles online in de cloud omdat we als kantoor plaatsonafhankelijk willen kunnen werken. We waren wat dat betreft goed voorbereid op de coronacrisis.’

Geen lijsten in excel meer door Twinfield Samenwerken

De nieuwste telg in het Pyxis-kantoor is Twinfield Samenwerken. Dat is het pakket voor accountants om slim digitaal samen te werken met collega's en klanten. ‘Voorheen hielden we in spreadsheetlijsten bij welke taken we nog moesten doen voor klanten. Bijvoorbeeld de btw-aangiftes of het bijwerken van de financiële administratie. Die lijstjes waren bewerkelijk en lastig bij te houden. Met Twinfield Samenwerken heb je de meest recente stand van zaken wél. Het mooie is ook dat, als de één zijn taak niet heeft afgerond, de ander het kan overnemen. Dus ook als een collega ziek wordt of vrij is, kan een ander voor hem waarnemen. En hij of zij weet ook meteen hoe de collega met zijn werk is gevorderd.

Inzicht in werkvoorraad

Een ander voordeel is dat accountants op afdelings- en of individueel niveau kunnen zien wat de werkvoorraad is. ‘Je ziet zo hoe de vlag erbij hangt, of je een deadline wel of niet kunt halen en wat de status is van een dossier van een klant. Je kunt zo actie ondernemen om druk weg te halen bij een collega die te veel op zijn bordje heeft liggen. Maar je kunt ook zien in welke periode het druk gaat worden en daar proactief op inspelen. Deze digitale manier van werken vergt discipline, constateert Van Houten, maar je ziet voor jezelf heel handig wat je gedaan hebt en welke stappen je kunt en moet afvinken. Wekelijks hebben we met collega’s het gesprek over knelpunten en het overhevelen van werkzaamheden als het te veel wordt.

Disciplines komen samen

Naast de processen voor financiële administraties, sluit Pyxis ook de samenstelpraktijk aan op Twinfield Samenwerken. ‘We zijn nu nog bezig om het proces vorm te geven in het systeem. Daar koppelen we dan onze deskundigen aan. Wie doet wat? Het eindplaatje is dat we alle disciplines in Twinfield Samenwerken hebben zitten. Dan kun je dus ook een vervolg aan acties geven. Bijvoorbeeld: als de samenstelpraktijk klaar is, kan de fiscale afdeling op basis daarvan aangifte doen. Dat scheelt overleg en je kunt in het dashboard precies zien waar welk dossier zich op welk moment bevindt. In Twinfield Samenwerken staan al een aantal processen vooraf gedefinieerd. ‘Dat is dus een goede basis, maar je kunt ze die sjablonen ook aanpassen naar je eigen wensen. Dat is erg handig.'

Korte lijntjes met Martin van Twinfield

Van Houten noemt het contact met de medewerkers van Twinfield prettig. ‘Martin reageert heel snel. Als we ergens tegenaan lopen dan weet hij dat we niet een dag willen wachten. Mocht Martin er niet zijn, dan neemt Erwin als back-up het stokje zo over. Ik kwam voor de coronacrisis regelmatig over de vloer bij Twinfield. Het leuke vind ik dat de lijntjes er zo kort zijn. Dat merkte ik ook toen we nadachten over de aanschaf van een practice management-systeem zoals Twinfield Samenwerken. We kregen van oprichter André Kwakernaat zelf een demo en we konden in Leiden bij een collega-accountantskantoor kijken hoe ze het hadden neergezet. Twinfield pakt zaken op vanuit de dagelijkse praktijk van het accountantskantoor. Ze vragen ook continu je mening als ze iets nieuws ontwikkelen. Als ik tegen zaken aanloop, wordt dat meteen opgepakt. Als het bij meer partijen speelt, komt het op de roadmap voor een volgende ontwikkeling van het pakket.’

Aanraden?

Tot slot komt Van Houten terug op die ene vraag: Zou hij Twinfield Samenwerken aanraden aan andere accountantskantoren? ‘Jazeker’, klinkt het volmondig. ‘Ik denk niet dat er andere software is dat het pallet aan dienstverlening zo afdekt en wat zo gekoppeld is met andere systemen. Je kunt hiermee het hele financieel-administratieve proces in kaart brengen. Je hebt in feite overzicht over het proces en de bijbehorende taken. Daaruit volgt dat je beter kunt plannen en beter je vooruitgang kunt volgen. En dat leidt er weer toe dat je effectiever bent. Oftewel: je kunt meer doen in de tijd dat je productief bent.'

Maak ook kennis met Twinfield Samenwerken!