Advokátska profesia čelí stále novým povinnostiam. Ako sa s nimi jednoducho vyrovnať, uľahčiť si v tíme advokátskej kancelárie život a zároveň zvyšovať komfort klientov, popisuje v rozhovore Martin Kašpar, prokurista spoločnosti Wolters Kluwer ČR a produktový manažér case managment systému Praetor.
Advokátska profesia čelí stále novým povinnostiam. Ako Praetor uľahčuje advokátom sa s nimi vyrovnať?
Posledné roky sú v znamení zvýšenia tlaku na povinnosti týkajúce sa AML a advokátskych úschov. Obsluhu oboch oblastí uľahčujeme vďaka špecializovaným modulom. ČAK vydala metodiku k AML a z tej sme čerpali pre uľahčenie identifikácie, preverovania, vyhodnocovania a evidencie údajov k osobám. V rámci advokátskych úschov dlhodobo zjednodušujeme hlásenia do EKÚ ČAK aj identifikácie bankám.
Jedným z boľavých miest advokátskej praxe je fakturácia. Čo odporúčate pre najväčšie uľahčenie tejto agendy?
Dobre si nastaviť proces, aby síce vyhovoval potrebám kancelárie, ale zároveň bol jednoduchý a vďaka tomu čo najviac automatizovateľný.
Praetor umožňuje široké možnosti nastavenia jednotlivých krokov a stavov fakturácie vrátane automatického odosielania dokončených faktúr na zadaný e-mail klienta. Následne je potom potrebné riešiť aj proces upomínania. Novinkou je preto teraz možnosť si z dlžnej faktúry od klienta založiť spis na vymáhanie a generovať upomienky.
Vďaka presunu komunikácie do online priestoru je na strane advokátov stále väčšia potreba využívať advokátsky systém a komunikovať s klientmi kedykoľvek. Je možné Praetor používať aj bez notebooku na mobilnom telefóne?
Mobilná aplikácia je našim klientom už dávno k dispozícii a umožňuje rýchle vykázať činnosť, čítať dokumenty zo spisu alebo hľadať kontakty. Samozrejme funguje pre Android aj iOS.
Navyše môže advokát sprevádzkovať pre svojich klientov aj klientsku zónu, ktorá je obdobou internetového bankovníctva. Klient advokáta si potom môže sledovať vývoj svojej kauzy alebo nahrávať dokumenty. Možnosti využitia sú od základného dataroomu až po celkom inovatívny prístup ku klientskej komunikácii. Množstvo advokátov si uvedomuje, že to je súčasný štandard toho, ako ľudia pristupujú k informáciám a že chcú mať online dostupnú aj svoju advokátsku kanceláriu. Internetové bankovníctvo tiež začínalo postupne, pozvoľna a dnes si bez neho už nevieme predstaviť život. Obdobne to bude aj s klientskou zónou.
Spoznajte Praetor – komplexný a prehľadný právny systém pre efektívne riadenie advokátskej kancelárie alebo právneho oddelenia korporácie
Ako sprehľadniť komunikáciu s klientmi?
Advokátska služba zahŕňa špecifickú komunikáciu, kde sa jedna časť odohráva iba organizačne na dohovorených schôdzkach a potom osobne. Prípadne ide o výmenu dát a čulú elektronickú komunikáciu. K tomu je potom práve vhodná klientska zóna alebo nastavenie automatického priraďovania mailov do spisu v Praetore. Odporučil by som konzultáciu a potom navrhnúť vhodné riešenie. Záleží určite na type agendy a prípadných špecifikách kancelárie.
Ako konkrétne je v Praetore ošetrená komunikácia cez elektronické schránky?
Obsluha elektronických schránok funguje veľmi dobre. Klienti si môžu nastaviť v Praetori ľubovoľný počet dátových schránok, obsluhovať ich samostatne, prípadne využiť iba náhľad. Všetky stiahnuté správy sa do systému ukladajú. Zároveň Praetor chytro páruje elektronické správy priamo na príslušný spis podľa súdu a spisovej značky.
Kancelárie sú zaplavené obrovským množstvom dát a ukazovateľov pre väčšiu efektivitu, málokto má ale čas sa nimi zaoberať. Čo v tomto ohľade umožňujú reporty v Praetore?
Praetor obsahuje niekoľko nástrojov pre reporty a používatelia si ich môžu sami vytvárať alebo požiadať o konzultáciu a my im pomôžeme zostaviť report podľa potrieb a oblastí, ktoré ich zaujímajú. Vieme zostaviť nielen ekonomické reporty k výnosom, nákladom, efektivite právnikov a ziskovosti u klientov, ale realizovali sme už aj bezpečnostné reporty upozorňujúce na možné neštandardné konanie používateľov alebo report k lehotám a úlohám.
Spolupráca s desiatkami advokátskych kancelárií nám priniesla bohaté know how v požiadavkách na reporting, vďaka čomu vieme klientom efektívne pomôcť.
Aké ďalšie procesy kancelárie si je možné vďaka Praetoru zjednodušiť?
Samozrejmosťou sú bežné procesy od „client check“, „conflict check“ a AML (Anti Money Loundering - zatiaľ iba v CZ), cez dohovárania online stretnutí v klientskej zóne, fakturačný proces až po nasadenie automatov – robotov – pre tvorbu a pripomínanie opakujúcich sa úloh spojených napríklad so správou daní alebo inou opakujúcou sa agendou pre klienta.
Ako dlho trvá taká implementácia advokátskeho systému do konkrétnej kancelárie alebo spoločnosti?
Prakticky záleží na situácii v advokátskej kancelárii.
Najľahšou a najrýchlejšou implementáciou je začať s prázdnou databázou u nás v cloude. Potom je implementácia skutočne otázkou jednotiek dní. Dnes sa rozhodnete a zajtra môžete mať vyškolených používateľov a začať pracovať.
Náročnejšie je, pokiaľ treba importovať dáta z nejakého iného systému. Pokiaľ sú konzistentné a štruktúra dát je jasná, tak môže byť všetko hotové behom pár týždňov.
Máme skúsenosti zo stoviek implementácií a desiatky prebehli v každom typickom scenári. Dáta sme už prevádzali z viac ako desať konkurenčných alebo nevyhovujúcich systémov alebo samostatných dátových zdrojov. Zatiaľ sme to vždy doriešili k spokojnosti klienta. Prechodu sa netreba báť, sme pripravení konzultovať individuálnu situáciu v advokátskej kancelárii a ponúknuť používateľom maximálnu podporu.
Chcete vedieť viac?
Nezáväzná prezentácia: navštívte stránku Praetor alebo nám zanechajte kontakt, náš obchodný zástupca vás bude čoskoro kontaktovať.