Dix trucs pour la migration vers un bureau sans papier

Une belle résolution pour votre cabinet en 2017 pourrait être de délaisser le papier. Cependant, il faut être prudent. Migrer vers un cabinet sans papier n’est pas une mince tâche et des étapes précises doivent être définies pour assurer une transition en douceur. Voici donc 10 conseils d’une firme qui a fait cette transition dans les dernières années. Notre suite infonuagique CCH iFirm vous permet de gérer votre cabinet sans papier. Vous pourrez rendre votre cabinet beaucoup plus efficace! Découvrez comment CCH iFirm peut vous aider!

Fidèle à sa réputation d’organisation orientée sur la technologie, le cabinet comptable VanParys Micacchi Shippey & Warnick LLP du comté d’Oxford, en Ontario, s’est transformé en un bureau sans papier doté de véritables capacités de gestion de documents. Dino Micacchi, l’associé responsable des finances et de la technologie, partage dix secrets pour l’implantation d’un bureau sans papier.

1. Panifier. Planifier. Planifier.

Vous devrez sans doute passer trois fois plus de temps à planifier votre migration vers un environnement sans papier qu’à la mettre en oeuvre. Il est donc impératif d’obtenir l’appui des dirigeants afin de veiller à ce que votre organisation entière adhère au changement.

2. Miser sur le travail d’équipe

Formez une « équipe de champions » pour rassembler de l’information, tester divers produits et prévoir les économies que votre cabinet pourra réaliser en migrant vers un environnement sans papier.

3. Évaluer plusieurs options

Passez en revue tous les logiciels et produits disponibles avant de décider quelle voie emprunter. À titre d’exemple, nous avons dû nous entretenir avec trois fournisseurs de logiciels de gestion sans papier potentiels avant d’arrêter finalement notre choix sur les solutions

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de Wolters Kluwer.

4. Faire de petits pas avant de prendre de grandes décisions

Envisagez la possibilité de mener une étude pilote afin de quantifier les bénéfices qui découleraient de la migration vers un environnement sans papier. Nous avons soumis

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à une telle étude, ce qui nous a permis de déterminer qu’un environnement sans papier nous permettrait de réaliser des économies correspondant à 1,8 équivalent temps plein, et de réduire considérablement les coûts associés à la production et à l’entreposage de documents papier.

5. Choisir le bon moment

Afin d’atténuer la pression sur leurs ressources, la plupart des cabinets devraient envisager d'amorcer leur transition vers un bureau sans papier en commençant par les déclarations de revenus, et procéder à l’implantation des dossiers annuels en dehors de la saison d’impôt.

6. Ne pas chercher à réinventer la roue

Si les systèmes de base que vous utilisez actuellement sont conformes aux normes de l’industrie, vous pourrez simplement les adapter à un environnement électronique. Sinon, la migration vers des étapes de travail sans papier pourrait vous forcer à normaliser vos processus.

7. Saisir le moment

La transition vers un environnement sans papier vous ouvrira la porte d’un monde offrant de nouvelles possibilités. C’est le moment idéal pour analyser les processus au sein de votre cabinet et découvrir des possibles gains en efficacité. Par exemple, l’implantation d’un système de gestion de mandats au sein de votre équipe vous permettrait de maximiser le temps de chaque employé.

8. Profiter d’un sentiment de sécurité

La beauté de la transition vers un bureau sans papier réside dans le fait que vous pouvez échanger des fichiers avec vos clients par voie électronique. Assurez-vous toutefois d’avoir accès à un environnement sécuritaire et sécurisé en mettant sur pied un portail protégé par mot de passe. Les données que vous possédez sur vos clients sont extrêmement sensibles. Soyez prudent!

9. S’assurer d’avoir tout le nécessaire

Assurez-vous de disposer de tout ce dont vous aurez besoin pour effectuer la migration vers un environnement sans papier. Pour parvenir à nos fins, nous avons déployé

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, un numériseur, des moniteurs doubles et Adobe Acrobat Professional. En outre, afin de gagner de l’espace, vous voudrez peut-être envisager l’utilisation de services d’hébergement d’une tierce partie, d’unités clients légères et d’un système de déploiement d’applications.

10. Être proactif

Songez aux autres processus que vous pourriez améliorer en les rendant sans papier. Dans un avenir rapproché, nous pourrons facturer nos services et percevoir les paiements de nos clients sans documents papier. Évidemment, il se peut qu’il y ait des secousses en chemin, mais, en considérant les énormes bénéfices pouvant résulter de la transition vers un environnement sans papier, vous constaterez que cette opération vaut amplement le temps et les efforts qu’elle suppose. Vous vous rappellerez ces bénéfices chaque fois que vous devrez accéder rapidement à de l’information ou partager des documents avec vos clients. Et chaque fois que vous consulterez les états financiers de votre cabinet, vous remarquerez l’ampleur des économies réalisées.