Rechten en plichten tijdens de boekencontrole door de Belastingdienst

Tijdens een boekencontrole controleert de belastingdienst je ingediende btw-aangiften en administratie. Het doel is om te bekijken of de ingediende btw-aangiftes correct zijn en of er voldoende btw is afgedragen. Bekijk onderstaande tips van Btw-expert Carola van Vilsteren en lees meer over je rechten en plichten tijdens de boekencontrole.

Aankondiging

De Belastingdienst kondigt een btw-controle meestal aan via een brief. In deze brief staat:

• Wat de reikwijdte van het onderzoek is. De inspecteur kan deze reikwijdte uitbreiden als hij van mening is dat de bevindingen tot dusver daar aanleiding voor geven.
• De periode waarvoor het onderzoek geldt en of het onderzoek uitgebreid wordt met andere belastingen.
• Dat een datum en plek voor het onderzoek moet worden overeengekomen. Dit is vaak bij de onderneming of bij de accountant van de onderneming.

Let op: voorafgaand aan het onderzoek is het verstandig een kennismakingsgesprek te plannen waarin afstemming plaatstvindt over hoe het onderzoek wordt uitgevoerd en welke informatie in welke vorm aangeleverd moet worden. Hieronder vind je drie tips voor het kennismakingsgesprek:

Drie tips

Tip 1: achterhaal de reden van het onderzoek

Er kunnen diverse redenen zijn. Zo kan er sprake zijn van een normaal boekenonderzoek, maar ook van een onderzoek in de branche, een onderzoek gebaseerd op big data, een onderzoek naar aanleiding van een klikbrief, een normaal bedrijfsbezoek of een derdenonderzoek.

Tip 2: zorg dat alle relevante informatie beschikbaar is

En zorg ervoor dat niet-relevante informatie is gescheiden van relevante informatie.

Tip 3: controleer ook zelf op btw-risico's

Zijn de btw-aangiften bijvoorbeeld correct ingediend? Klopt de administratie? Weet je of vermoed je dat er wellicht fouten zijn gemaakt? Zo’n controle kan bijvoorbeeld plaatstvinden door een quick scan btw uit te (laten) voeren.

Spelregels

Tijdens het onderzoek gelden een aantal belangrijke spelregels:

Inlichtingenplicht en een administratie- en bezwaarplicht

Als belastingplichtige heb je een inlichtingenplicht en een administratie- en bezwaarplicht. Het niet voldoen aan deze verplichtingen kan ernstige gevolgen hebben. Zo kan daardoor de bewijslast worden omgekeerd en verzwaard. Een ondernemer moet zijn administratie minimaal 7 jaar bewaren en informatie met betrekking tot vastgoed zelfs 10 jaar. Het is daarom belangrijk oude administratie op een deugdelijke manier op te slaan/op te bergen. Administratie is een ruim begrip. In principe moet alles wat is opgemaakt, worden verstrekt. Denk hierbij aan inkoop- en verkoopbonnen, mailtjes, bankafschriften, overeenkomsten, agenda-inhoud en urenregistraties. De exacte omvang van de administratie verschilt per bedrijf. Volgens de wet moeten ondernemingen een zodanige administratie voeren, dat daaruit altijd duidelijk hun rechten en verplichtingen ten aanzien van belastingen blijken. Lees ook onze blog: Bewaarplicht: 7 punten waar je niet omheen kunt. 

Fair Play en vertrouwensbeginsel

Belastingdienst is tijdens het onderzoek gebonden aan het fair play-beginsel en het vertrouwensbeginsel. Het vertrouwensbeginsel houdt in dat de ondernemer mag vertrouwen op de juistheid van informatie die de Belastingdienst geeft. Tijdens een boekenonderzoek wordt veel gecorrespondeerd tussen de belastingplichtige en de Belastingdienst. Daarbij neemt de inspecteur soms standpunten in waaruit blijkt dat de Belastingdienst bepaalde zaken op fiscale merites heeft beoordeeld en daar geen gevolgen aan verbindt. Deze standpunten hoeven niet per se expliciet worden ingenomen. Ook impliciete standpunten kunnen soms leiden tot een geslaagd beroep op het vertrouwensbeginsel. De Belastingdienst is gebonden aan deze ingenomen standpunten. Ook mag er geen sprake zijn van een fishing expedition. De Belastingdienst mag dus niet zonder richting of doel ‘hengelen’ naar informatie, in de hoop dat zij ergens op stuit.

Controleur op gemak stellen

Het is belangrijk dat de controleur zich op zijn gemak voelt. Zorg dat de controleur in een opgeruimde en nette kamer wordt ontvangen, waar hij het verdere onderzoek kan uitvoeren. Open de onderzoeksdag met een inleidend gesprek en een kop koffie en leidt de controleur rond. Laat weten aan wie op welke tijdstippen vragen gesteld kunnen worden. Geef correct, maar kort en bondig antwoord op de gestelde vragen. Antwoord bij twijfel over de toelaatbaarheid van de opgevraagde informatie of gestelde vragen, dat het antwoord op het moment niet gegeven kan worden en dat de informatie achterhaald zal worden. Maak aan het einde van de dag duidelijke afspraken met de controleur. Bijvoorbeeld over wanneer een concept-rapport kan worden verwacht, of wanneer de contoleur eventueel nogmaals langskomt.

Conceptrapport 

De Belastingdienst legt de bevindingen van het onderzoek vast in een controlerapport. Het is gebruikelijk dat de inspecteur eerst een conceptrapport opstuurt. Het is belangrijk dit rapport goed door te lezen en te reageren op onjuistheden voordat het rapport definitief wordt. In het conceptrapport staan de gevolgen van het onderzoek. Mocht de Belastingdienst een aantal zaken hebben gevonden die niet juist zijn, dan worden correcties, naheffingsaanslagen of zelfs boetes aangekondigd in het controlerapport. Nadat het controlerapport een definitieve status heeft, volgen de eventuele naheffingsaanslagen. Tegen deze beschikking kan bezwaar gemaakt worden.

Meer weten?

Carola van Vilsteren schrijft regelmatig interessante artikelen over btw voor Wolters Kluwer. Lees bijvoorbeeld ook 10 tips dropshipping en btw-aangifte.