BTW oninbare vorderingen in een rapport

Het is alweer even geleden, maar op 1 januari 2017 is de wetgeving* rondom de btw teruggaaf en verplichte btw afdracht in geval van oninbare vorderingen veranderd. Tot die tijd moest je de Belastingdienst om toestemming vragen om btw terug te mogen vragen bij oninbare vorderingen en er moest worden aangetoond dat de post oninbaar was. De termijn wanneer je een vordering als oninbaar beschouwt en de manier waarop je deze afhandelt, zijn veranderd. Om je hierbij te helpen, heeft Twinfield het rapport ‘btw oninbare vorderingen‘ ontwikkeld.

Blog btw oninbare vorderingen

In deze blog ‘Twinfield Boekhouden biedt rapport btw oninbare vorderingen‘ geef ik uitleg hoe je dit rapport in Twinfield Boekhouden in gebruik neemt. Voeren je klanten zelf de administratie? Maak dit onderwerp een bespreekpunt bij het overleg rondom het jaarwerk.

Overgangsrecht

Let op: voor 1 januari 2017 was de termijn wanneer een vordering als oninbaar kon worden gezien twee jaar. Deze termijn is veranderd naar één jaar. Het overgangsrecht geldt voor de posten die daartussen vallen.

Heb je een vordering waarvan de uiterste betaaldatum is verstreken vóór 1 januari 2017, maar die op die datum (gedeeltelijk) niet is ontvangen? En is die vordering vóór 1 januari 2017 niet oninbaar? Dan begint de termijn van één jaar te lopen vanaf 1 januari 2017. Dit betekent dat deze vordering op 1 januari 2018 als oninbaar wordt aangemerkt voor zover de vordering op die datum nog steeds niet is ontvangen.

Van die posten kun je de btw terugvorderen oftewel moet je btw terugbetalen. Omdat nu een jaar verstreken is, heeft Twinfield Boekhouden het rapport ‘btw oninbare vorderingen’ ontwikkeld. Hiermee helpen we onze gebruikers om inzicht te krijgen in de posten waar de nieuwe wetgeving op van toepassing is.

Hoe ga jij te werk?

Openstaande postenlijst

De ondernemer (of jij als zijn/haar accountant) kan ervoor kiezen om de originele vordering te laten bestaan in de administratie. Als de originele vordering (schuld) intact blijft op de openstaande postenlijst debiteuren (crediteuren), blijft het mogelijk om aanmaningen te versturen en/of dossier op te bouwen met betrekking tot de factuur.

Ook als je btw betaalt of terugvordert, verandert de openstaande post niet. Zolang de factuur niet afgehandeld is, kan het zijn dat deze alsnog (deels) betaald wordt.

NB: Als de post alsnog (deels) betaald dan wel ontvangen wordt, dan moet je de btw over dat specifieke bedrag betalen of terugvorderen.

Aparte grootboekrekeningen

Het is aan te raden om met aparte grootboekrekeningen te gaan werken. Door de correcties naar aanleiding van de oninbare vorderingen ouder dan één jaar te journaliseren op een extra grootboekrekening debiteuren (crediteuren), houd je aansluiting met de aangiften omzetbelasting en bijbehorende oninbare posten.

Voor wie is ‘btw oninbare vorderingen’

Het rapport van Twinfield Boekhouden, ‘btw oninbare vorderingen', vind je in Rapportbeheer onder de btw rapporten. Het rapport wordt ter beschikking gesteld aan de rollen LVL1 en LVL2.

Hoe werkt dit rapport?

Door de peildatum in te vullen, krijg je een overzicht van openstaande inkoop- en verkoopfacturen die op de opgegeven datum open stonden. Als peildatum zul je meestal de laatste datum van een aangifteperiode opgeven. Alle betalingen na deze datum worden buiten beschouwing gelaten, waardoor je kunt ‘tijdreizen’. Dit brengt een aandachtspunt met zich mee, zie hieronder ‘Aandachtperiode’.

De vervaldatum is letterlijk de vervaldatum van de facturen. Omdat de fiscus een termijn van één jaar hanteert, zul je hier de [peildatum -/- 1 jaar] invullen.

Deelbetalingen

In het overzicht wordt rekening gehouden met deelbetalingen.

Als er sprake is van deelbetalingen, zie je een verschil tussen de kolommen Bedrag en Openstaand bedrag. Let op: openstaande bedrag is het bedrag dat bij die btw-code hoort. Als er verschillende btw-codes (percentages) zijn gebruikt op dezelfde factuur, toont het rapport deze informatie per btw-code.

Aandachtperiode

Hieronder zie je een tijdslijn van een oninbare factuur, in geval per kwartaal aangifte wordt gedaan.

Toelichting:

Factuurdatum is 13-03-2017;
Factuur vervaldatum is 30 dagen later, 12-04-2017;
Tussenliggend jaar: als er deelbetalingen zijn, houdt het overzicht daar rekening mee;
Factuur is 1 jaar vervallen op 12-04-2018;
Aangifte gaat over 2^e kwartaal. Overzicht oninbare vorderingen wordt opgevraagd op de laatste dag van het 2^e kwartaal, dus 30-06-2018 wordt als peildatum opgegeven;
Aangiftemoment 23-07-2018 is het moment waarop daadwerkelijk de aangifte wordt verzorgd;
Aandachtperiode: de aandachtperiode is de periode tussen einde tijdvak, en het aangiftemoment. Als net in die periode de factuur wordt voldaan, is het niet logisch om deze te behandelen als een oninbare vordering.

Kanttekeningen

Dit rapport werkt alleen als in Twinfield het factuurstelsel wordt toegepast, hetgeen wij adviseren. Lees daarvoor de blog ‘Optimaal online: van kas- naar factuurstelsel‘. Bij het kasstelsel geldt het moment van betaling van de factuur als moment voor de btw-afdracht. Deze regeling is bedoeld voor situaties waarin juist geen betaling plaatsvindt.

Van tussentijdse deelbetalingen wordt de btw-periode, waarin deze deelbetalingen in een aangifte zijn opgenomen, niet op het rapport getoond. Als deze informatie ook getoond zou moeten worden, wordt zoveel informatie tegelijk opgevraagd dat het te lang zou duren om het rapport te laden.

* Belastingdienst/Teruggaaf door oninbare vorderingen