Wat is een vertrouwenspersoon?
Rol van de vertrouwenspersoon
De rol van de vertrouwenspersoon is uitgebreid. Samengevat vormt deze persoon, intern of extern, het onafhankelijk eerstelijns aanspreekpunt voor medewerkers met problemen die te maken hebben met psychosociale risico’s op de werkvloer. Werknemers kunnen de vertrouwenspersoon hun bezorgdheden toevertrouwen met de nodige vertrouwelijkheid en zonder formalisme.
Naast de mogelijkheid om een dialoog op gang te brengen bij concrete conflicten tussen medewerkers onderling of met leidinggevenden, staat de vertrouwenspersoon ook in contact met de preventieadviseur psychosociale aspecten.
Indien de werkgever geen vertrouwenspersoon aangeduid heeft, is het in principe aan de preventieadviseur van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk om die taken over te nemen. Sinds de nieuwe wetswijziging kan die situatie zich voordoen in ondernemingen met minder dan 50 werknemers.
Uitzondering daarop zijn ondernemingen met minder dan 20 werknemers waarbij de werkgever zelf de rol van preventieadviseur op zich neemt, alsook de situatie waarbij de betrokkene zelf of alle leden van de vakbondsafvaardiging, of bij ontstentenis van een vakbondsafvaardiging, alle werknemers, hiermee niet akkoord gaan.
Statuut van de vertrouwenspersoon: wie mag vertrouwenspersoon zijn?
Niet iedereen komt in aanmerking om vertrouwenspersoon te zijn: hoewel dit zowel een werknemer als een externe persoon mag zijn (afhankelijk van de grootte van de onderneming), zijn een aantal hoedanigheden onverenigbaar met de rol van een neutrale, onafhankelijke vertrouwenspersoon. Kunnen daarom geen vertrouwenspersoon zijn: de werkgever zelf, leidinggevend personeel, de preventieadviseur-arbeidsgeneesheer, leden van de vakbondsafvaardiging, van de ondernemingsraad of het CPBW, kandidaten voor de sociale verkiezingen, etc.
De preventieadviseur psychosociale aspecten, alsook de interne preventieadviseur, belast met de leiding van de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk, kunnen wel in aanmerking komen om ook als vertrouwenspersoon op te treden – voor zover ze aan alle voorwaarden voldoen.
Een van die voorwaarden is het volgen van een vereiste opleiding. Voor vertrouwenspersonen die binnenkort verplicht aangesteld zullen worden, is het niet verplicht dat zij de opleiding reeds gevolgd hebben op het moment van hun aanstelling. De code over Welzijn op het werk voorziet een termijn van 2 jaar na de aanstelling om de opleiding te voltooien.
Is een vertrouwenspersoon verplicht?
Tot voor kort was de aanstelling van een vertrouwenspersoon niet verplicht, behalve in het geval waarin alle leden van de werknemersvertegenwoordiging binnen het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk deze aanstelling verzochten. Het aantal werknemers in de onderneming speelde daarbij geen rol. Daar komt nu verandering in: voor ondernemingen met minstens 50 werknemers is een vertrouwenspersoon verplicht vanaf 1 december 2023. Zij duiden de vertrouwenspersoon aan in overleg met de leden van het CPBW.
De bedoeling is dat er consensus bereikt wordt over de keuze van vertrouwenspersoon, waarvoor het akkoord van alle vertegenwoordigers in het CPBW nodig zal zijn. De wet voorziet de tussenkomst van de inspectie Toezicht Welzijn op het Werk wanneer er geen akkoord bereikt zou kunnen worden. Indien na interventie van het TWW nog steeds geen verzoening mogelijk is, zal die laatste een advies uitbrengen en neemt de werkgever uiteindelijk de beslissing tot aanstelling van een vertrouwenspersoon. Als de werkgever daarbij het advies van de inspectie naast zich neerlegt, moet de motivatie daarvoor aan het CPBW meegedeeld worden.
Aangezien de vertrouwenspersoon voortaan enkel verplicht is in ondernemingen met 50 of meer werknemers, verliest artikel 32sexies § 2/1 deels zijn relevantie, gezien hierin de mogelijkheid voorzien was voor het Comité om de werkgever te verzoeken een vertrouwenspersoon aan te duiden. Deze optie blijft wel behouden voor ondernemingen met minder dan 50 werknemers, omdat de aanduiding van een vertrouwenspersoon daar niet verplicht is. Bij gebrek aan Comité kan die vraag in dat geval voorgelegd worden bij de vakbondsafvaardiging, of bij ontstentenis daarvan door de werknemers zelf, in overeenstemming met artikels 52 en 53 van de Welzijnswet.
Bovendien bepaalt de nieuwe wet dat er altijd minstens één vertrouwenspersoon een werknemer moet zijn van de onderneming, indien er meerdere vertrouwenspersoon zijn. Dat geldt ook wanneer de preventieadviseur psychosociale risico’s deel uitmaakt van de externe dienst voor preventie en bescherming op het werk.
Ten slotte zal het in het licht van deze nieuwe wetgeving mogelijk noodzakelijk zijn om het arbeidsreglement te wijzigen gezien dit de gegevens van de vertrouwenspersoon/-personen bevat.
Aanbevolen aanstelling
Ondernemingen die minder dan 20 werknemers tewerkstellen zijn vrij om een vertrouwenspersoon aan te stellen als ze dat willen, zonder dat daartoe een verplichting bestaat. Indien in deze ondernemingen toch een vertrouwenspersoon aangeduid wordt, hoeft dit bovendien geen personeelslid te zijn.
Ten slotte geldt ook voor werkgevers die 20 tot 49 werknemers tewerkstellen dat zij niet verplicht zijn een vertrouwenspersoon aan te stellen. Doen ze dat toch, dan moet er minstens één vertrouwenspersoon een personeelslid van de onderneming zijn wanneer de preventieadviseur psychosociale aspecten dat niet is (i.e. wanneer hij of zij deel uitmaakt van een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk).
Dat verhindert niet dat, zelfs in de gevallen waarbij werkgevers niet gebonden zijn een vertrouwenspersoon aan te duiden, die verplichting toch kan ontstaan wanneer alle leden van de vakbondsafvaardiging dit unaniem vragen, of bij ontstentenis daarvan, op vraag van alle werknemers.
Samengevat: is een vertrouwenspersoon verplicht?
In bedrijven met minstens 50 werknemers moet de werkgever een of meer vertrouwenspersonen aanstellen. Een dergelijke benoeming moet gebeuren met de voorafgaande instemming van alle leden die de werknemers in het C.P.P.T. vertegenwoordigen.
De benoeming is niet verplicht voor werkgevers met minder dan 50 werknemers, tenzij alle leden van de vakbondsafvaardiging of, bij afwezigheid van een vakbondsafvaardiging, alle werknemers hierom verzoeken.
Ten minste één van de vertrouwenspersonen moet een personeelslid van de werkgever zijn als :
- de werkgever 50 of meer werknemers in dienst heeft ;
- de werkgever 20 of meer werknemers in dienst heeft en alleen een beroep doet op een preventieadviseur van een externe arbodienst.
Meer informatie over de status van de vertrouwenspersoon en de procedure voor het aanstellen van de vertrouwenspersoon? Ontdek SocialEye!
Bron: Ellen Levrouw Senior Consultant Employment & Social Security Law bij BDO; Lees het volledige artikel in ‘de Sociale wegwijzer’ op SocialEye
