Elektronische facturen: zo doe jij er je voordeel mee

“Niemand zit op een elektronische factuur te wachten!” Het is een stelling die enkele jaren geleden nog logisch klonk. Inmiddels is het niet meer weg te denken uit ons systeem. In de blog lees je wat de voordelen hiervan als Basecone gebruiker zijn, wanneer het verplicht is om hier gebruik van te maken en welke aanvullende acties nodig zijn bij het opleveren van elektronische facturen.

Elektronische facturen zorgen voor snellere verwerking

Voor accountants en mkb'ers zorgen elektronische facturen vooral voor kostenbesparingen. Dit is zeker het geval, maar het scheelt vooral een hoop tijd. Je hoeft facturen niet meer per post te versturen, waardoor je een tijdwinst boekt van niet uren, maar soms enkele dagen. De postbode wordt hierdoor overbodig en je kunt de boekhouding sneller afronden. Jij wilt dat je bedrijf zich blijft verbeteren en de Basecone-koppeling InvoiceSharing maakt hier gebruik van. Hiermee is het afgelopen met lange administratieve processen en krijg jij de tools om facturen online sneller te verwerken.

Het belang en de verplichting van UBL

UBL (Universal Business Language) facturen zijn sinds jaar en dag de standaard voor elektronische facturen in Europa. Wij ondersteunen meer dan 600 versies van deze standaard. Dit is ook niet gek, aangezien bedrijven in verschillende sectoren hun eigen velden in de factuur hebben staan. In de haven vind je een veld met “naam schip” terwijl in de agrarische sector waardes als stikstof en CO2 belangrijk zijn.

Wanneer een leverancier ‘een type elektronische data’ aanlevert (dus geen PDF), dan lossen wij het op en koppelen wij het formaat gratis. Voor de PDF-volhouder bieden we via een derde partij een oplossing die deze op regel-niveau kan omzetten naar XML. Hier zijn wel beperkte kosten aan verbonden voor de leverancier.

Zorg voor recente versies

In Nederland en Vlaanderen is het inmiddels verplicht om elektronische facturen te sturen naar instanties die voor de overheid werken. Dit is sinds november 2018 de norm. Daarnaast is het goed om in de gaten te houden welke versie de rijksoverheid accepteert. Zo kwam eind 2022 het nieuws naar buiten dat de overheid vanaf 1 januari 2023 geen e-facturen in SI-UBL 1.2 accepteert. SI-UBL 2.0 en Peppol BIS 3.0 voldoen wel aan de richtlijnen.

Betere organisatie en structuur van alle elektronische facturen

De elektronische factuur is een mooie manier om de administratie niet meer het sluitstuk van een administratief proces te maken. In plaats daarvan is het een beginpunt om de organisatie en structuur te verbeteren! Een elektronische factuur bevat elke factuurregel in groot detail. Deze regels bevatten vaak meer informatie dan de papieren factuur, zoals productgroepen en aansluitnummers.

Een restaurant heeft bijvoorbeeld een prachtig kassasysteem met een aantal omzetgroepen. Dan komt de factuur van een groothandel, die op hoofdregelniveau wordt weggeboekt. Dat maakt analyseren lastig. Onze Boekhoud-Robot maakt hier het verschil. Stel in de robot bij al je klanten in dat deze kosten ‘kantinekosten’ zijn en maak vervolgens een groep klanten aan die ‘restaurant’ zijn. Splits daar de facturen naar kostprijsgroepen die aansluiten bij de omzetgroepen (op basis van de productgroepen in de elektronische facturen).

Wil een klant op een zeer gedetailleerde manier de kosten uitsplitsen, dan kun je eenvoudig extra robot-instructies inrichten. Zo wordt de boekhouding een informatiebron, waarbij je de boekhouding eenvoudig kunt personaliseren. Dat is een mooie basis om relevant te blijven voor je klanten. Hier is een relevant adviseringsmodel omheen te maken waar klanten de toegevoegde waarde van zien en voor willen betalen.

Aanvullende acties

Het kan zijn dat het ontvangen van elektronische facturen voor klanten relatief nieuw is. In dit geval is het goed om aan aanvullende acties te denken. Hieronder vind je een aantal voorbeelden.

• Sommige leveranciers verwachten een mail van de klant aan de accountmanager;
• Soms blijkt de factuur bij een consumentenabonnement te horen. Daar zijn dan geen elektronische facturen voor beschikbaar.
• Soms zegt een leverancier gewoon ‘nee’ tegen je, terwijl andere klanten ze wel krijgen (die hebben dan een model waarin ze bij hun aanbieder per klant moeten betalen).

Samengevat: De elektronische factuur heeft als doel om de administratie relevant te maken (en o ja, tot 40x zo snel uitgevoerd). Daar geloven wij in.

Wil je meer weten over Basecone en het gebruik van elektronische facturen?

Neem dan Contact met ons op.