Legale04 agosto, 2021

Kleos raccontato da: Avv. Giulio Mario Guffanti, Studio Legale Guffanti – Milano (MI)

L’avvocato Giulio Mario Guffanti è titolare dello studio legale Guffanti che ha sedi a Milano e Magenta. Lo studio nasce circa 17 anni fa e attualmente è composto da 15 collaboratori, di cui 9 avvocati e 5 impiegati o dipendenti.

Il software che mette il mio Studio Legale a riparo dagli attacchi informatici

“La necessità di dotare il mio studio di un gestionale che coadiuvasse le attività delle numerose figure che collaborano all'interno dello stesso è nata circa 3 anni e mezzo fa quando lo studio ha subito un attacco da un virus esterno, cosiddetto Cryptolocker che ha completamente mandato in down il server dello studio. E’ stato allora che ho deciso di cercare uno strumento che mi consentisse di avere tutte le informazioni relative ai miei clienti e alle mie pratiche salvate con sicurezza in un gestionale in cloud che mi garantisse una migliore difesa contro gli attacchi esterni e che dall'altra parte mi desse la possibilità di condividere queste informazioni in qualsiasi momento con i mei clienti ma soprattutto con i miei collaboratori e di dare a loro accesso in tempo reale a tutte le informazioni relative alle pratiche dello studio.“

Accessibilità al dato e comodità

“In particolar modo ho visto proprio cambiare la vita dei miei collaboratori quali precedentemente all'introduzione di Kleos viaggiavano con trolley più o meno pesanti da casa allo studio o dallo studio al tribunale mentre oggi sono in grado di reperire tutti i documenti relativi a una pratica o tramite un banale accesso dal proprio pc o addirittura dal proprio telefonino.”

Miglioramento delle procedure interne

“Kleos ha reso molto più fluide le procedure interne e molto più facile la vita dei miei collaboratori che possono tranquillamente lavorare da dovunque essi si trovino senza avere necessità di avere il proprio fascicolo cartaceo con sé. Mentre prima per confrontarsi gli avvocati dovevano essere fisicamente in studio e scambiarsi un fascicolo cartaceo o fotocopiarlo di volta in volta per poterlo consultare contemporaneamente, oggi sono in grado di confrontarsi con molta più flessibilità. Questo si è rivelato utilissimo sia sulle pratiche più voluminose sia su quelle più piccole e più veloci.
Altrettanto superata è l'esigenza dello scambio di documenti per mail. Adesso lo scambio avviene semplicemente avvisando il collega che nella pratica di Kleos hai caricato l'atto di cui vuoi che il collega dia una lettura o lo corregga per poi firmarlo e depositarlo in tribunale.
Sono tutte migliorie che non solo hanno ottimizzato i tempi dello studio e ridotto la fatica fisica dei collaboratori ma che rendono ancora più sinergica la collaborazione in uno studio in cui ci sono più professionisti che lavorano agli stessi fascicoli.”

Semplicità di utilizzo

“La scelta di Kleos si è dimostrata vincente anche perché a differenza dei gestionali che avevo provato negli anni passati che risultavano essere un po' più difficili da attuare all'interno dello studio proprio per la loro conformazione, per le loro caratteristiche, Kleos si è dimostrato parecchio intuitivo e comunque parecchio facile da affrontare e da imparare ad usare nonostante una naturale ritrosia degli avvocati alla digitalizzazione o comunque a nuove tecnologie.”

Applicazione mobile di Kleos fa la differenza

“Il fatto di poter avere Kleos in versione mobile ha reso molto più semplici delle procedure che un tempo avrebbero richiesto una tempistica molto più lunga o molto più complessa. In particolar modo il fatto di poter acquisire un’immagine da un cellulare e caricarla direttamente nella pratica, penso a un verbale di un’udienza per esempio, è una cosa estremamente utile. Idem per quanto riguarda la possibilità di esibire di fronte a un giudice un documento contenuto nella pratica che magari non hai potuto portarti dietro perché non pensavi che sarebbe servito in quell'udienza. Oppure la possibilità di chiedere con una semplice telefonata alla segretaria di caricare un documento nella pratica ed esibirlo davanti al giudice. Questo ha sicuramente cambiato la vita dei miei collaboratori perché avere tutto sempre a disposizione è un po' come avere sempre lo studio con te ovunque tu sia.“

Il cloud – risparmio nell’infrastruttura IT, la sicurezza dei dati e nessuna necessità di un archivio fisico

“Un altro aspetto positivo che Kleos ha portato nella gestione del mio studio è un sicuro risparmio in campo di infrastruttura IT. Mentre prima, quando avevo un server fisico, avevo dovuto approntare una serie di tutele e cautele del tipo firewall, antivirus o altri sistemi informatici volti alla conservazione e preservazione dei dati. Kleos mi ha risolto queste problematiche perché essendo i dati affidati al gestionale di Wolters Kluwer, sono sicuramente più tutelati, più protetti di quanto avrei mai potuto fare io.
Altrettanto sicuro mi sento rispetto agli obblighi relativi al GDPR. Il conferimento di dati a una struttura terza come Wolters Kluwer mi garantisce non solo il rispetto iniziale di tutte quelle che sono le prescrizioni del GDPR in tema di privacy ma anche il continuo aggiornamento dei sistemi che tutelano i dati dei miei clienti.
Grazie a Kleos ho risolto un altro problema non da poco, che è quello dello spazio sia virtuale che reale, perché ad oggi tutti i fascicoli che vengono chiusi vengono conservati semplicemente in Kleos e questo sta liberando a poco a poco muri e muri di scaffali e di armadi.”