Genom att använda en klientportal kan du samarbeta digitalt med dina kunder på ett enkelt och säkert sätt. Men vilka funktioner ska du titta efter när du skaffar en klientportal?
Glöm mejl, bilagor och försenade deadlines. En klientportal ger dig en komplett överblick över dina kunder, dokument och arbetsuppgifter. Istället för att spendera många timmar på att samla in de underlag som behövs till årsredovisning, deklaration eller annat.
"Det vanligaste sättet att samla in och dela dokument och underlag är faktiskt fortfarande med hjälp av mejl,” säger Per Lundberg, Product Manager på Wolters Kluwer. ”Det är tidskrävande, ger dålig översikt och kräver dessutom extra säkerhetsfunktioner för att vara GDPR-säkert.”
Att införskaffa en klientportal för att samla in och dela dokument med sina kunder kan alltså vara en bra investering. Men vilka funktioner ska man titta efter?
Att göra-lista
Att hålla koll på vilka dokument och underlag som ska skickas in till byrån är något som kunderna ofta upplever som krångligt. Listan på vad som ska göras kan vara allt annat än sammanhängande och innehålla allt från Post it-lappar till med kvitton med handskrivna anteckningar. I en klientportal finns dock ofta en att göra-lista för kunderna. På så sätt vet de vilka dokument de ska skicka in och kan enkelt bocka av dem en efter en.
Kundflöden
Något som också är viktigt är en tydlig översikt av olika kundflöden. Med hjälp av en sådan kan du enkelt följa var de olika kunderna är i processen – vem som har skickar in vad. Här kan det också vara bra att kunna skicka ut påminnelser till de som behöver komplettera.
Egen varumärkesprofil
En smart funktion att ha är att kunna varumärkesanpassa klientportalen med egen logotyp och temafärger. På så sätt upplever kunden det som att de är i byråns egen miljö istället för hos en tredjepart. Förutom att stärka byråns varumärke så blir det också en enklare och bättre upplevelse för kunden.
Anpassat efter branschen
Sist men inte minst så är det naturligtvis bra att välja en branschanpassad lösning. Breda lösningar som Dropbox eller Google Drive är visserligen säkrare än mejl, men de är inte anpassade efter de processer som redovisningsbyråer har. I branschanpassade lösningar är det till exempel viktigt med uppföljning och kvittens, alltså om dokument kommit in.
