Se è vero che il tempo è denaro, tutte quelle ore che nello studio commercialista si perdono negli aspetti burocratici e amministrativi, ammontano ogni mese a una bella somma!
Prendiamo a esempio la lettera di incarico professionale: è un documento fondamentale, dal momento che sancisce il contratto tra cliente e studio, e può richiedere davvero un lavoro notevole.
Si tratta sostanzialmente di un documento redatto dal professionista allo scopo di garantire la maggior trasparenza possibile nel rapporto con il cliente, andando a evitare così eventuali futuri contenziosi circa il pagamento della sua parcella.
La lettera d’incarico ha quindi l’obiettivo di fornire al cliente il maggior numero di informazioni possibili riguardo la natura dell’incarico professionale e il dettaglio del preventivo per l’esecuzione dei lavori commissionati, con l’indicazione del compenso base fisso per la propria prestazione professionale, alla cui cifra dovrà sempre essere sommato il compenso orario che varierà in base al livello di impegno richiesto da parte del professionista.
La lettera di incarico dovrà quindi contenere indicazioni precise riguardanti il grado di complessità dell’incarico, la misura del compenso, tutte le voci di costo, comprensive di spese e oneri.
In ogni caso, la misura del compenso deve essere previamente resa nota al cliente con un preventivo di massima.
Il contenuto di ogni lettera di incarico permette inoltre al professionista di capire tempistiche ed effort da dedicare, di volta in volta, al singolo cliente in modo da stimare costi e profitti ed è una vera e propria cartina al tornasole per accertarsi che le ore impiegate per un determinato cliente siano state stimate in modo corretto. Anche in questo senso è un documento importantissimo!
Cosa non deve assolutamente mancare in una lettera di incarico professionale?
- Oggetto e grado di complessità dell’incarico
- Compenso e oneri ipotizzabili
- Termini di recesso
- Estremi della polizza professionale.
Molto bene: ora moltiplica il tempo dedicato a ogni singola lettera di incarico e alla sua gestione per tutti i clienti dello studio. Il risultato sarà un numero sbalorditivo di ore sottratte alla tua produttività!
In questo caso la soluzione migliore è avere un software ad hoc, che generi direttamente la lettera senza ricorrere a facsimile o modelli poco affidabili, che pianifichi la periodica fatturazione e ne ricavi automaticamente le informazioni utili al controllo e alla gestione delle attività da svolgere per il tuo cliente.
In questo caso, la soluzione migliore è Genya Studio.
Genya Studio è il software che supporta l’intero processo di gestione delle informazioni e dei clienti dello studio.
Dal semplice dato anagrafico all’inserimento del mandato. Dalla pianificazione delle risorse alla rilevazione dei tempi. Dalla gestione di note spese, rimborsi e fatturazione.
La base dati, rilevata automaticamente in Genya, permette di gestire il cliente al meglio e di valorizzarne le attività senza perdere fatturato e dover dedicare tempo alla gestione del progetto e della documentazione formale, al check e controllo prestazioni.
Di avere costantemente sotto controllo le attività effettuate e inserite in proforma e quelle trasformate in parcella.
Di analizzare costi e ricavi per ogni singola pratica, per i mandati gestiti a forfait e la redditività globale di ogni cliente.
Se trai tuoi buoni propositi per il nuovo anno c'è una gestione del lavoro più agile, più produttiva e più precisa per te e per i tuoi clienti abbiamo un’ottima notizia: è possibile! E possiamo farlo insieme.
