skrota bokslutspärmen och jobba digitalt med Capego
Skatt & Ekonomi2021-04-05 00:00:00

7 steg för att skrota bokslutspärmen och jobba helt digitalt

Följ våra enkla tips för att på ett lyckat sätt genomföra skrotandet av bokslutspärmen en gång för alla.

Steg 1: Prata med dina kunder om varför

Om alla underlag lagras digitalt, som i Capego Bokslut, slipper du att släpa en bokslutspärm fram och tillbaka till kunden och kan enklare komma åt allting. Det är mer miljövänligt genom att färre papper skrivs ut.
Det är också säkrare att allt finns åtkomligt på ett ställe och inte på olika platser. Bättre tillgänglighet både för dig och för din kund.

Steg 2: Digitala leverantörsfakturor

En nyckel till att arbeta digitalt är leverantörsfakturor. Detta är en stor del av alla papper som hanteras både i den löpande redovisningen och i bokslutet. För att kunna använda automatisk fakturatolkning behöver du ha organisationsnummer och mejladresser på alla leverantörer. Gå igenom din leverantörsdatabas och dubbelkolla att denna information finns och om inte komplettera. Du behöver även lägga upp motkonto eller konteringsmallar på leverantörerna.
Var tuff och be om digital faktura, det effektiviserar både för dig och för din leverantör. När du har dessa faktorer på plats skickar du ut brev/mail till alla leverantörer om ändringen. I detta kan du även bjuda in leverantörerna till e-faktura. Aktivera så fakturorna går iväg för tolkning automatiskt. Aktivera eventuellt också postalt flöde för fakturatolkning. Sätt igång leverantörsfakturaattest med de flöden som klienten har behov av.

Steg 3: Skicka kundfakturorna digitalt

När leverantörsfakturorna är digitala gäller det att själv skicka kundfakturorna digitalt. Detta gör du i faktura modulen eller INPUT FORTNOX.

Steg 4: Automatiska avstämningar

Använd automatiska bankfiler från din bank. På så sätt slipper du pricka betalningar och stämma av bankkontot. Leverantörsfakturor och kundfakturor får du på köpet när allt är digitalt.

Steg 5: Lagra alla bokslutsverifikat digitalt

Skriv inte ut bokslutsverifikat utan lagra dessa direkt i bokslut och med integrationen mellan Fortnox och Capego bokslut slipper du skriva ut och skicka dessa till kunden. Scanna pappersunderlag och spara i bokslut, spara dokument i respektive bokslut.

Steg 6: Sammanfatta årsredovisningen som PDF

Exportera årsredovisningen till en PDF på fliken Färdigställ eller i utskriftsdialogen och skicka den vidare för granskning.

Steg 7: Ställ samman en digital bokslutsdokumentation

Med hjälp av Digital Årsakt sammanställer du snabbt och enkelt en fullständig bokslutsdokumentation i en indexerad PDF. Du kan anpassa och komplettera innehållet för olika mottagares behov, till exempel för revisorn eller för din kund. Nu kan du definitivt skrota den fysiska pärmen!

Du hittar Digital Årsakt bland övriga ikoner som är gemensamma för alla processer.

Nytt grepp om skatt & ekonomi

Capego Bokslut

Vill du testa ett smartare sätt att göra bokslut?

Läs mer här: