El impacto a corto plazo de la COVID-19 en las personas, las empresas y los mercados afectará a distintos segmentos de mercado y sectores. Eso requiere una serie de acciones inmediatas, así como una preparación para construir un futuro sólido. Como consecuencia, el sector jurídico, incluyendo los departamentos jurídicos corporativos, también se verá afectado. El sector jurídico y los servicios jurídicos de muchas empresas se encuentran en una primera fase de la transformación digital, tal y como se evidencia en el informe Los departamentos legales en la era digital elaborado por la Asociación Europea de Abogados de Empresa (ECLA, por sus siglas en inglés) en colaboración con Wolters Kluwer. ¿Cambiará esta situación como consecuencia del impacto de la pandemia de la COVID-19 en las empresas?
Hemos pedido la opinión de tres profesionales distintos: un emprendedor y abogado corporativo (Jan-Willem Prakke, de Legal Manager Services), un proveedor de servicios de software jurídico (Grégoire Miot, de Wolters Kluwer), y una confederación de abogados de empresa (Jonathan Marsh, de ECLA).
Descarga el informe Los departamentos jurídicos en la era digital aquí.
La transformación digital del departamento jurídico corporativo todavía no ha llegado al 25 % del proceso de digitalización. ¿Crees que la pandemia de la COVID-19 cambiará esta situación?
JwP, de Legal Manager Services: “Creo que es demasiado pronto para saber la respuesta. Ahora, las empresas se limitan a sobrevivir. Creo que dependerá en gran medida de cuánto tardemos en retomar los niveles de actividad anteriores. Al mismo tiempo, los abogados podrán descubrir ahora las posibilidades de las soluciones digitales y del teletrabajo”.
GM, de Wolters Kluwer: “En estos momentos nos cuesta mirar más allá, porque sigue siendo difícil pensar en el futuro. Aún así, hemos descubierto que hay una gran diferencia entre trabajar en casa de vez en cuando y convertir esta situación en la “nueva normalidad”. La crisis de la COVID-19 es una prueba de resistencia sin precedentes para nuestros procesos y organizaciones. Para muchos profesionales jurídicos, trabajar siempre de forma remota y digital está cambiando radicalmente su forma de desarrollar sus tareas. Esta inesperada nueva normalidad desafía los hábitos, las prácticas de colaboración e incluso nuestras competencias. Al mismo tiempo que adoptamos nuevos estándares de higiene, poco a poco nos estamos concienciando sobre cuestiones de ciberseguridad, problemas de accesibilidad de datos o nuevos tipos de colaboración. Es inevitable que las nuevas soluciones alternativas a las tareas habituales (firmas, revisiones, negociaciones, etc.), que requerían papel y presencia física, impliquen el uso de más soluciones digitales en nuestras rutinas diarias. Sin duda, esta situación será una llamada de atención para que el sector jurídico desafíe sus procesos y los adapte a su personal, sus necesidades y sus soluciones digitales escaladas. ¡Tenemos que aprovechar esta oportunidad única en la historia contemporánea de tener todo el sector jurídico "in-house"!”
JM, de ECLA: “Siempre hay que ver el lado bueno de las cosas. La COVID-19 ha obligado a todas las empresas a funcionar mayoritariamente de forma remota, aunque no todos los departamentos jurídicos estaban bien preparados. Por suerte, hay un sinfín de herramientas colaborativas que son muy accesibles y fáciles de usar, incluso para los abogados más reacios a los cambios y contrarios al mundo digital. Nuestra empresa lanzó un plan de digitalización hace varios años, pero todavía está en desarrollo. La COVID-19 ha actuado claramente como acelerador, ya que debemos seguir atendiendo cuestiones cotidianas y urgentes de nuestros clientes, además de asuntos estratégicos, como si no hubiera ocurrido nada. Esta situación requiere flexibilidad y pragmatismo para completar las tareas. Esto conlleva ciertas dificultades, sobre todo para aquellas personas confinadas en apartamentos poco espaciosos con niños pequeños, o con varios profesionales activos que realicen videoconferencias de forma simultánea en el mismo espacio. De cara al futuro, si queremos que cada vez más abogados puedan trabajar desde casa con eficiencia, de forma totalmente operativa y sin distracciones, deberemos contemplar opciones como oficinas compartidas y remotas con Internet de alta velocidad individualizado y cubículos para garantizar la privacidad y la seguridad a nivel sanitario. Es evidente que esto también incluye el acceso a herramientas digitales de alto rendimiento”.
¿Crees que las empresas que ya han invertido en su estrategia de madurez digital (es decir, que ya trabajan con un sistema de gestión de contratos y con automatización de contratos) contarán con ventaja competitiva durante la pandemia de la COVID-19?
JwP, de Legal Manager Services: “Es posible. Dependerá mucho de cómo se gestione el sistema y de cómo las empresas puedan responder de forma activa, por ejemplo, a las alertas de contrato generadas por el sistema. Además de la madurez digital, la clave es la gestión real de los datos generados, por ejemplo, por un sistema de gestión de contratos. Los datos jurídicos deberían considerarse como información de gestión clave. Estamos viendo que, en las circunstancias actuales, los clientes experimentan de primera mano las ventajas de delegar ciertos trabajos jurídicos y la continuidad que eso brinda.
JM, de ECLA: “Es evidente que las empresas más avanzadas a nivel digital parten con ventaja en este tipo de situación, así como aquellas que ya trabajaban de forma remota. El acceso remoto a todos los datos y archivos de la empresa es vital para permitir que las operaciones habituales se sigan realizando con normalidad. Asimismo, si las empresas pueden implementar soluciones como la automatización de contratos, que permite delegar la creación de contratos a los equipos comerciales sin que los equipos jurídicos deban intervenir, estos últimos podrán centrarse más en ofrecer asesoramiento jurídico más relevante”.
Como consecuencia de la pandemia de COVID-19, ¿las empresas entenderán mejor que el departamento jurídico es una pieza empresarial esencial que contribuye a aumentar los ingresos, reducir los costes y gestionar los riesgos?
JwP, de Legal Manager Services: “La situación actual mostrará qué valor tiene la contratación decente y los datos de gestión jurídica. Un buen contrato que esté bien gestionado puede suponer la diferencia entre la quiebra y la supervivencia de una empresa. A la vez, será más esencial que nunca ser rentable y usar tus recursos, como el departamento jurídico, de forma inteligente”.
JM, de ECLA: “Aunque es indudable que la COVID-19 acelerará el proceso de transformación digital de los departamentos jurídicos, estos siempre han sido parte esencial de las empresas. Por su capacidad de aumentar los ingresos, reducir los costes y evitar riesgos, las operaciones deberán cerrarse bajo cualquier circunstancia y de forma eficiente, aunque sea a distancia, ya que afectan directamente el resultado final”.
¿Crees que tras la pandemia se adoptarán ciertas soluciones de software jurídico de forma acelerada? De ser así, ¿qué tipo de soluciones?
JwP, Legal Manager Services: “Yo soy un poco escéptico. Me temo que muchos abogados recaerán en la vieja costumbre de trabajar más horas en lugar de conseguir avances reales gracias a las soluciones de software adecuadas y una mayor eficiencia. A la vez, parece que es el momento perfecto para que cada empresa estudie sus gastos jurídicos y qué puede hacer para ahorrarse parte de ellos. Si se encuentran los argumentos adecuados, puede haber posibilidades de adoptar software jurídico y conseguir una mayor eficiencia en el trabajo.
GM, de Wolters Kluwer: “Los proveedores de software tienen una gran responsabilidad en este contexto, ya que deben empoderar a los profesionales jurídicos y ofrecerles orientaciones sensatas. La situación crítica que atraviesan algunas empresas genera una sensación de prisa y podría desembocar en decisiones precipitadas de las que luego pueden arrepentirse. Uno de los aspectos clave del informe Los departamentos jurídicos en la era digital, que elaboramos junto con ECLA, es la discordancia entre las soluciones digitales y los procesos internos. Los números muestran claramente que las elecciones se basan sobre todo en aspectos funcionales, antes de considerar las consecuencias organizativas de los cambios. El incremento de la digitalización es la respuesta adecuada para evitar otra quiebra entre los profesionales jurídicos, pero es imprescindible que vaya acompañada de un análisis de las carencias de nuestros procesos previos. El éxito de un proyecto se basa en una combinación equilibrada de personas, procesos y soluciones. Esperamos que el impacto de la crisis de la COVID-19 sirva para diferenciar entre herramientas esenciales y herramientas que nos gusta tener; es decir, entre lo que necesitamos y lo que queremos.
Las últimas semanas nos han permitido vislumbrar qué deberían buscar los profesionales jurídicos en las soluciones de software jurídico:
La firma electrónica se ha quedado atrás en la lista de prioridades tecnológicas, y los resultados del estudio así lo confirman: apenas el 25 % de los departamentos jurídicos usa la firma electrónica en la actualidad. Se ha demostrado que esta solución es crucial, y escalará puestos hasta lo más alto de la lista de prioridades, junto con los repositorios de datos.
El acceso a los datos es otro de los puntos críticos, aunque ya estaba en el radar de las empresas por las consecuencias del Brexit o el fin de la tasa LIBOR. Los departamentos jurídicos siguen buscando cláusulas de “fuerza mayor” con la crisis de la COVID-19. En este ámbito, la combinación de herramientas de gestión de ciclo de vida de contratos y las soluciones de inteligencia artificial puede ofrecer un valor superior.
En última instancia, tanto la firma electrónica como las soluciones de gestión de datos serán insuficientes si no se complementan con herramientas colaborativas para organizar el acceso a la información jurídica y conseguir una comunicación fluida con el resto de la organización. Por último, los proveedores de software también tendrán que subir su propio nivel de exigencia a medida que las expectativas de los clientes aumentan en términos de la proyección de la hoja de ruta, el nivel de servicio y una comprensión profunda de las empresas de sus clientes”.
