Onkosten declareren, digitaal of handmatig?

Vrijwel elke organisatie heeft te maken met onkostendeclaraties van medewerkers of het gebruik van een zakelijke creditcard. Hoewel steeds meer bedrijven deze onkosten digitaal declareren, blijft 13% van de bedrijven dit doen met papieren bonnetjes. Uit onderzoek van Concur blijkt dat dit proces opvallend veel frustraties veroorzaakt en wordt ervaren als arbeidsintensief, terwijl automatisering van het declaratieproces een flinke besparing kan opleveren.

Onderzoek

De analisten van Aberdeen Group berekende een tijdswinst van 35 procent voor het totale onkostenbeheer als declaraties niet handmatig, maar geautomatiseerd worden ingevoerd. De kosten met betrekking tot afhandeling van declaraties kunnen dalen met maar liefst 75 procent.

Onderzoeksbureau Ardent Partners kwam uit op een besparing van 65 procent. Bovendien concludeerden zij dat het lange-termijnsucces van snelgroeiende MKB’s vooral te danken is aan enerzijds het management van de cash flow, anderzijds de ondersteunende infrastructuur.

In 2015 maakte ruim 70% van de MKB-organisaties nog geen gebruik van declaratiesoftware. Hoewel dit percentage inmiddels flink gedaald is, blijft er een deel van de MKB-organisaties geen gebruik maken van deze software. Deze groep gebruikt een combinatie van handmatige invoer, zakelijke creditcards en Excel-sheets.

Waarom dan niet digitaliseren?

Redenen om niet over te stappen zijn:

• De waan van de dag, er wordt geen tijd vrij maakt om dit proces op te pakken.Gebrek aan kennis over de wet- en regelgeving waardoor men bang is verkeerde keuzes te maken.
• Niet realiseren hoe arbeidsintensief het huidige proces in de werkelijkheid is.

Hoe arbeidsintensief is het handmatige proces?

Twijfel je aan deze cijfers of vind je het overdreven?

Hieronder beschrijf ik stapsgewijs het standaard (handmatig) proces van het verwerken van onkostendeclaraties in een gemiddeld MKB-bedrijf. Ik houd hierbij geen rekening met zoekgeraakte bonnen/facturen, ook niet met de tijd om deze te zoeken of met vragen over de bonnen/facturen (van bijvoorbeeld leidinggevende of afdeling finance). Ik ga dus uit van een soepel en standaard proces:

1. De werknemer ontvangt de bon/factuur en legt deze in een la of bakje te declareren.
2. Aan het einde van de maand moet hij zijn declaraties indienen, dus zoekt hij zijn Excel- of invulformulier en verzamelde bonnen op.
3. Hij vult zijn NAW en bankgegevens in en op iedere regel afzonderlijk het volgende: Datum, naam leverancier, omschrijving, bedrag ex btw, btw-bedrag en wellicht het bedrag inclusief btw.
4. Na de totaaltelling maakt hij de bonnen vast, hopelijk op volgorde, achter het formulier. Hij heeft nu een onkostendeclaratie gemaakt die hem zomaar een half uur van zijn werktijd heeft gekost (neem van mij aan dat het gros dit onder werktijd doet).
5. Deze onkostendeclaratie levert hij in bij zijn leidinggevende ter ondertekening.
6. De leidinggevende controleert en ondertekent de onkostendeclaratie voor akkoord.
7. Daarna gaat de onkostendeclaratie naar de afdeling finance.
8. Afdeling finance gaat vervolgens met de onkostendeclaratie aan de slag. Het nietje moet uit de onkostendeclaratie, zodat men gemakkelijk de bonnen kan vergelijken met de ingevulde regels en de totaaltelling kan controleren. Eventueel codeert men de declaratie direct.
9. Kassabonnen moeten worden gekopieerd (of gedigitaliseerd) omdat deze nu eenmaal vervagen en de bewaartermijn van 7 jaar dus niet halen.
10. Vervolgens gaat men deze inboeken in het boekhoudpakket op de juiste grootboekrekening, kostenplaats enz.
11. De bonnen inclusief kopieën worden weer achter de onkostendeclaratie geniet en in het bakje/ordner te-betalen-facturen gedaan (of naar de loonadministratie gedaan om toe te voegen als uitbetaling op het salaris maar we gaan nu uit van het eerste).
12. Zodra we gaan betalen, halen we de declaratie uit het bakje/ordner te-betalen-facturen en stoppen deze achter de verzamelbetaling die we zojuist hebben gemaakt. Deze gaat naar de directeur ter akkoord van de betaling.
13. De verzamelbetaling is akkoord, dus zetten we deze door naar de bank.
14. Zodra het bankafschrift is verwerkt met de verzamelbetaling, gaan we de achterliggende documenten sorteren en in de order betaalde-facturen stoppen.
15. Aan het begin van het nieuwe jaar moeten we archiveren, zodat het nieuwe boekjaar weer in de orders kan. We halen de huidige ordners leeg, stoppen dit in een archiefdoos en verplaatsen dit naar het archief.
16. Na 7 jaar (of 10 jaar afhankelijk van de branche waarin je zit) mogen we het archief opschonen. Dus gooien we de archiefdozen met documenten ouder dan 7 jaar weg.

Dankzij Basecone kan het declareren veel eenvoudiger:

1. Medewerker maakt foto van bon met de Basecone app, vult omschrijving in en de declaratie wordt verstuurt naar Basecone
2. Declaratie komt in een automatisch ingestelde workflow (goedkeuringsflow). En wordt toegwezen aan de juiste autorisator. 
3. Autorisator krijgt een bericht en keurt de declaratie goed met de Basecone app
4 Afdeling finance controleert via Basecone het volledig ingevulde boekingsvoorstel en boekt deze door.

Hoe ziet dit proces er bij jou uit? Wil jij ook een efficiënt en geautomatiseerd proces, waarbij de handtekening digitaal gezet wordt? Probeer dan Basecone 14 dagen geheel vrijblijvend of neem contact op.