Update 18-04-2023: De whitepaper Werkkostenreleling 2022 is niet meer beschikbaar. Alle actuele informatie over de Werkkostenregeling kunt u vinden in de collectie Fiscaal & Financieel via Navigator. Nog geen account bij Navigator? Probeer dit 4 weken gratis.
Er is sprake van krapte op de arbeidsmarkt en die krapte raakt bijna alle bedrijven en dus ook de fiscale advieskantoren. Fiscalisten kunnen hun klanten helpen door uitleg te geven over de mogelijkheden die de werkkostenregeling 2022 (WKR) biedt. Hoe pak je dit handig aan als fiscalist? In dit artikel delen wij zes mogelijkheden waar fiscalisten hun klanten op kunnen wijzen.
1. Bepaal het voordeel van de werkkostenregeling voor je klanten
De WKR regeling ziet op het belasten, of juist vrijstellen, van vrije vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Dit betekent dat de werkgever een bepaald percentage van de totale fiscale loonsom belastingvrij aan zijn werknemers kan verstrekken: de zogeheten vrije ruimte. Voor 2011 moest de waarde van verstrekkingen worden toegerekend aan de individuele werknemer, dat hoeft in het nieuwe systeem niet meer. Hierdoor is het bijhouden van vergoedingen op werknemersniveau niet meer nodig.
De toegekende kostenvergoedingen of verstrekkingen worden volgens de normale regels als loon belast. Hierdoor wordt de eindheffing niet toegepast. Dit is voordeliger, en dus gunstiger, voor werknemers, omdat de eindheffing een heffing is die ten laste van de werkgever komt. Als hij de werkkostenregeling niet toepast, dan moeten alle vergoedingen en verstrekkingen tot het belaste loon worden gerekend.
2. Ken de uitzonderingen op de werkkostenregeling
Er zijn een aantal uitzonderingen op de werkkostenregeling. Het uitgangspunt van de werkkostenregeling is dat alle vergoedingen en verstrekkingen belast loon zijn. Een belangrijke uitzondering op dit uitgangspunt is de terugbetaling van intermediaire kosten.
3. Gebruikelijksheidstoets als onderbouwing voor tegemoetkomingen
Vergoedingen die boven deze vrije ruimte vallen zijn belast tegen een tarief van 80 procent eindheffing bij de werkgever. De hoogte van dit tarief is gebaseerd op tabeltarief, op deze manier wordt benadrukt dat de werkgever de belasting van de werknemer voor zijn rekening neemt. In sommige situaties kan het overigens gunstiger zijn om geen gebruik te maken van het eindheffingstarief van 80%. Dat komt met name voor bij de veel lager betaalde werknemers. Dan kan het voordeliger zijn om vergoedingen als belast loon (art. 10 Wet LB 1965) te behandelen en dan te bruteren via de bruteringstabellen.
4. Vrije ruimte 2022 berekenen
De overheid stelt jaarlijks vast wat de vrije ruimte is in de werkkostenregeling. De omvang van de ruimte wordt berekend als een percentage van de fiscale loonsom binnen een bedrijf. Er zijn drie tarieven vastgesteld. In 2020 en 2021 gold een hogere opbouw over de fiscale loonsom tot € 400.000, -, omdat dit een onderdeel van de steunmaatregelen van de overheid was.
- 2020: over de eerste 400.000 euro 3% en over het meerdere 1,2%
- 2021: over de eerste 400.000 euro 3% en over het meerdere 1,18%
- 2022: over de eerste 400.000 euro 1,7% en over het meerdere 1,18%
Bereken de vrije ruimte over 2022 voor je klant, zodat hij kan bepalen hoe hij deze ruimte wil gaan invullen. Om na te gaan of een vergoeding of verstrekking binnen de vrije ruimte van de werkkostenregeling valt, moet je eerst bepalen om wat voor vergoeding of verstrekking het gaat. Naast de vrije ruimte zijn er vier andere posten:
- richte vrijstellingen
- nihil waarderingen
- intermediaire kosten
- en de overige posten buiten de vrije ruimte.
Vooruitziende blik WKR 2023
Meer steun voor ondernemers. De vrije ruimte in de WKR wordt waarschijnlijk verruimd van 1,7% tot een loonsom van € 400.000 naar 1,92% tot een loonsom van € 400.000. De vrije ruimte stijgt hierdoor van € 6.800 naar € 7.680 bij een loonsom van precies € 400.000. Dit zorgt ervoor dat werkgevers meer onbelaste vergoedingen kunnen geven aan werknemers. Bij 8 werknemers die samen € 400.000 verdienen is een extra onbelaste vergoeding van € 110 per werknemer mogelijk. De stijging van vrije ruimte staat op Prinsjesdag nog niet in het Belastingplan 2023, maar zal het kabinet in een nota van wijziging bij het Belastingplan opnemen.
Ook heeft het Kabinet waarschijnlijk de motie doorgevoerd om de vrije ruimte in de WKR tijdelijk en eenmalig in 2023 te verruimen tot 3% tot een loonsom van € 400.000.
Gesprekken over het bovenstaande worden nog gevoerd.
5. Let op de nihilwaarderingen en kosten buiten de vrije ruimte
Er zijn een aantal vergoedingen die niet ten koste van de vrije ruimte gaan, dit zijn de zogenaamde nihilwaarderingen. Dit gaat meestal over voorzieningen die op of bij de werkplek worden gebruikt. Het gaat hierbij onder andere om vergoedingen met een gerichte vrijstelling. Dit zijn enkele gerichte vrijstellingen in de WKR:
- reiskosten tot € 0,19 per kilometer;
- abonnementen voor openbaar vervoer;
- verhuiskosten vanwege werk;
- maaltijden bij overwerk.
Er vallen ook posten buiten de vrije ruimte.
6. Behoud personeel met de werkkostenregeling
- Telefoon, computer, tablet en gereedschap mogen onbelast aan de werknemer worden verstrekt, als deze tijdens de werkzaamheden worden gebruikt (noodzakelijkheidscriterium). Werkgevers mogen een budget geven waarmee de werknemer zelf een telefoon kan uitkiezen.
- Kosten van cursussen en congressen.
- Geldbedragen als een bonus.
- Fietsplan of een elektrische fiets.
- Bedrijfsfitness.
- Personeelsfeesten- en reizen.
- Thuiswerkvergoeding of bijvoorbeeld een vergoeding van het internet thuis.
Het inzetten van de WKR is een van de mogelijkheden om het personeel binnen de eigen praktijk te behouden. In het artikel over het binden van fiscalisten aan het kantoor staan meer tips.
