Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla jednostek samorządu terytorialnego (JST) od 1 kwietnia 2026 roku, natomiast duże samorządy, których obrót przekroczył 200 mln zł, będą musiały korzystać z systemu już od 1 lutego 2026 roku.
Wdrożenie KSeF oznacza pełną cyfryzację procesu fakturowania w samorządach – obejmuje zarówno wystawianie, jak i odbiór, przechowywanie oraz raportowanie faktur ustrukturyzowanych. JST muszą dostosować swoje systemy finansowo-księgowe oraz zorganizować obieg dokumentów w sposób uwzględniający specyfikę korzystania z jednego numeru NIP przez wiele jednostek organizacyjnych, takich jak szkoły, domy pomocy społecznej czy ośrodki kultury.
Wdrożenie systemu wymaga:
- szkoleń pracowników w urzędach i jednostkach podległych,
- integracji KSeF z istniejącymi systemami finansowo-księgowymi,
- opracowania procedur wewnętrznych i zarządzania uprawnieniami,
- zapewnienia bezpieczeństwa danych i autoryzacji dostępu.
Ze względu na złożoną strukturę organizacyjną JST oraz scentralizowane rozliczanie podatku VAT, ustawodawca przewidział dla nich specjalne modele działania i rozwiązania techniczne, m.in. możliwość wskazywania jednostek podrzędnych w strukturze e-faktury.
Warto podkreślić, że choć obowiązek dla JST formalnie zaczyna się w kwietniu, to już od lutego 2026 roku dostawcy usług strategicznych (np. energii, gazu, telekomunikacji) będą wystawiać faktury wyłącznie przez KSeF. Oznacza to, że samorządy muszą być gotowe na ich odbiór już od tego momentu.