Het heeft gezorgd voor veel meer overzicht

WEA Rivierenland Accountants en Adviseurs is vanuit het Gelderse Zaltbommel werkzaam voor talloze ondernemers in het mkb. Variërend van middelgrote bedrijven tot ZZP’ers. Om af te stappen van de papieren workflows voor de medewerkers, ging het kantoor gebruikmaken van Twinfield Samenwerken. ‘Het heeft gezorgd voor veel meer overzicht.’

Nadat in maart 2020 in Nederland het coronavirus uitbrak, liepen de medewerkers van WEA Rivierenland Accountants en Adviseurs tegen een probleem aan, schetst applicatiebeheerder Maartje van Lieshout: ‘Al onze workflows stonden nog op papier. Op een A4 stond een stappenplan met wat allemaal gedaan moest worden. Als een medewerker zijn of haar werk had gedaan, werd dat afgetekend en ging het mapje met papieren naar de volgende medewerker. Dat ging niet meer toen iedereen thuis moest werken.’

Enorme zoektocht

De oplossing was het stappenplan digitaal maken in het document managementsysteem. Een link naar het document werd via een e-mail gestuurd naar de betrokken medewerkers. Van Lieshout: ‘Het was een oplossing om operationeel te blijven, maar op een gegeven moment was het overzicht verdwenen van wie wat deed. De medewerkers konden ook niet makkelijk monitoren wat voor werk ze nog doen moesten. Ik ben op zoek gegaan naar aanbieders van digitale workflows en dat was een enorme zoektocht. Ik had al twee andere partijen op mijn lijstje staan, toen onze accountmanager van Twinfield een mail stuurde om de optie te bespreken van Twinfield Samenwerken.’

Vertrouwen in de organisatie

Die bespreking en uitleg was dusdanig succesvol dat het kantoor de keuze maakte voor Twinfield Samenwerken. Van Lieshout: ‘We waren al bekend met Twinfield en Wolters Kluwer. We gebruiken ook Twinfield Boekhouden en dat werkt uitstekend. We vertrouwen de organisatie. Het was voor ons belangrijk dat we onze workflows in een bestaande applicatie konden inrichten en die optie bood Twinfield Samenwerken ons. De look and feel van de applicatie is ook fijn en het gebruik ervan is snel te leren aan medewerkers die er net mee werken. Twinfield is ook een dermate grote organisatie dat ze meegaan in de laatste ontwikkelingen.’

Heel positief gevoel

In een tijdsbestek van slechts tweeënhalve maand werd Twinfield Samenwerken geïmplementeerd bij het kantoor in Zaltbommel. ‘Ik kijk met een heel positief gevoel terug op die implementatie’, zegt Van Lieshout. ‘We zijn heel goed begeleid door Martin en na tweeënhalve maand stond het programma klaar, hadden alle medewerkers een training gehad en konden we ermee aan de slag.’  Bij collega Mitchell van de Kraats, cliëntadviseur, overheerst hetzelfde gevoel. ‘Wij hebben bij de implementatie duidelijk aangegeven wat onze wensen en eisen waren. Daar werd naar geluisterd en ingepast als het mogelijk was. Als het niet kon, werd het op de wensenlijst gezet en uitgezocht of het in de toekomst mogelijk wel kan.’

Betrokken consultant

Van Lieshout vond het heel prettig dat er zo goed naar de wensen van het kantoor werd geluisterd. ‘Onze consultant was zeer betrokken. Als we vragen hadden, kreeg je meestal dezelfde dag nog een reactie. En vaak zelfs nog binnen het uur. Wat ik ook heel tof vond, is dat twee medewerkers van Twinfield in de avonduren een uitleg hebben gegeven aan onze directie. Kosteloos. Zomaar. Om hen te laten zien hoe het werkt en zij konden daarbij ook vragen stellen. Dat vond ik een heel goed initiatief.’

Ook voor de jaarrekening

WEA Rivierenland heeft met Twinfield Samenwerken dus de workflows gedigitaliseerd en gebruikt het ook voor het opstellen van de jaarrekening. ‘We hebben het proces vrijwel hetzelfde ingericht zoals we dat op papier ook deden. Her en der zijn er wat aanpassingen’, legt Van de Kraats uit. ‘Het was al een tijd een wens van ons om dit proces ook te digitaliseren en dus was dit het ideale moment hiervoor.’ De verschillende taken die horen bij het opstellen van een jaarrekening zijn ingericht in de applicatie. Van de Kraats: ‘Als een medewerker zijn of haar taken heeft afgerond, vinkt diegene dat af en komt het automatisch terecht bij de volgende medewerker in het proces. Diegene kan in één oogopslag zien waar hij of zij aan zet is. Vaak stuur ik er nog wel een e-mail achteraan dat diegene aan de slag kan, maar eigenlijk is dat niet nodig. Ik merk namelijk dat collega’s het prettig vinden dat dat persoonlijke contact er nog is. Zo doorloop je het hele proces tot de uiteindelijke verzending van de jaarrekening.’

Prettige bijkomstigheid

Een prettige bijkomstigheid voor Van de Kraats is dat hij de applicatie ook kan gebruiken voor zijn eigen planning. ‘Twinfield Samenwerken is geen planningstool, maar het geeft mij een overzicht van wat ik moet doen het hele jaar. Ik kan vrij makkelijk zien hoe ver ik ben met verschillende opdrachten. Dat kon ik voorheen met de oude workflows niet. Toen had ik hier een aparte Excelsheet voor.’

Beter inzicht en uniforme werkwijze

WEA Rivierenland Accountants en Adviseurs gebruikt Twinfield Samenwerken nu een half jaar. Bevalt het? Van Lieshout: ‘Absoluut. Ik heb, nu de workflows digitaal zijn, een beter inzicht wat voor werk er ligt en wat er is gedaan. Ook houd je de doorlooptijden beter in de gaten.’ ‘Wij maken nu ook zelf nieuwe workflows. Wij hebben al een tijd de wens om één uniforme werkwijze te hebben voor nieuwe klanten en vertrekkende klanten. Wat moeten we doen als er een nieuwe klant is? Wat moeten we doen als een klant weggaat? Dat proces hebben we zelf gemaakt in Twinfield Samenwerken en dat is superfijn. Het geeft je handvatten en je volgt altijd dezelfde route.’

Betrokken bij ontwikkelingen

Van de Kraats ziet dat er achter de schermen druk gewerkt wordt om Twinfield Samenwerken verder te verbeteren. ‘Ze willen de lay-out hier en daar wat op de schop gooien. Overzichtelijker maken. Ik word actief betrokken in die ontwikkelingen en dat vind ik heel prettig. De gedachte is: wat wil de gebruiker? En: er wordt ook echt naar je geluisterd. Als je andersom zelf een vraag hebt of een verbetering ziet, krijg je ook snel antwoord of proberen ze dit te verbeteren of aan te passen.’ Nu het kantoor bijna volledig digitaal werkt, is het papier ook bijna verdwenen. Van Lieshout: ‘Het is mijn ambitie om zoveel mogelijk papier weg te doen. Het is namelijk zo jaren tachtig om alles op papier te doen.’

Maak ook kennis met Twinfield Samenwerken!