Als ondernemer is een correcte facturatie essentieel om boetes, foutieve betalingen of vertragingen te vermijden. Toch doen veel kmo’s dit nog manueel via Word of Excel, met als gevolg? Manuele fouten, tijdsgebrek, btw-correcties en zelfs cashflowproblemen. Bovendien dwingt e-invoicing ondernemers tot digitaliseren, wat maakt dat het hét moment is om je facturen en facturatieproces grondig onder de loep te nemen.
In deze blog ontdek je wat verplicht op een factuur moet staan, hoe je zelf een factuur maakt, welke fouten je beter vermijdt en hoe digitale facturatie jouw administratie vereenvoudigt.
Beginnen bij het begin: wat is een factuur?
Een factuur is het officiële document dat je als ondernemer naar je klant stuurt nadat je een product hebt geleverd of een dienst hebt uitgevoerd. Het is niet zomaar een betalingsverzoek: het vermeldt alle belangrijke details van de transactie, zoals wat je leverde, hoeveel het kost en wanneer de betaling verwacht wordt. Het is zowel een juridisch als boekhoudkundig document. Voor kmo’s en zelfstandigen is het essentieel om inkomsten en kosten correct bij te houden, fouten te voorkomen en professioneel over te komen.
Wanneer is factureren verplicht?
Facturatie is niet alleen wettelijk verplicht voor alle B2B-transacties. Er geldt ook een verplichte facturatie voor tal van B2C-sectoren, zoals de bouw, telecom, advocatuur en bepaalde medische diensten. Bovendien moet je bij de ontvangst van voorschotten ook een factuur uitreiken. Dat is cruciaal voor de btw-opeisbaarheid: het moment waarop de btw effectief verschuldigd wordt aan de fiscus. Zodra een factuur (of voorschotfactuur) is uitgereikt, wordt de btw opeisbaar - en moet je die tijdig aangeven en doorstorten.
We lijsten hieronde op wanneer factureren verplicht is:
- Optie 1: je verkoopt aan andere ondernemers: wanneer je goederen of diensten levert aan andere zelfstandigen (in B2B-context), ben je volgens de btw-wetgeving altijd verplicht om een factuur op te maken.
- Optie 2: je verkoopt aan consumenten: voor consumenten die aankopen doen voor privégebruik moet je meestal geen factuur opmaken. Er zijn echter heel wat specifieke uitzonderingen. Zo is factureren verplicht bij:
- Verhuisdiensten
- Verkopen op afstand (beurzen, homeparty’s, internet)
- Werken aan onroerend goed (woning, appartement…)
- Leveren van bouwmaterialen
- Verkopen op afbetaling
- Verkopen van wagens met een cilinderinhoud van meer dan 48 kubieke centimeter (zelfs bij contante betaling!)
- Verkopen van aanhangwagens, vliegtuigen, jachten en plezierboten
Hoe snel moet je factureren?
Het eenvoudige antwoord? Zo snel mogelijk. Want waarom zou je dit überhaupt willen uitstellen? Een strikte facturatiediscipline is belangrijk, want het bespaart je niet alleen geld, maar ook problemen. Daarnaast is er ook nog de btw-wetgeving. Deze wetgeving verplicht je om uiterlijk te facturen op de vijftiende werkdag van de maand nà de maand waarin je de btw kunt opeisen. Factureer je te laat? Dan riskeer je een administratieve of fiscale sanctie in de vorm van een boete.
Waarom is het opmaken van een factuur zo belangrijk?
Factureren is meer dan een administratieve taak: het is een essentieel onderdeel van je onderneming. Hieronder leggen we uit waarom correcte facturen cruciaal zijn voor kmo’s en zelfstandigen.
- Facturen verhogen je professionaliteit: een duidelijke, correcte factuur laat zien dat je je zaken op orde hebt. Het versterkt het vertrouwen bij klanten of leveranciers en voorkomt misverstanden of discussies over betalingen.
- Facturen zorgen voor inkomsten: een factuur bepaalt hoe snel je inkomsten binnenkomen. Sterker nog, digitale Peppol-facturen die voldoen aan alle e-invoicing verplichtingen worden zelfs gemiddeld 30–40% sneller betaald.
- Foute facturen kosten geld: onvolledige of foutieve facturen brengen risico’s met zich mee: sancties van de fiscus, vertragingen in betalingen en extra werk om alles recht te zetten. Je volgt dit best zo punctueel mogelijk op.
- Facturen geven inzicht in je bedrijf: facturen laten je zien hoeveel je verdient en uitgeeft. Zo heb je altijd een duidelijk overzicht van de financiële gezondheid van je onderneming en kan je betere zakelijke beslissingen nemen.
Met digitale facturatiesoftware, zoals
