Ved å bruke en kundeportal kan du samarbeide digitalt med kundene dine på en enkel og trygg måte. Men hva slags funksjoner skal du se etter når du skal skaffe deg en kundeportal?
Glem e-post, bilag og tidsfrister som ikke overholdes. En kundeportal gir deg en komplett oversikt over kundene, dokumentene og arbeidsoppgavene dine, i stedet for å bruke mange timer på å samle inn den dokumentasjonen som trengs til årsregnskap, skattemelding eller annet.
«Den vanligste måten å samle inn og dele bilag og dokumentasjon på er faktisk fremdeles via e-post,» sier Mikael Bergqvist, Managing Director i Wolters Kluwer Norge. «Det er tidkrevende, gir dårlig oversikt og krever dessuten ekstra sikkerhetsfunksjoner for å overholde GDPR.»
Det kan altså være en god investering å skaffe seg en kundeportal for å samle inn og dele dokumenter med kundene. Men hva slags funksjoner bør du se etter?Gjøremålsliste
Det å skulle holde oversikt over bilag og dokumentasjon som skal sendes inn til byrået, er noe kundene ofte opplever som knotete. Listen over hva som skal gjøres kan være alt annet enn sammenhengende, og inneholde alt fra post it-lapper til kvitteringer med håndskrevne merknader. I en kundeportal finnes det derimot ofte en gjøremålsliste for kundene. På den måten vet de hvilke dokumenter de skal sende inn, og kan enkelt krysse dem av en etter en.
Kundeflyt
Noe som også er viktig er å ha en tydelig oversikt over kundeflyten. Ved hjelp av en slik kan du enkelt følge med på hvor de ulike kundene er i prosessen – hvem som har sendt inn hva. Her kan det også være lurt å kunne sende ut påminnelser til dem som ikke har sendt inn alt.
Egen varemerkeprofil
Det kan være smart å ha muligheten til å kunne varemerketilpasse kundeportalen med egen logo og temafarger. På den måten føler kunden at de er i byråets eget miljø i stedet for hos en tredjepart. Foruten å styrke byråets varemerke blir det også en enklere og bedre opplevelse for kunden.
Tilpasset etter bransjen
Og sist, men ikke minst, så er det selvsagt lurt å velge en bransjetilpasset løsning. Brede løsninger som Dropbox eller Google Drive er jo sikrere enn e-post, men de er ikke tilpasset etter de prosessene regnskapsbyråer har. I bransjetilpassede løsninger er det for eksempel viktig med oppfølging og kvittering, altså om dokumenter er kommet inn.
