Följ våra enkla tips för att på ett lyckat sätt genomföra skrotandet av bokslutspärmen en gång för alla.
Steg 1: Prata med dina kunder om varför
Om alla underlag lagras digitalt, som i Capego Bokslut, slipper du att släpa en bokslutspärm fram och tillbaka till kunden och kan enklare komma åt allting. Det är mer miljövänligt genom att färre papper skrivs ut.
Det är också säkrare att allt finns åtkomligt på ett ställe och inte på olika platser. Bättre tillgänglighet både för dig och för din kund.
Steg 2: Digitala leverantörsfakturor
En nyckel till att arbeta digitalt är leverantörsfakturor. Detta är en stor del av alla papper som hanteras både i den löpande redovisningen och i bokslutet. För att kunna använda automatisk fakturatolkning behöver du ha organisationsnummer och mejladresser på alla leverantörer. Gå igenom din leverantörsdatabas och dubbelkolla att denna information finns och om inte komplettera. Du behöver även lägga upp motkonto eller konteringsmallar på leverantörerna.
Var tuff och be om digital faktura, det effektiviserar både för dig och för din leverantör. När du har dessa faktorer på plats skickar du ut brev/mail till alla leverantörer om ändringen. I detta kan du även bjuda in leverantörerna till e-faktura. Aktivera så fakturorna går iväg för tolkning automatiskt. Aktivera eventuellt också postalt flöde för fakturatolkning. Sätt igång leverantörsfakturaattest med de flöden som klienten har behov av.
Steg 3: Skicka kundfakturorna digitalt
När leverantörsfakturorna är digitala gäller det att själv skicka kundfakturorna digitalt. Detta kravet bör du ställa på ditt system för kundfakturor. De flesta moderna bokföringssystem klarar av det.
Steg 4: Automatiska avstämningar
Använd automatiska bankfiler från din bank. På så sätt slipper du pricka betalningar och stämma av bankkontot. Leverantörsfakturor och kundfakturor får du på köpet när allt är digitalt.
Steg 5: Lagra alla bokslutsverifikat digitalt
Skriv inte ut bokslutsverifikat utan lagra dessa direkt i bokslutsprogrammet. Tack vare integrationen mellan bokföringsprogrammet och Capego slipper du skriva ut och skicka dessa till kunden. Scanna pappersunderlag och spara i bokslut, spara dokument i respektive bokslut.
Steg 6: Sammanfatta årsredovisningen som PDF
Exportera årsredovisningen till en PDF på fliken Färdigställ eller i utskriftsdialogen och skicka den vidare för granskning.
Steg 7: Ställ samman en digital bokslutsdokumentation
Med hjälp av Digital Årsakt sammanställer du snabbt och enkelt en fullständig bokslutsdokumentation i en indexerad PDF. Du kan anpassa och komplettera innehållet för olika mottagares behov, till exempel för revisorn eller för din kund. Nu kan du definitivt skrota den fysiska pärmen!
Du hittar Digital Årsakt bland övriga ikoner som är gemensamma för alla processer.
