Vid inköp av nya verktyg är det viktigt att undvika dolda kostnader – det vill säga kostnader som kan dyka upp under resans gång. I den här artikeln går vi igenom vad som kan vara bra att tänka på.
Att förutse alla kostnader som kommer med att investera i ett nytt verktyg är inte enkelt. Kostnader för själva verktyget, support och utbildning av personal är förstås uppenbara. Men desto mer man
går på djupet, desto mer potentiella dolda kostnader kan gå att identifiera. Det kan handla om allt från behov att anpassa och ändra i andra system och arbetsprocesser, vilket man kanske inte hade förutsett, till rent känslomässiga och politiska störningar i organisationen.
- Alla problem och kostnader går inte att förutse. Men genom att vara väl förberedd och tänka i flera steg så har du åtminstone skapat bästa möjliga förutsättningar, säger Niclas Johansson, Product Manager på Wolters Kluwer.
Många verktyg ger högre kostnader
Att välja de bästa verktygen är viktigt för många byråer och företag, för att optimera arbetsprocesser och skapa bästa möjliga kundnöjdhet. Det kan innebära att de väljer bort en helhetslösning som inte är tillräckligt spetsig inom varje delområde. Men det gäller att balansera detta rätt. Med flera olika verktyg så ökar kostnaderna snabbt, både för licenser och för systemunderhåll. Att sträva efter ett visst mått av centralisering kan därför vara bra, till exempel att välja en gemensam lösning för skatt och bokslut. Det är också viktigt att de olika verktygen kan integreras med varandra, annars ökar arbetskostnaderna genast då det innebär mer manuellt arbete.
Molnlösningar är ofta mer kostnadseffektiva
Det finns såklart många argument för att välja att jobba med moderna, molnbaserade lösningar och program. De mest uppenbara är att de är mer effektivt att arbeta med. Till exempel tack vare automatisering, skalbarhet och mer användarvänliga arbetsprocesser och templates. Men det finns också rent kostnadsmässiga skäl. Molnbaserade löningar är i regel billigare, eftersom de inte kräver någon lokal serverlösning och har mindre behov av underhåll. Detta leder allt som oftast till lägre IT-relaterade kostnader.
Prioritera säkerhet och regelefterlevnad vid verktygsval
Säkerhet, regelverk och hur en leverantör arbetar med regelefterlevnad alltid ingå i en kostnadsanalys av nya system, för att på så sätt kunna undvika dolda kostnader. Det är till exempel viktigt att undersöka hur personuppgifter hanteras i ett nytt system, så det inte blir en dold kostnad längre fram. Det är också av yttersta vikt att kunder kan lita på att systemleverantören håller verktyget vara uppdaterat med nya regelverk. Först och främst av säkerhetsskäl, men också av kostnadsskäl då bristande regelefterlevnad kan leda till böter, extra avgifter eller missnöjda och förlorade kunder.
