Ved anskaffelse av nye systemer er det viktig å huske på de skjulte kostnadene. I denne artikkelen går vi gjennom hva det kan være lurt å tenke på vor å få til kostnadsbesparelser.
Å forutse alle kostnader som følger med investering i et nytt system er ikke enkelt. Kostnader for selve systemet, support og opplæring av personal er selvsagt åpenbart. Men jo mer man går i dybden, desto flere skjulte kostnader kan det oppstå. Det kan handle om alt fra behov for å tilpasse og endre i andre systemer og arbeidsprosesser, noe man kanskje ikke hadde forutsett, til rent følelsesmessig og politisk uro i organisasjonen.
«Det er ikke mulig å forutse alle problemer og kostnader», sier Mikael Bergqvist, County Manager for Wolters Kluwer Norge. «Men ved å være godt forberedt og tenke flere trekk fremover har du i det minste skaffet deg så gode forutsetninger som mulig.
Mange verktøy gir høyere kostnader
Å velge de beste verktøyene er viktig for mange byråer og virksomheter. Det kan bety at de velger bort en helhetsløsning som ikke er tilstrekkelig spisset innenfor hvert delområde. Men her gjelder det å finne den rette balansen. Med flere ulike verktøy øker kostnadene raskt, både for lisenser og for systemvedlikehold. Å satse på en viss grad av sentralisering kan derfor være bra. Det er også viktig at de ulike verktøyene kan integreres med hverandre for å unngå økte arbeidskostnader på grunn av mer manuelt arbeid.
Skyløsninger er ofte mer kostnadseffektive
Det finnes selvsagt mange argumenter for å velge moderne, skybaserte løsninger. De mest åpenbare er at de er mer effektive å jobbe med. Dette kommer blant annet av automatiserte flyter, skalerbarhet og mer brukervennlige arbeidsprosesser og maler. Men det finnes også rent kostnadsmessige årsaker. Skybaserte løsninger er som regel billigere siden de ikke krever en lokal serverløsning og har mindre behov for vedlikehold. Dette fører som regel til lavere IT-relaterte kostnader. Å velge skybaserte systemer er derfor ofte en enkel måte å gjøre kostnadsbesparelser på.
Sikkerhet og etterlevelse av nye regler er viktig
Sikkerhet, regelverk og leverandørens arbeid med etterlevelse skal alltid inngå i en kostnadsanalyse av nye systemer for på den måten å unngå skjulte kostnader. Det er for eksempel viktig å undersøke hvordan personopplysninger håndteres i et nytt system, slik at det ikke blir en skjult kostnad i fremtiden. Det har også stor betydning at kunder kan stole på at systemleverandøren sørger for å oppgradere verktøyet i tråd med nye regler. Først og fremst av sikkerhetsmessige årsaker, men også på grunn av kostnadene, ettersom manglende etterlevelse kan føre til ekstra gebyr eller misfornøyde og tapte kunder.
