Aldri mer e-postvedlegg og manglende overholdelse av frister. Med en kundeportal kan du samarbeide digitalt med kundene – enkelt og trygt.
Et vanlig hodebry for regnskapskonsulenter i dag er hvordan man kan samarbeide med kundene rundt innsamling og deling av dokumenter. Prosessene for å få inn riktig bilag kan være tidkrevende og også vanskelige å få oversikt over. Det kan dreie seg om alt fra dokumentasjon som kreves fra nye kunder til tilbakevendende hendelser som perioderegnskap eller årsregnskap. I tillegg til å samle inn og sortere dokumentene må byrået også spørre etter dem og av og til også sende ut påminnelser.
«Kundene våre sier at den største utfordringen de har, ofte er samarbeidet rundt dokumenter,» sier Mikael bergqvist, Managing Director, Wolters Kluwer Norge.
Det finnes imidlertid en løsning på dette – en kundeportal. Det er en digital samarbeidsplattform der byrået kan kreve inn dokumenter fra kunden, skape arbeidsflyter og lage gjøremålslister og også følge opp disse.
Byråets kunder får alt samlet på ett sted
Det å skulle holde oversikt over alle dokumenter og bilag er noe som ofte oppleves som krevende for byråets kunder. Selv bedriftseiere med god ordensans kan oppleve det som styrete å måtte gå gjennom gamle permer med fjorårets bilag. Men byråets kundeportal gjør at bedriftseieren ikke lenger trenger å bekymre seg, men bare logge inn på kontoen for å få tilgang til alle dokumenter fra tidligere år.
Tydelig oversikt over kundearbeidsflyter
En av flere fordeler med en kundeportal er at det gir en tydelig oversikt over ulike kundearbeidsflyter. Byrået kan enkelt følge hvor de ulike kundene er i prosessen – hvem som har sendt inn hva – samt sende ut påminnelser til dem som har glemt å sende inn noe. I motsetning til mer generelle systemer er også mange kundeportaler tilpasset de prosessene regnskapsbyråer har. I bransjetilpassede løsninger er det for eksempel viktig med oppfølging og kvittering, altså om dokumenter er kommet inn.
Slipp å samle inn dokumenter via e-post
Den dag i dag er e-post fremdeles den vanligste metoden for å samle inn og dele dokumenter blant regnskapsbyråer. Å sende bilag som e-postvedlegg er imidlertid tidkrevende, gir dårlig oversikt og krever dessuten ekstra kryptering og sikkerhetsfunksjoner for å overholde GDPR.
Egen varemerkeprofil
Enkelte løsninger tilbyr også byråer å varemerketilpasse kundeportalen med egen logo og temafarger. På den måten føler kunden at de er i byråets eget miljø i stedet for hos en tredjepart. Foruten å styrke byråets varemerke blir det også en enklere og bedre opplevelse for kunden.
