Runt årsskiftet är det inventeringstider för många företag. Inventeringen är en viktig del i ditt bokslut och lagrets värde kan vara en väsentlig post i balansräkningen. Vi har sammanställt några tips som kan underlätta er inventering.
Alla är inte helt införstådda med varför man inventerar och varför det är viktigt att göra det nära årsskiftet, en tid då många vill vara lediga. Inventeringen görs dels för att få en överblick över artiklarna i lagret, dels för att en inventering måste göras enligt lag, och naturligtvis för att få ett korrekt lagervärde i bokslutet. Vid inventeringen görs en uppställning över vilka artiklar lagret innehåller, samt vad varje post är värd. Arbetet med inventeringen är enkelt uppdelad i tre faser. Före, under och efter.
Före inventeringen
Säkerställ vilka varor som är på väg in i lagret och vilka som är på väg ut från lagret. Det är endast inleveranser som tillhör räkenskapsårets som ska räknas. Märk upp det som eventuellt avser kommande år och ställ det gärna separat om det går. Bokför de sista utleveranserna från lagret innan inventeringen. Även dessa varor är bra att placera på separat plats och väl uppmärkta.
Är det flera personer involverade i lagerhanteringen och inventeringen är det viktigt att ha en tydlig instruktion över hur inventeringen ska gå till. Det är också viktigt att ha tydliga instruktioner till eventuell extrapersonal som medverkar i inventeringen så att de vet vad som ska göras och vad syftet är. Om lagret är stort kan en inventeringskarta och en tydlig uppdelning vara bra. På så sätt kan du vara säker på att inget område glöms bort eller räknas flera gånger.
Ekonomi- och lagerpersonal bör avsätta tid till att gå igenom lagerlistan. Finns det några gamla artiklar som egentligen borde slängas? Sortera listan efter höga värden och kvantiteter. Kan du redan här identifiera avvikelser sparar du tid under själva inventeringsfasen.
Om det behövs, så skriv slutligen ut färdiga lagerlistor över alla artiklar som ska räknas. Märk upp listorna med nummer så du enkelt kan se att alla listor finns med. Förbered även extra listor till revisorn om hen besöker er.
- Säkerställ in- och utleveranser till lagret
- Ta fram eller uppdatera inventeringsinstruktion
- Upprätta en inventeringskarta
- Hantera inventeringslistor
- Ta fram extra listor till revisorn med instruktioner, kartor etc.
Under inventeringen
Utse en ansvarig för varje område som ska räknas (gärna någon som kan lagret eller verksamheten). Markera de artiklar/hyllor/fack som är räknade. På så sätt får ni en tydlig överblick över vad som är klart och inte.Byt av varandra mellan att räkna och mata in i antal i systemet. Du får en snabb uppfattning om något inte stämmer eller är onormalt.
- Utse ansvarig
- Markera färdigräknat
- Variera räknande med inmatning i systemet
Efter inventeringen
Nu är det fysiska arbetet över och det är dags för sammanställningen. Det är bra om detta görs så nära inventeringen som möjligt, så att ni har möjlighet att göra ytterligare kontroller i lagret om det behövs innan för mycket rörelser har skett. Gå igenom utfallet, se över prissättning och utvärdera. Verkar det rimligt?
- Sammanställ inventeringen
- Kontrollera värderingen – är den rimlig?
- Skriv ut lagerintyg från Capego Bokslut
Efter eller under inventeringen får du normalt besök av revisorn för kontrollinventering. Vi vet att det kan vara stressigt att ta hand om revisorn mitt i inventeringen, men eftersom du redan förberett listor och instruktioner, så underlättas arbetet för revisorn som kan göra sin granskning mer självständigt. Avsätt också tid till att gå med och visa lagret. Då går kontrollinventeringen snabbt och smidigt. Inför revisionen är det bra att förbereda ett lagerintyg. Intyget skrivs under av lageransvarig för att verifiera att allt har gått rätt till, att alla artiklar har räknats och att lagersaldot är korrekt. Lagerintyg hittar du i Wolters Kluwers bokslutsprogram.
Sista tipset är att omgående utvärdera och passa på att notera saker som kan förbättras till nästa år. Då blir kommande inventeringar ännu enklare och effektivare.
