TAAItaly-it-conservazione_sostitutiva
ComplianceFinanza e GestioneFisco, Contabilità e Paghe15 maggio, 2018

Conservazione sostitutiva: dall’archivio fisico ai file digitali

Ci sono uffici o imprese in cui l’archivio la fa da padrone. Innumerevoli faldoni per la conservazione, nel tempo, di documenti cartacei che occupano spazio e implicano un consumo massiccio di carta

Adesso, con la conservazione sostitutiva, questi archivi si possono dematerializzare e i file elettronici, se correttamente generati, possono sostituire i documenti fisici.

Conservazione sostitutiva: cos’è in breve

La conservazione digitale, meglio conosciuta come conservazione sostitutiva, è una procedura informatica, regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico. La conservazione digitale equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici e permette alla Pubblica Amministrazione e alle aziende di risparmiare sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione.

Il risparmio è particolarmente alto per la documentazione che deve essere, a norma di legge, conservata per più anni. Rappresenta lo strumento alternativo alla gestione della carta, garantendo l’opportunità di snellimento dei volumi ed efficacia dei processi documentali.

Firma digitale e marca temporale: le garanzie dei documenti digitali

Perché un documento digitale abbia la stessa validità giuridica del corrispondente cartaceo deve essere correttamente generato ed essere “bloccato” nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale.

La tecnologia della firma digitale permette di attribuire la paternità e rendere immodificabile un documento informatico: questo grazie ad un processo di calcolo che, a partire da un oggetto informatico (tipicamente un documento) e da un insieme di informazioni associate ad una determinata persona, produce un secondo oggetto informatico (il cosiddetto documento firmato) che attesta la volontà di tale persona nel sottoscrivere l’oggetto originario al quale è stato applicato il processo di firma.
La firma digitale, che è una firma elettronica avanzata, soddisfa tre esigenze fondamentali:

  • che il destinatario possa verificare l'identità del mittente (autenticazione)
  • che il mittente non possa disconoscere un documento da lui firmato (non ripudio)
  • che il destinatario non possa inventarsi o modificare un documento firmato da qualcun altro (integrità).

La marcatura temporale, affiancata alla firma digitale, permette di datare in modo certo il documento digitale prodotto, non tocca il contenuto del documento e non ne modifica la sua firma.
Soprattutto: mantiene la validità del documento oltre la validità del certificato e prova l'esistenza di un documento ad un determinato istante.

Conservazione sostitutiva: un processo preciso

Come detto sopra, i file digitali possono sostituire quelli cartacei e avere la stessa validità giuridica solo se correttamente generati. Cosa significa? Significa che il processo di conservazione deve avvenire secondo regole e procedure specifiche che garantiscano l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti oggetti di tale procedura.

Versamento, archiviazione e distribuzione: le tre fasi del processo

Il processo di conservazione dei documenti vede più attori coinvolti e può essere suddiviso in tra fasi principali: versamento, archiviazione, distribuzione.

  • il produttore della documentazione da conservare (frutto di dematerializzazione o di documenti nativamente digitali) consegna al responsabile della conservazione tutti i documenti che devono essere “versati” al sistema di conservazione e che quindi devono essere conservati
  • il responsabile della conservazione verifica i requisiti tecnici e normativi dei documenti contenuti nel pacchetto di versamento, genera poi il rapporto di versamento e passa al secondo step cioè archivia i documenti nel sistema di conservazione.

Quindi si passa alla conservazione e genera il pacchetto di archiviazione che deve essere firmato dal responsabile stesso e marcato temporalmente.
L’ultima fase, la fase di distribuzione, consiste nel generare un pacchetto anche questo firmato dal responsabile della conservazione, in risposta ad una specifica richiesta degli utenti come può essere ad esempio l’esibizione dei documenti.

La conservazione può essere:

  • in house quando avviene all’interno della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti informatici da conservare
  • in outsourcing quando il produttore affida in modo totale o parziale ad altri soggetti, privati o pubblici, che offrono soluzioni per la tenuta e la salvaguardia dei documenti oggetti di conservazioni.

In conclusione

Superando la barriera psicologica (c’è ancora chi non è disposto ad abbandonare la carta), quella attitudinale (molti non si trovano a loro agio nell’utilizzare gli strumenti della tecnologia) e quella giuridica (alcuni pensano, sbagliando, che i file digitali abbiano meno valori dei corrispondenti cartacei), si può finalmente passare completamente alla conservazione digitale.

La dematerializzazione degli archivi dà possibilità di stoccaggio, ricerca e riproduzione immediate e infinite. Fa risparmiare la carta e salvaguarda l’ambiente.

La soluzione che fa per te
ARKon
La soluzione digitale per alleggerire gli archivi cartacei. Consente la personalizzazione dei flussi documentali e la conservazione a norma di fatture elettroniche, ricevute e documenti.