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Finanza e GestioneFisco, Contabilità e Paghe06 marzo, 2020

Arca Evolution e VTP: un esempio virtuoso, al femminile

La professionista con cui parliamo oggi è Elisabetta Sinagra, a capo dell’area amministrazione, finanza e controllo di VTP, Venezia Terminal Passeggeri.
Fondata nel 1997 dall’Autorità Portuale di Venezia, la società gestisce 10 terminal multifunzionali, 1 deposito per provviste di bordo, 6 parcheggi e 7 banchine nelle aree di Marittima, San Basilio e Riva dei Sette Martiri, fornendo servizi di alta qualità a tutte le navi (crociere, aliscafi, catamarani), che approdano presso lo scalo lagunare. Sicuramente una realtà molto complessa e in perenne fermento.

“In 21 anni”, racconta Sinagra, “VTP ha gestito circa 28,6 milioni di passeggeri di cui 20,6 milioni sono croceristi. Un rinnovato modo di fare vacanza che ha portato con sé la necessità di funzioni flessibili e innovative. I processi di acquisto e di fatturazione hanno delle prerogative complesse, sia per quanto riguarda i processi di acquisto che quelli di fatturazione.”
In una realtà come VTP la scelta di un software gestionale giusto è fondamentale, perché non deve essere fine a se stessa, ma deve poter impattare direttamente sui processi aziendali, uno strumento su misura, che sia però flessibile e in costante evoluzione. Proprio per questo VTP ha scelto come suo gestionale Arca EVOLUTION. 

Sono infatti molteplici i fattori da tenere sotto controllo in un contesto così articolato, basti anche solo pensare alla gestione della fatturazione elettronica. Con il modulo di fatturazione elettronica di Arca EVOLUTION la gestione degli acquisti è semplice e precisa grazie al tracciato arricchito e al pannello di riconciliazione delle fatture elettroniche ricevute con i documenti del ciclo passivo.
È possibile importare in automatico dallo SdI le fatture passive e le relative ricevute, per la gestione dei documenti e delle scritture contabili. Insomma non è semplicemente tutto tracciato, ma anche organizzato in modo semplice e intuitivo.

E per quanto riguarda, per esempio, il processo degli acquisti?
Ci racconta Elisabetta Sinagra: “nel ciclo passivo dobbiamo gestire, per fare degli esempi, una moltitudine di codici IVA e lo split payment passivo. Il settore contabile e fiscale è complesso perché in continuo mutamento; nuove leggi e circolari ministeriali stravolgono i principi acquisiti ed inducono sempre maggiori rischi di errori.
Tutto ciò aveva reso onerosa la gestione degli adempimenti contabili e delle scadenze fiscali.
Il passaggio ad Arca EVOLUTION ci ha permesso di affrontare le novità normative con maggiore serenità.

Grazie alla rapidità di inserimento dei dati da elaborare, gli automatismi e le integrazioni tra i vari moduli, sono stati snelliti i processi e migliorata l’operatività, nel rispetto degli adempimenti contabili e fiscali.”
Non solo quindi è stato riscontrato un miglioramento nel lavoro di tutti i giorni, ma anche un bel risparmio in termini economici, oltre che di energie!

Arca EVOLUTION consente infatti di conoscere in tempo reale la disponibilità dei prodotti e i relativi ordini così da pianificarne per tempo l’approvvigionamento, nonché gestire la tracciabilità delle merci grazie alla classificazione dei lotti di acquisto. Una soluzione che permette di governare l’intero ciclo documentale passivo (RdA, offerte, fatture, etc. etc.) nonché l’acquisizione automatica delle fatture di acquisto dal Sistema di Interscambio (SdI).

L'approvvigionamento di materiali e servizi puntuali permette di evitare impatti negativi sul business. Inoltre le merci in entrata e in uscita sono sempre rintracciabili nel caso in cui si necessiti di controlli e verifiche.

Insomma, scegliere il software giusto è fondamentale, non solo nelle grandi realtà, ma anche in quelle più piccole.
Affidatevi a un gestionale completo, ma soprattutto intuitivo, con un’interfaccia capace di soddisfare le vostre esigenze, anche da remoto. Ne trarrete benefici voi, la vostra attività, i vostri collaboratori e i vostri clienti. Meglio di così!