QEasy – die digitale QM-Lösung für Kitas und Träger 

Entwicklung, Implementierung, Dokumentation, Optimierung: Das Qualitätsmanagement nimmt für gewöhnlich jede Menge Zeit in Anspruch. QEasy erleichtert Ihnen diese Arbeit und kann bis zu 100 Arbeitsstunden im Jahr einsparen. 

Wir stellen Ihnen die wichtigsten Funktionen und technischen Eigenschaften vor, die QEasy auszeichnen. Gern erläutern wir Ihnen die Funktionalitäten in einem persönlichen und unverbindlichen Online-Demo-Termin. 

  • QM-Handbücher

  • Dokumente

  • Evaluation & Auswertung

  • Qualitätsentwicklungsmaßnahmen

  • QM-Aufgaben

  • Persönliches Dashboard

  • Rollen- und Rechte-System

  • Datenschutz

QM Handbücher

Transparent und übersichtlich: Mit QEasy ist das digitale QM-Handbuch an einem Ort für alle erreichbar!

QEasy hilft Ihnen bei der Organisation Ihrer QM-Dokumente. Erstellen und verwalten Sie Ihr trägerweit gültiges QM-Handbuch oder die einrichtungsspezifischen QM-Handbücher Ihrer Kitas mit allen zugehörigen Dokumenten digital und zentral an einem Ort.

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  • Muster-QM-Handbuch
    QEasy stellt Ihnen ein umfangreiches Muster-QM-Handbuch zur Verfügung, das Sie als Basisdokument für die Entwicklung Ihres spezifischen QM-Handbuchs oder als „Inspirationsquelle“ für die Weiterentwicklung Ihres bestehenden QM-Handbuchs nutzen können. Die Inhalte des Muster-QM-Handbuchs wurden unter Berücksichtigung fachwissenschaftlicher Erkenntnisse gemeinsam mit der pragma GmbH unter Federführung des erfahrenen Qualitätsberaters Michael Schrader entwickelt. Es berücksichtigt insgesamt 5 pädagogische Kernprozesse und 5 Führungs- und Zusatzprozesse mit 56 Teilprozessen und über 500 einzelnen Qualitätskriterien.
  • Arbeitsversion und veröffentlichte Version
    QEasy unterscheidet zwischen der veröffentlichten Version und der Arbeitsversion eines QM-Handbuchs. Die veröffentlichte Version eines QM-Handbuchs ist von allen berechtigten Benutzern einsehbar und wird automatisch archiviert. Hingegen kann die Arbeitsversion eines QM-Handbuchs bis zu ihrer erneuten Veröffentlichung bearbeitet werden. Den Zugang zur Arbeitsversion steuern Sie individuell über das Rollen- und Rechtemanagement in QEasy. 
  • Zugriffsrechte
    Mit QEasy können Sie genau festlegen, welcher Benutzer welche Zugriffsrechte haben soll. So ist es z.B. möglich, dass Sie das Arbeiten in der Arbeitsversion eines QM-Handbuchs nur bestimmten Mitarbeiter*innen erlauben, ein Leserecht aber allen Mitarbeiter*innen einräumen. So gewähren Sie allen Kolleg*innen jederzeit transparenten und aktuellen Zugriff auf alle QM-Dokumente und verhindern gleichzeitig, dass ungewollte Änderungen vorgenommen werden. In der Vergabe der Berechtigungen für einzelne Nutzer oder bestimmte Nutzergruppen sind Sie vollkommen frei.
  • Versionsarchiv
    QEasy archiviert für Sie automatisch alle Versionen eines QM-Handbuchs im Versionsarchiv. Immer wenn Sie eine neue Version eines QM-Handbuchs veröffentlichen, wandert diese sofort in das QM-Handbuch-Archiv. So werden alle Veränderungen jederzeit nachvollziehbar dokumentiert und nichts geht verloren. 
  • Kapitelübersicht

    Strukturieren Sie Ihr QM-Handbuch schnell und einfach in der Kapitelübersicht. 

    • Fügen Sie Kapitel in beliebig vielen Kapitelebenen hinzu. 
    • Verschieben Sie Kapitel beliebig an eine neue Stelle in Ihrem Handbuch. Kapitelnummerierungen aktualisieren sich auf Wunsch automatisch.
    • Kopieren Sie bestehende Kapitel und fügen Sie diese an einer beliebigen Stelle ein. 
    • Springen Sie über den Kapitelbaum schnell in das gewünschte Kapitel ab.
     
  • Editor
    Formatieren Sie die Inhalte Ihres QM-Handbuchs mit dem integrierten Editor. Wählen Sie Überschriften, Schriftarten, Formatierungen, Blockformate sowie Schrift- und Hintergrundfarben frei aus oder fügen Sie Tabellen, Grafiken, Weblinks oder Querverweise ein.
  • Querverweise
    Verweisen Sie auf andere Kapitel innerhalb Ihres QM-Handbuchs. Referenzierte Querverweise aktualisieren sich automatisch, wenn sich etwas am referenzierten Kapitel ändert. Lästige manuelle Arbeit entfällt.
  • Dokumentverknüpfungen
    Verknüpfen Sie mitgeltende Dokumente aus Ihrer Dokumentenbibliothek mit einem oder mehreren Kapiteln Ihres QM-Handbuchs. Stellen Sie auf diese Weise allen Mitarbeiter*innen z.B. zentrale Vorgabedokumente, Arbeitshilfen, Formulare oder Vorlagen genau an der Stelle zur Verfügung, wo sie thematisch hingehören. Verknüpfte Dokumente können Sie sofort aus dem QM-Handbuch herunterladen und weiterbearbeiten.
  • Logoupload
    Individualisieren Sie Ihr QM-Handbuch, indem Sie das Logo Ihres Trägers oder Ihrer Kita hochladen. 
  • Exportieren & drucken
    Exportieren Sie Ihr QM-Handbuch als PDF-Datei und drucken Sie diese aus. Natürlich können Sie auch einzelne Kapitel auf Knopfdruck exportieren und drucken. Die PDF-Datei Ihres QM-Handbuchs ist bereits fix und fertig gestaltet – inkl. Deckblatt, Inhaltsverzeichnis, Versionsnummer und letztem Bearbeitungsdatum.
  • Automatische Benachrichtigungen
    QEasy informiert automatisch alle Mitarbeiter*innen, wenn eine neue Version eines QM-Handbuchs veröffentlicht wurde. So sind alle Kolleginnen und Kollegen immer auf dem neuesten Stand.

Dokumente

Profitieren Sie von unzähligen erprobten Dokument-Vorlagen für Ihre Einrichtung und managen Sie Ihre eigenen QM-Dokumente mit QEasy!

QEasy hilft Ihnen bei der Organisation Ihrer umfangreichen QM-Dokumente. Verwalten Sie QM-relevante Dokumente wie Stellenbeschreibungen, Muster-Briefe, Prozessbeschreibungen oder Aufnahmeanträge zentral an einem Ort und jederzeit zugänglich für alle berechtigten Mitarbeiter*innen. Mit den komfortablen Filter- und Suchfunktionalitäten finden Sie das richtige Dokument in Sekundenschnelle.

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  • Muster-Dokumente
    In QEasy finden Sie einen ständig wachsenden Fundus von über 100 Dokumentvorlagen, z.B. Muster-Prozessbeschreibungen, Muster-Elternbriefe, Gesprächsleitfäden u.v.m. Nutzen Sie diese Vorlagen als Basis für die Erstellung einrichtungs- oder trägerspezifischer Vorgabedokumente. Laden Sie einfach ein Muster-Dokument herunter, passen Sie dieses nach Ihren Bedürfnissen an und archivieren Sie Ihren eigenen Dokumentenbestand in QEasy!
  • Aktualisierung
    In QEasy erstellte Dokumente können Sie jederzeit durch eine aktualisierte Dokumentenversion ersetzen. Das Besondere: Ist ein Dokument bereits in Ihrem QM-Handbuch verknüpft wird automatisch auch die entsprechende Verknüpfung aktualisiert. Auf diese Weise haben alle Mitarbeiter*innen immer die aktuellste Version eines Dokuments vorliegen. 
  • Dokument-Metadaten

    QEasy speichert automatisch, wann und von wem ein Dokument erstellt wurde und wann und von wem es erneut bearbeitet wurde. So können Sie im Zweifel sicher nachvollziehen, um welche Version eines Dokuments es sich handelt und wer zuletzt daran gearbeitet hat.

  • Filter & Suche
    Finden Sie innerhalb von Sekunden das gesuchte Dokument mithilfe der leistungsfähigen Filter- und Suchfunktionalitäten. Zeitaufwändiges Suchen in Ordnern oder Akten ist damit Vergangenheit!
  • Automatische Benachrichtigungen
    QEasy benachrichtigt automatisch alle berechtigten Mitarbeiter*innen über neue oder geänderte Dokumente. So sind alle immer transparent darüber informiert, wenn eine wichtige Änderung stattgefunden hat.
  • Dokument-Vorlagen
    In QEasy können Sie Dokumente als Vorlagen kennzeichnen und so mit anderen Mitarbeiter*innen Ihres Trägers teilen. Dokument-Vorlagen, die Sie erstellen, können von anderen eingesehen und weiterverwendet werden.
  • Dokumentverknüpfungen
    Verknüpfen Sie Ihre Dokumente mit den QM-Prozessen in Ihrem digitalen QM-Handbuch, für die sie relevant sind. So haben Sie alle wichtigen Informationen genau dort, wo Sie sie benötigen und intuitiv danach suchen würden.

Evaluation & Auswertung

Schnell, effizient, einfach: So gehen Elternbefragungen und interne Evaluationen mit QEasy

Mit QEasy führen Sie Selbstevaluationen und individuell gestaltete Eltern- und Mitarbeiterbefragungen innerhalb weniger Minuten digital durch und sehen sofort die aktuellen Live-Ergebnisse Ihrer Evaluation – ganz ohne aufwändige manuelle Erfassung der Ergebnisse. 

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  • Individuelle Fragebögen

    Stellen Sie individuelle, digitale Fragebögen zusammen: 

    • Fügen Sie Ihrem digitalen Fragebogen beliebig viele frei formulierbare Fragen hinzu. Sie haben die Auswahl zwischen „Einfachauswahl“, „Mehrfachauswahl“ und „Freitextfragen“. 
    • Fügen Sie Ihrem digitalen Fragebogen frei formulierbare redaktionelle Textblöcke hinzu und führen Sie die Befragungsteilnehmer so durch den Fragebogen.
    • Bearbeiten Sie Ihren Fragebogen im Entwurfsstatus so lange, bis Sie zufrieden mit dem Ergebnis sind. Verschieben Sie Fragen per Drag&Drop, fügen Sie neue Fragen hinzu, kopieren Sie bestehende Fragen oder entfernen Sie Fragen wieder.
  • Teilnehmer*innen einladen
    Laden Sie die Teilnehmer*innen einer Evaluation einfach und schnell zur Teilnahme ein. Dazu generieren Sie per Mausklick einen Teilnahmelink, den Sie per E-Mail, SMS, WhatsApp, Verwaltungssoftware o.ä. an die Teilnehmer*innen verschicken. Generieren Sie mehrere Teilnahmelinks, die sie unterschiedlichen Teilnehmergruppen zukommen lassen. Dies ermöglicht es Ihnen, Auswertungen automatisch je Teilnehmergruppe vorzunehmen. Gleichzeitig müssen keine Teilnehmerdaten in QEasy vorgehalten werden – ein Pluspunkt für den Datenschutz!
  • Muster-Evaluationen

    Nutzen Sie die vorgefertigten Muster-Evaluationen von QEasy als Basis für die Erarbeitung Ihrer eigenen Evaluationen. Kopieren Sie sich einfach eine Evaluationsvorlage und passen Sie diese im Anschluss an Ihre Bedürfnisse an. Der Bestand an Muster-Evaluationen wächst beständig. 

  • Befragungszeitraum festlegen
    Legen Sie einen Befragungszeitraum für Ihre Evaluation fest. Ihre Evaluation ist für die Teilnehmer*innen erst dann aufrufbar, wenn das Startdatum erreicht ist. Nach Erreichen des Enddatums Ihrer Evaluation ist eine Teilnahme nicht mehr möglich. Sie können die Laufzeit einer Befragung jederzeit während des Befragungszeitraums noch anpassen oder Befragungen vorzeitig beenden.
  • Fragebogen exportieren und drucken
    Exportieren Sie eine PDF-Version Ihrer Evaluation und drucken Sie auf Wunsch Ihren Evaluationsbogen aus. Erfassen Sie Befragungsergebnisse zusätzlich manuell nach, um allen Eltern und Mitarbeitern die Möglichkeit zur Teilnahme an Ihren Befragungen zu geben – auch wenn diese keinen Internetzugriff haben.
  • Auswertung
    Überlassen Sie QEasy die lästige Auswertungsarbeit und sehen Sie jederzeit live die Ergebnisse Ihrer Evaluationen in Echtzeit. Die Ergebnisse werden grafisch und numerisch aufbereitet. Darüber hinaus stehen Ihnen die aufbereiteten Ergebnisse Ihrer Evaluationen als Excel-Export-Datei zur Verfügung. Wenn Sie tiefergehende Analysen Ihrer Befragungsergebnisse vornehmen möchten, können Sie dies anhand dieser Daten jederzeit tun. 
  • Evaluationsarchiv
    Alle Evaluationen der Vergangenheit haben Sie immer und überall im Zugriff. Sie können sich die Ergebnisse ihrer bereits durchgeführten Evaluationen jederzeit erneut anzeigen lassen. Zudem ist es möglich, Fragebögen vergangener Evaluationen zu kopieren und erneut zu verwenden.
  • Automatische Benachrichtigungen
    QEasy benachrichtigt automatisch alle berechtigten Mitarbeiter*innen über neue Evaluationen ihrer Einrichtung, sobald diese gestartet sind und sobald diese abgeschlossen wurden. Beteiligen Sie auf diese Weise Ihre Mitarbeiter*innen transparent an der Qualitätsentwicklung!
  • Filter & Suche
    Finden Sie innerhalb von Sekunden die gesuchte Evaluation mithilfe der leistungsfähigen Filter- und Suchfunktionalitäten. Zeitaufwändiges Suchen in Ordnern oder Akten ist damit Vergangenheit!

Qualitätsentwicklungsmaßnahmen

Behalten Sie immer den Überblick über alle QM-Projekte und Zuständigkeiten!

Mit QEasy wird die Organisation von QM-Projekten in der Kita einfacher! Denn ab sofort sehen Sie auf einen Blick, was ansteht, wer zuständig ist und wie weit Ihre Qualitätsentwicklungsmaßnahmen fortgeschritten sind. 

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  • Qualitätsentwicklungsmaßnahmen dokumentieren

    Formulieren Sie Qualitätsentwicklungsmaßnahmen und halten Sie so für alle transparent und verbindlich fest, mit welchen Initiativen Sie die Qualität bei Ihrem Träger/Ihrer Kita verbessern möchten. 

  • Termine festlegen
    Definieren Sie einen Zeitrahmen für die Umsetzung Ihrer Qualitätsentwicklungsmaßnahmen. So sind Termine und Fristen sauber dokumentiert und für alle nachvollziehbar.
  • Zuständigkeiten vergeben

    Benennen Sie eine*n verantwortliche*n Mitarbeiter*in für jede Qualitätsentwicklungsmaßnahme und vermeiden Sie so Verwirrung und Kompetenzgerangel.

  • Status dokumentieren
    Dokumentieren Sie den Status und Fortschritt Ihrer Qualitätsentwicklungsmaßnahmen und behalten Sie den Überblick über anstehende und abgeschlossene Vorhaben Ihrer Qualitätsentwicklung.
  • Automatische Benachrichtigungen
    QEasy benachrichtigt automatisch alle betroffenen Mitarbeiter*innen, wenn eine neue Qualitätsentwicklungsmaßnahme erstellt wurde oder wenn eine Qualitätsentwicklungsmaßnahme abgeschlossen wurde. So sind alle im Bilde, wenn neue Prozesse, Dokumente oder Standards eingeführt werden.
  • Filter & Suche
    Finden Sie innerhalb von Sekunden die gesuchte Qualitätsentwicklungsmaßnahme mithilfe der leistungsfähigen Filter- und Suchfunktionalitäten. Zeitaufwändiges Suchen in Ordnern oder Akten ist damit Vergangenheit!

QM-Aufgaben

Planen Sie alle QM-Aufgaben vorausschauend und übersichtlich!

QEasy unterstützt Sie dabei, einmalige und wiederkehrende Aufgaben des Qualitätsmanagements zu planen. So können Sie sicherstellen, dass keine wichtigen Aufgaben vergessen werden und bringen Übersicht in Ihre Jahresplanung.

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  • QM-Aufgaben erstellen 
    Erstellen Sie neue QM-Aufgaben, hinterlegen Sie eine Aufgabenbeschreibung, weisen Sie jede Aufgabe einer/einem zuständigen Mitarbeiter*in zu und dokumentieren Sie den Status der Aufgabenerfüllung.  
  • QM-Aufgabenkalender
    Der QM-Aufgabenkalender zeigt Ihnen in einer Kalenderansicht übersichtlich alle anstehenden Aufgaben und Termine. Ein Blick auf den Kalender und alle sind sofort informiert. 
  • Termine im Voraus planen
    Nutzen Sie die Serientermin-Funktion, um wöchentlich, monatlich oder jährlich anstehende Aufgaben bereits im Vorfeld zu planen. Natürlich können auch Einzeltermine geplant werden.
  • Automatische Erinnerung an Verantwortliche
    Ordnen Sie jeder QM-Aufgabe eine*n zuständige*n Mitarbeiter*in zu. Die Verantwortlichen werden automatisch vor Fälligkeit der Aufgabe per E-Mail benachrichtigt. 

Persönliches Dashboard

Alle Neuigkeiten auf einen Blick – das QEasy Dashboard informiert alle Nutzer*innen über die wichtigsten Änderungen.

Mit QEasy haben Sie immer den Überblick über alle wichtigen Ereignisse im Zusammenhang mit dem Qualitätsmanagement Ihres Trägers bzw. Ihrer Kita. Ein Blick auf das persönliche Dashboard zeigt Ihnen die für Sie relevanten Informationen und Benachrichtigungen.

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  • Systemnachrichten: Bleiben Sie immer informiert über neue Features, Systemvorlagen und Verbesserungen.
  • QM-Handbücher: QEasy informiert automatisch alle Nutzer*innen, wenn eine neue Version eines QM-Handbuchs veröffentlicht wurde.
  • Dokumente: Immer wenn neue Dokumente hinzugefügt oder bestehende Dokumente aktualisiert wurden, erhalten Sie eine automatische Information auf Ihr Dashboard.
  • Evaluation & Auswertung: Sobald eine neue Evaluation gestartet oder beendet wurde, erfahren Sie auch dies auf Ihrem Dashboard
  • Qualitätsentwicklungsmaßnahmen: Neue und abgeschlossene Qualitätsentwicklungsmaßnahmen werden Ihnen ebenfalls auf Ihrem Dashboard angezeigt. 

Rollen- und Rechte-System

Steuern Sie Berechtigungen für den Datenzugriff und die Datenbearbeitung individuell zugeschnitten auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation.

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QEasy bietet Ihnen die Möglichkeit, Rollen und Rechte entsprechend Ihrer internen Organisationsabläufe für alle Bereiche der Software individuell zu vergeben. So entscheiden Sie flexibel, welcher Nutzer bzw. welche Nutzergruppe welche Berechtigungen haben soll. Damit Sie QEasy schnell in Ihrer Organisation zum Einsatz bringen können, stellen wir Ihnen bereits ein initiales Rollen- und Rechte-Set zur Verfügung. Sie haben jedoch jederzeit die Möglichkeit, eigene organisationsspezifische Benutzerrollen zu erstellen und diesen die gewünschten Rechte zuzuweisen. Selbstverständlich unterstützen wir Sie gerne bei der initialen Einrichtung.

Beispielsweise können Sie QEasy so konfigurieren, dass Änderungen an QM-Dokumenten oder dem zentralen QM-Handbuch Ihres Trägers nur durch den/die Qualitätsbeauftragte*n des Trägers veröffentlicht werden können. Sie haben aber auch die Möglichkeit z.B. den Kita-Leitungskräften zu erlauben, Änderungen am QM-Handbuch ihrer Einrichtunng freizugeben, Evaluationen zu initieren oder Dokumente zu ändern. Ebenso können Sie – im Sinne einer stärkeren Beteiligung des pädagogischen Fachpersonals – Ihre Mitarbeiter*innen für alle oder einzelne Bereiche der Software freischalten. So ist es z.B. denkbar, dass Mitarbeiter*innen in QEasy einen Entwurf für eine Elternbefragung erstellen oder einen neuen Leitfaden für die Eingewöhnung entwickeln, der dann lediglich noch durch die Leitung oder den/die Qualitätsbeauftragte*n freigegeben bzw. veröffentlicht werden muss.  

 

Datenschutz

Bei der Verwendung von QEasy erfüllen Sie automatisch alle Anforderungen der aktuellen Datenschutzbestimmungen nach der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). So haben Sie z.B. mit dem komfortablem Rechtemanagement-System von QEasy stets die volle Kontrolle darüber, wer auf welche Daten Zugriff hat.

QEasy wurde nach dem Grundsatz der Datensparsamkeit entwickelt. Es werden – mit Ausnahme der Nutzerdaten, die für die Verwendung des Systems durch Ihre Mitarbeiter*innen notwendig sind – keinerlei personenbezogene Daten durch QEasy erhoben oder gespeichert.

  • Die Speicherung der Daten erfolgt in deutschen Rechenzentren und alle Daten bleiben in einem geschlossenen System.
  • Bei Diebstahl, Defekt oder Verlust Ihrer Geräte wie Tablets, Smartphones oder PCs bleiben alle Ihre Daten in QEasy erhalten, da diese zentral im sicheren Rechenzentrum liegen.
  • Das umfassende Rechtemanagement erlaubt das Freischalten einzelner Bereiche und Informationen.
  • Die wichtigsten Grundeinstellungen für einen einfachen Start sind bereits konfiguriert.
 
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