Den digitala utvecklingen inom redovisningsbranschen har gått snabbt de senaste åren. För redovisningsbyrån Knyta började molnresan 2018 och idag erbjuder redovisningsbyrån sina kunder helt digitala tjänster. Ett viktigt steg på vägen för att nå dit var valet av molnbaserade Capego Bokslut.
Utmaning & drivkrafter
Knyta hade precis påbörjat sin molnresa när Axel Schulz 2018 började på redovisningsbyrån. Idag är han certifierad affärsrådgivare och processansvarig och har sedan starten varit en av de drivande i digitaliseringsarbete.
– För oss var det ett strategiskt val att övergå till molnet. Digitalt är framtiden och vi ser hur vi kan utveckla våra arbetssätt, erbjudande och kundsamarbeten. Idag arbetar vi helt digitalt och har krav på att de leverantörer vi jobbar med ska kunna erbjuda molntjänster.
Olika kunder har kommit olika långt i sin egen digitala utveckling. Det gör att det ibland kan finnas ett visst motstånd och då gäller det att vi hjälper kunden på vägen. Det finns utmaningar med mer IT-baserade arbetssätt och förutsättningar skiljer sig åt för olika kunder, med olika bokföringsprogram, olika banker samt olika behov och villkor beroende på typ av verksamhet.
Redovisningskonsulten Helén Lindal är med sina 13 år på Knyta en av de som arbetat längst på redovisningsbyrån. Hon tycker att arbetet har förändrats mycket de senaste åren. Från att ha haft allt på papper och fullt på bordet, görs allt idag digitalt:
– Vi redovisningskonsulter har fått en helt annan, ny roll. Nu när jag inte behöver registrera allt på samma sätt längre, arbetar jag mer som en controller. Jag har mer tid över till att verkligen hjälpa till och ge råd, till exempel kolla budget, analysera och följa upp. Jag tittar på siffrorna på ett annat sätt för att kunna vägleda kunden på bästa sätt. Det har samtidigt blivit mer komplext med tekniken. Det kräver inte bara ny kunskap utan också en nyfikenhet och vilja att utvecklas i arbetet.
Val av lösning
Ett av Knytas strategiska mål var att välja ett bokslutsprogram som var oberoende av ekonomisystem.
– Vi är cirka 18 redovisningskonsulter och våra kunder har olika verksamheter. Det ställer särskilda krav på valet av verktyg. Det var viktigt att hitta ett bokslutsprogram som gör det enkelt att föra över information, filer och rapporter till och från olika bokföringsprogram. Vi ville också ha en etablerad, marknadsledande leverantör med bra rykte, berättar Axel.
När Axel började på Knyta var det första gången han kom i kontakt med Capego. Jämfört med de system han hade arbetat i tidigare upplevde han att Capego var mycket smidigare och effektivare:
– Vi behövde inte utvärdera fler alternativ, Wolters Kluwer och Capego var ett naturligt val. Vi använder sedan tidigare även Wolters Kluwers digitala lösning Finsit. Det är ett fantastiskt enkelt sätt att skicka hela rapportpaket, säkert och digitalt till kunderna som loggar in och själva laddar ner sin uppföljning med tabeller och bilagor. Det känns modernt och kul samtidigt som vår kundrapportering blir mer enhetlig.
Knyta har en lång tradition av att erbjuda bokföringstjänster. Redovisningsbyrån är unik genom koncernkopplingen till Marginalen Bank, som innebär ett brett utbud av företagstjänster. Kopplingen till banken ställer också höga krav på IT-säkerhet, GDPR och vissa särskilda kriterier och processer.
– Vi har ett gott samarbete med Wolters Kluwer sedan 2015 inom bokslut, skatt, byråsystem och dokumenthantering. Vi har under åren byggt upp en förtroendefull relation. Jag upplever att Wolters Kluwer ser oss som en viktig kund och de har kunnat möta våra krav väl, både som leverantör och med Capego, säger Axel.
Förväntningar & Resultat
Sedan i slutet av 2021 har Knyta flyttat över alla sina kunder till Capego.
– En stor positiv skillnad är årsakten. Tidigare la vi ner mycket manuellt arbete på den. Att kunna få en digital årsakt så snyggt paketerad som vi kan få idag med Capego är mycket värt! säger Helén och Axel håller med:
– Ja, den digitala årsakten i Capego är verkligen jättesmidig. Den underlättar för oss i arbetet att stänga de årshjul som vi jobbar med på Knyta.
Det direkta dataflödet med automatisk uppdatering mellan årsbokslut och skatteprogram är en annan fördel som Knyta uppskattar med Capego som bidrar till att säkerställa bokslutsprocessen.
– För mig som jobbar med både löpande bokföring och bokslut har Capego förenklat avstämningsarbetet enormt! Jag ser flera fördelar med integrationen mellan bokföringen och Capego. Kund-, leverantörreskontran och bokslutstransaktionerna läses in automatiskt och det är enkelt att bygga upp årsbokslutet baserat på periodbokslutet, vår Hard Close, vilket underlättar arbetsbelastningen. Systemet är intuitivt uppbyggt och har vi frågor eller behöver hjälp så har Wolters Kluwer en bra support som svarar snabbt, berättar Helén.
Med Capego tillgängligt i molnet har Knyta gett revisorerna access för att kontrollera kundernas bokslut direkt i systemet. En möjlighet som man överväger att på sikt även ge kunderna tillgång till.
Nästa steg är enligt Axel att fortsätta finslipa och utveckla det interna arbetet för att utnyttja Capego optimalt.
– Vi har fortfarande en del manuellt arbete kvar som med Capego kan bli mer digitalt och effektivt. Vi är trygga med att Wolter Kluwer fortsätter sin utveckling i systemet, med regelbundna uppdateringar. Det är en bra väg framåt på en marknad som förändras så snabbt. De allmänna förväntningar vi har är att vi med ett mer digitalt dataflöde och effektivare arbetssätt kan frigöra tid och få fram fullständiga underlag, snyggt presenterat för våra kunder, avslutar Axel.
