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Finanza e GestioneComplianceFisco, Contabilità e Paghe25 giugno, 2020

Ripartire. Anche con la digitalizzazione del tuo studio

Gli ultimi mesi sono stati difficili e abbiamo tutti vissuto momenti inattesi.
Molte delle nostre abitudini sono cambiate da un giorno all’altro. È cambiata la nostra idea di quotidianità, il nostro concetto di sicurezza, ma anche e soprattutto il nostro modo di concepire il lavoro.
Per la prima volta abbiamo sperimentato, quotidianamente, il lavoro a distanza. Per qualcuno, lo smart working è stata un’esperienza positiva, per qualcun altro un piccolo shock, per qualcun altro ancora una modalità di lavoro più complessa e stressante che in ufficio. Quel che certo è che tutti, da questa esperienza, abbiamo appreso qualcosa, compresi i nostri limiti.

Ora pare proprio sia giunto il momento di ripartire, ma come per ogni partenza (e ripartenza) è importante farlo con il piede giusto.

Durante i mesi del lockdown ci siamo resi tutti conto di quanto importanti possano essere gli strumenti digitali, ma pensare che siano un aiuto solo per lo smart working è un’ingenuità! Avvalersi degli strumenti giusti, anche in ufficio, può veramente fare la differenza! La nostra presenza fisica, infatti, non basta per tenere tutto sotto controllo e di certo possiamo ottimizzare le nostre attività, se sappiamo come farlo e magari anche con quali software.

Ma da dove dobbiamo veramente partire… per ripartire? Sicuramente dalla digitalizzazione dei documenti.

Digitalizzare i documenti, ormai, è diventato importantissimo e in questo momento di pieno “caos normativo”, in cui verrai letteralmente subissato dalle richieste di informazioni e supporto dei vostri clienti, diventerà assolutamente necessario.

Quali sono le caratteristiche che un software deve possedere per questo genere di attività? Eccone un elenco:

  • Deve permettere che i documenti vengano fascicolati e messi in relazione tra loro
  • Deve fornire la possibilità di ricercare i documenti in tempo reale, per esempio tramite una interfaccia web che sia intuitiva, immediata e fruibile da più device
  • Deve permettere che i documenti possano essere recuperati il più velocemente possibile, in modo da non perdere intere ore nella fastidiosisima attività di ricercarli o farli cercare ai propri collaboratori, che magari non vi hanno mai nemmeno messo mano
  • Deve possedere un'interfaccia unica contenente tutte le informazioni necessarie, magari con la possibilità ricerca per campi indice, per facilitare il tutto
  • Deve permettere la gestione di più documenti contemporaneamente, per ottimizzare il lavoro una volta di più
  • Deve possedere una ricerca Full-Text direttamente sul contenuto di qualsiasi file. In questo modo trovare quello di cui abbiamo bisogno diventa molto più semplice, se ci ricordiamo, ad esempio, alcune parole chiave

Una soluzione insomma in grado di modellarsi su ogni tipologia di processo documentale e che consente la creazione e la personalizzazione dei flussi documentali. Se poi è anche in grado di integrarsi con il tuo gestionale permetterà il trasferimento dei documenti direttamente nella piattaforma per la loro corretta archiviazione in tutta sicurezza.

Snellendo l’archiviazione e la gestione di documenti e processi il vostro lavoro migliorerà giorno dopo giorno, diventerà meno stressante e lascerà maggiore spazio ad attività più costruttive. Anche di business!

La soluzione che fa per te
ARKon
La soluzione digitale per alleggerire gli archivi cartacei. Consente la personalizzazione dei flussi documentali e la conservazione a norma di fatture elettroniche, ricevute e documenti.