Elke digitale handtekening is elektronisch, maar niet elke elektronische handtekening is digitaal.
Is een elektronische handtekening eIDAS-conform?
Om erkend te worden onder de Europese eIDAS-verordening, moet de handtekening onder meer gebruikmaken van een gekwalificeerd certificaat en geavanceerde versleuteling. Alleen dan valt een elektronische handtekening onder de noemer ‘digitale handtekening’. De eIDAS-verordening (eu nr. 910/2014), waarbij eIDAS staat voor ‘Electronic Identification, Authentication and Trust Services’, vormt het juridische kader voor elektronische handtekeningen binnen de Europese Unie. Ze definieert drie soorten handtekeningen:
- Gewone elektronische handtekeningen
- Geavanceerde elektronische handtekeningen
- Gekwalificeerde elektronische handtekeningen
Digitale handtekeningen, dewelke Penneo aanbieden, vallen onder de tweede en derde categorie. Om als digitale handtekening te worden erkend onder de Europese eIDAS-verordening, moet de handtekening voldoen aan vier voorwaarden:
- De digitale handtekening is op unieke wijze verbonden aan de ondertekenaar.
- De digitale handtekening maakt het mogelijk om de ondertekenaar te identificeren.
- De digitale handtekening wordt aangemaakt met gegevens (een private sleutel) die de ondertekenaar onder zijn uitsluitende controle houdt.
- De digitale handtekening is onlosmakelijk verbonden aan het document, waardoor elke wijziging achteraf detecteerbaar is.
Zijn elektronische handtekeningen juridisch bindend?
Elektronische handtekeningen zijn voor het merendeel van alle zakelijke of commerciële documenten juridisch bindend. En volgens eIDAS zijn elektronische handtekeningen even juridisch bindend als handgeschreven handtekeningen. Sterker nog, het is niet toegestaan om een handtekening ongeldig te verklaren enkel omdat ze elektronisch is. Toch zijn er bepaalde uitzonderingen. In bepaalde gevallen vereist de wet nog steeds een handgeschreven handtekening. In België gaat het onder meer om contracten met betrekking tot onroerende goederen, documenten waar de rechtbank, overheid of notaris bij betrokken is en huwelijkscontracten, testamenten en adoptie- of scheidingsdocumenten.
Wat zijn de voordelen van een elektronische handtekening?
Steeds meer organisaties schakelen over op elektronische handtekeningen. Niet alleen omwille van de wettelijke zekerheid, maar ook - en vooral - vanwege de praktische voordelen:
- Efficiëntie: ondertekeningsprocessen worden gedigitaliseerd, geautomatiseerd en vereenvoudigd, waardoor er een snellere doorlooptijd is.
- Kostenbesparing: papier-, print- en postkosten verdwijnen. Oftewel: de software om elektronische handtekeningen te zetten betaalt zich terug.
- Veiligheid: dankzij versleuteling en identiteitsverificatie zijn digitale handtekeningen veel moeilijker te vervalsen dan ‘gewone’ handtekeningen.
- Klantenservice: klanten of leveranciers kunnen de nodige documenten gemakkelijker ondertekenen - ongeacht het toestel, ongeacht de locatie.
- Compliance: digitale handtekeningen voldoen aan de EU-regelgeving zoals eIDAS. Kortom, ze bieden de juiste en broodnodige juridische bescherming.
