Poels Beckers Advocaten est un cabinet d'avocats de Zemst composé de deux avocats. Ils sont spécialisés dans le droit de la famille, de la jeunesse et de la circulation. Maître Astrid Beckers explique comment Kleos réduit leur temps quotidien dans la boîte aux lettres grâce à la flexibilité et à l'automatisation.
Pourquoi avoir choisi Kleos?
Nous sommes un petit cabinet et nous n’avons pas de personnel administratif. Pour nous, il est donc essentiel de travailler de manière efficace et de gagner du temps. Kleos prend en charge une grande partie de notre administration, ce qui nous permet de consacrer plus de temps au travail juridique. L’add-in Kleos pour Outlook et les modèles Kleos nous sont donc indispensables pour gérer nos e-mails.
L’add-in Kleos pour Outlook réduit le nombre de clics entre les programmes
Nous traitons notre correspondance via l’add-in Kleos pour Outlook. Comme de nombreux cabinets d’avocats, nous recevons chaque jour de nombreux e-mails. L’add-in nous permet de les sauvegarder dans le bon dossier de Kleos en un seul clic. Nous n’avons même pas besoin d’ouvrir Kleos pour le faire. Les pièces jointes ou justificatives peuvent également être enregistrés dans le bon dossier dans la même opération. Nous créons de nouveaux e-mails à partir d’Outlook sans ouvrir le dossier Kleos : sélectionnez « nouvel e-mail », choisissez le bon dossier via l’add-in, sélectionnez le destinataire du dossier dans l’add-in et ajoutez les pièces jointes qui s’y trouvent également. L’add-in Kleos pour Outlook nous offre un gain de temps incroyable et réduit substantiellement le nombre de clics entre les programmes. L’add-in vous permet même de convertir un document en PDF.
Des modèles d’e-mail intelligents pour une automatisation encore plus poussée
Un modèle d’e-mail est une communication standard qui comprend des champs flexibles. Par exemple, le modèle « Date d’audience » comprendra des champs flexibles tels que la référence du dossier, la salutation, le destinataire, la date et le lieu de l’audience, le nom et les coordonnées du gestionnaire du dossier... En sélectionnant ce modèle dans le dossier x, vous envoyez l’e-mail avec tous les champs du dossier x remplis. Kleos fournit un certain nombre de modèles pratiques, par exemple un modèle pour la transmission d’une citation à l’huissier ou un modèle pour la transmission de pièces justificatives ou le dossier de pièces au tribunal... Les consultants de Kleos peuvent créer des modèles sur mesure ou vous pouvez également adapter vous-même les modèles existants. Pour ma part, j’utilise souvent le modèle pour la communication des pièces justificatives, la confirmation du premier rendez-vous, l’envoi d’une provision/facture ou le modèle pour une citation.
Pour résumer, grâce à Kleos, nous gagnons beaucoup de temps dans notre correspondance quotidienne.
