Voorbij aan Covid

De essentie van efficiëntie

Caroline Cabezas werkzaam als Legal Counsel, zag in de afgelopen maanden de druk op het team toenemen. Snel omschakelen is daarbij van essentieel belang. Caroline: “Vroeger ervaarden wij veel weerstand rondom het gebruik van e-signatures. Klanten die voorheen terughoudend waren om contracten of juridische documenten elektronisch te ondertekenen hebben zich gerealiseerd dat e-signatures net zo bindend zijn als natte inkt”.

Ellen Hermans is werkzaam bij Scrive, aanbieder van e-signature oplossingen: “Binnen bepaalde segmenten waar mensen elkaar nu minder makkelijk zien, zien wij een enorme toevlucht. Denk hierbij aan de automotive industrie, hypotheekverstrekkers, het notariaat en advocatenkantoren E-signature oplossingen zijn misschien geen primair bedrijfsproces, maar met het digitaliseren van je contractafhandeling kan je wel enorm veel tijd en geld besparen. Daarmee dragen e-signatures bij aan het gebruiksgemak van je cliënt”.

Mark Jansen, kennismanager binnen de advocatuur herkent de verhalen. “De epidemie en het thuiswerken als gevolg daarvan hebben ervoor gezorgd dat ‘noodzakelijke’ oplossingen als e-signatures veel sneller dan normaal geaccepteerd zijn binnen een kantoor. Opvallend vind ik dat in het onderzoek investeringen in software voor bijvoorbeeld document automation en document collaboration nog achterblijven, terwijl juist hier veel winst valt te behalen.”

Toegenomen interesse in privacy

Terwijl de in-house sector al jaren probeert het belang van privacy en toestemming te benadrukken, hebben anderen het belang maar langzaam erkend. Nu organisaties diens activiteiten meer online uitvoeren, staat privacy in een nieuw daglicht.

Caroline merkt dat haar collega’s op andere afdelingen en de klanten plotseling interesse tonen in privacy. Voorheen werden toestemmingsformulieren met de hand ondertekend, maar de ontwikkeling van de

Electronic Data Capture (voor gebruik bij medische studies) werd versneld geïmplementeerd met MyConsent, een digitaal toestemmingsbeheerplatform. Caroline: “Het beste van alles is dat mensen buiten de juridische afdeling meer stil staan bij privacy. Mijn collega’s van het ontwikkelingsteam kwamen naar mij toe en vroegen welke functies ze nodig hadden om het product GDPR-compatibel te maken”. Caroline geeft aan dat dit een enorme verschuiving is ten opzichte van een paar maanden geleden.

Cathy Brocklebank, Advocaat Privacy & IE bij Okkerse & Schop Advocaten sluit zich aan bij de opmerking van Caroline: “Binnen onze sectie hebben wij ook meer telefoontjes gehad van ondernemers die zich afvragen over hoe men privacy proof kan thuiswerken. Dat begint met de kennis van het personeel. Uiteindelijk maak je samen een protocol datalekken of een aanpassing op het huidige protocol zodat de medewerkers weten waar ze op moeten letten”.

“Bij ons op kantoor is er niet veel veranderd. In de gehele advocatuur zie je nu wel een omslag naar digitaal werken en dan vooral digitaal communiceren. Met collega’s en cliënten communiceren via Teams was misschien voor veel bedrijven al heel normaal maar in de klassieke advocatuur minder vanzelfsprekend”.

Procederen versus thuiswerken

Sinds 11 mei zijn rechtszaken met procespartijen in de zittingszaal weer beperkt mogelijk, mits de fysieke aanwezigheid van partijen noodzakelijk is. De voorzieningenrechter bepaalt na ontvangst van de aanvraag of hier sprake van is. Ondanks de aanpassingen in het beleid is de achterstand verder opgelopen. Rein Eilers werkzaam bij Hupkes Advocaten: “Op ons kantoor werken wij gedeeltelijk thuis en gedeeltelijk op kantoor. De voornaamste reden dat wij nog op kantoor zijn heeft te maken met het feit dat wij regelmatig procederen. Al deze stukken dienen nog altijd uitgeprint te worden. Dat doe je niet zomaar thuis met je Canon printer”.

Rein Eilers: “Het contact met bestaande cliënten is veelal via telefoon of mail dus in dat opzicht is er niet veel veranderd. Wel organiseerde wij altijd inloopuren op locatie, die vinden nu veelal online plaats. Qua reistijd is dat eigenlijk efficiënter en nu vinden cliënten dat geen probleem. Of dit zo blijft? Ik kan me voorstellen dat nieuwe cliënten behoefte hebben om een advocaat in levende lijven te spreken. We zullen het zien”.

In juni 2020 heeft Wolters Kluwer een enquête gehouden om te bepalen hoe groot de impact van covid-19 is binnen de juridische sector, hoe zich dit uit voor juridisch professionals en wat het komende jaar de gevolgen zullenzijn voor advocatenkantoren. Het enquêteverslag is gebaseerd op gegevens van 1866 juridisch professionals van advocatenkantoren uit 10 Europese landen en bestudeert de impact op de werkdruk, kostenbeheersing, manieren van werken, en technologie en investeringen. Ga voor meer informatie over de Wolters Kluwer-enquête naar de impact van de coronacrisis op de juridische sector, download het rapport hier.