La RiEvoluzione digitale dell’ufficio legale

La digital transformation di aziende private e pubbliche implica un ridisegno dei processi, e deve necessariamente essere accompagnata da un percorso di change management anche per superare le fisiologiche resistenze al cambiamento delle persone.

Il vero beneficio trae origine dalle modalità di interazione delle tecnologie con gli utenti e dall’ azione di modifica sui processi stessi nell’ ottica di un re- design di qualità e che sia avanzato per la gestione dei flussi di lavoro al fine di avere un’ottimizzazione dei costi, dei tempi e della valorizzazione delle professionalità e delle varie competenze.

Trasformazione digitale vuol dire quindi fare un’introduzione alla Robotic Process Transformation e sviluppare anche nuovi prodotti e servizi abilitati dalla digitalizzazione.

A guidare questo percorso deve essere in primo luogo il Corporate Counsel, una figura che unisce conoscenze e competenze legali ad abilità manageriali, è il responsabile che deve tutelare gli interessi dell’azienda anche punto di vista giuridico unitamente ad i professionisti esterni, fra cui avvocati e commercialisti con i quali deve lavorare in simbiosi.

Ciò vuol dire che il Corporate Cousel, deve valutare le tematiche di natura giuridica che vedono coinvolta l’azienda presso la quale lavora ed unitamente ad i professionisti esterni esperti in modo approfondire le varie materie ed i problemi che si potrebbero prospettare al fine di evitare, per quanto possibile, o almeno, ridurre al minimo i rischi in cui l’azienda può incorrere.

Infatti, per la verifica del rispetto della compliance sia verso l’esterno - con espresso riferimento al d.lgs. 231/2001- sia internamente, è necessaria e sono necessarie le procedure di vigilanza nel rispetto delle policy aziendali che possono essere anche immediate se, negli strumenti digitali utilizzati, esiste la possibilità di tracciare in modo chiaro ogni step dei flussi di lavoro.

Per poter agire in modo celere e soddisfacente, è altresì necessario che nell’ ufficio legale, per ogni incarico conferito si possano ricollegare ed avere a disposizione dei parametri fra cui, l’avvocato esterno coinvolto od i vari soggetti presenti nella pratica, le pratiche eventualmente collegate i vari documenti allegati, la lista generale dei vari incarichi approvati e/o da approvare. Inoltre, non deve passare in secondo piano il riepilogo finanziario su qualunque attività per avere un rendiconto relativo all’importo destinabile alle varie procedure ed uno storico di tutti i movimenti effettuati.

Si deve avere una visione chiara ed intuitiva di tutti gli elementi informativi che sono utili al Corporate Counsel ed al management per poter pianificare la più corretta strategia e prendere delle decisioni immediate.

In poche parole, business Intelligence e Visual Analytics devono dunque essere alla base delle decisioni strategiche dell’Ufficio Legale.

Un esempio concreto di digital transformation in atto nel mondo oggi è lo smart working ed il punto è rappresentato dal fatto che la tecnologia ci aiuta ad innovare ed a far crescere il business e la competitività, tuttavia, al contempo, essa introduce un modus operandi diverso fra cui anche la complessità di mettere a punto strategie efficienti senza mai perdere il focus sull’obiettivo, ciò in quanto, in assenza di una valutazione delle iniziative da adottare anche da un punto di vista tecnologico e senza una chiara definizione degli obiettivi, non è facile comprendere cosa esattamente sia la trasformazione digitale.

Per fare una corretta trasformazione digitale infatti servono non soltanto leadership e formazione ma anche delle tecnologie avanzate.

È necessario l’utilizzo di workflow guidati e facilitati non soltanto nell’ accesso ma anche nella interpretazione di dati che talvolta possono rivelarsi complessi.

Secondo i risultati di alcuni studi svolti in tema di trasformazione digitale all’ interno delle aziende è emerso che soltanto solo il 30% delle imprese è soddisfatto dei risultati ottenuti e che appena il 16% ha riferito di aver concretamente migliorato le attività lavorative e di essere preparato a gestire nuovi cambiamenti; dalle medesime ricerche, è emerso che il successo dei progetti di Digital Transformation si concretizza con l’ adozione di buone pratiche fra cui si rammentano una buona leadership, comunicazione trasparente e capillare verso tutti i dipartimenti per condividere e sostenere le nuove strategie ed, in particolar modo, è emerso che il cambiamento nel modo di lavorare dei dipendenti sarà correlato agli strumenti digitali ad esempio, servizi basati sul cloud, tecnologie di mobile internet, tradizionali tecnologie web, Big data e relative architetture (Internet of Things, Design thinking, strumenti di intelligenza artificiale, tecniche avanzate di machine learning neurale.

Ciò si traduce nella necessità di avere un’organizzazione efficiente e con una costante attenzione ai processi e ai flussi di comunicazione, dentro e fuori l’azienda.

Per concretizzare e raggiungere gli obiettivi il Corporate Counsel necessita di monitorare in tempo reale il quadro completo delle attività dell’ufficio legale ma non solo, poiché per poter lavorare in modo efficiente detta figura deve avere a disposizione dei dati certi sui quali costruire anche le più opportune strategie di impresa e pianificazione dei processi e per rendere più agevole un’attività, già di per sé complessa, necessita di avere a disposizione dei workflow guidati e che rendano più semplice l’ interpretazione di dati complessi strutturati e non strutturati, interni e esterni e con elevati standard di sicurezza in ragione dei dati aziendali trattati.

Sussiste dunque la doverosa gestione dei processi per supportare le varie decisioni al fine di migliorare i risultati, ciò in quanto, l’ottimizzazione dei processi di gestione permette di avere la tracciabilità di tutte le attività del Corporate Counsel e di tutto il suo team.

La trasformazione digitale deve avere al suo centro sia la sicurezza del dato ma, affinchè si possano raggiungere gli obiettivi preposti, è necessaria anche la certezza dei dati, è dunque opportuno che nelle aziende coinvolte nel processo di innovazione digitale vengano meno le rigidità di ogni tipo nell’ organizzazione il che si traduce in termini di ADATTABILITÀ.

È opportuno, inoltre, che ci siano delle piattaforme e strumenti giusti, nuove competenze e modelli operativi, automazione e processi snelli che permettano alle aziende di accellerarsi nella speditezza nello svolgimento delle pratiche il che si traduce in termini di VELOCITA.

È necessaria altresì la conoscenza effettiva dei dati dell’impresa che si correla al bisogno di avere in tempo reale un’overview approfondita sulle loro attività e operazioni il che si traduce in termini di AFFIDABILITÀ.

Fermo restando ovviamente il trattamento dei dati secondo la normativa di SICUREZZA E PRIVACY e ferma restando la FATTIBILITÀ ECONOMICA della trasformazione digitale.

Pertanto, si crede che il primo passo per il conseguimento di buoni risultati con la trasformazione digitale è anzitutto capire quali sono i nuovi strumenti che la tecnologia offre per migliorare il lavoro, la produttività e la creatività delle persone in modo che tecnologia e professionalità divengano un connubio perfetto per la nuova era digitale.

La soluzione ideale per un cambiamento non solo tecnologico è offerta da SuiteNext.

SuiteNext è un game changer nell'ambito della gestione dei flussi informativi e dell'organizzazione dei processi all'interno dei dipartimenti legali di aziende e pubblica amministrazione.

Un nuovo paradigma funzionale che ridisegna a tutto tondo la funzione legale e che fonda la sua essenza nel potenziamento della user experience, nell'utilizzo dei workflow guidati e facilitati nella semplicità di accesso ed interpretazione di dati complessi strutturati e non strutturati, interni ed esterni.

SuiteNext consente la gestione dei processi di controllo e gestione del rischio e di compliance sia interna sia esterna, rendendo automatiche le procedure di vigilanza sul rispetto di norme, regolamenti e policy aziendali grazie alla possibilità di tracciare chiaramente ogni step dei workflow.