Wnoszenie pism przez portal informacyjny krok po kroku

Za pośrednictwem portalu informacyjnego od 1 marca 2026 roku profesjonalni pełnomocnicy będą mogli wnosić zgłoszenie się do udziału w sprawie, zawiadomienie o wypowiedzeniu pełnomocnictwa procesowego oraz zawiadomienia, o których mowa w art. 136 § 1, 4 i 5 oraz art. 387(1) k.p.c. (o zmianie adresu). Ponadto oświadczenie w przedmiocie zgody na mediację (ewentualnie sprzeciwu wobec jej przeprowadzenia), wniosek o przeprowadzenie posiedzenia zdalnego, apelację, zażalenie (z wyłączeniem zażaleń, o których mowa w art. 394(1) § 1 i 11 k.p.c., czyli kierowanych do Sądu Najwyższego) oraz skargę na orzeczenie referendarza sądowego. Dodatkowo pisma procesowe w toku postępowań wywołanych wniesieniem apelacji, zażalenia lub skargi na orzeczenie referendarza sądowego, wniosek o doręczenie orzeczenia wraz z uzasadnieniem, jak również pismo uzupełniające braki formalne tego wniosku, a także wniosek o nadanie klauzuli wykonalności tytułom egzekucyjnym, o których mowa w art. 777 § 1 i 11 k.p.c. (przy czym art. 777 § 11 k.p.c. nie istnieje), z wyłączeniem wniosków dotyczących tzw. klauzul konstytutywnych – w przypadkach, o których mowa w art. 778(1), art. 778(2), art. 778(3), art. 787, art. 787(1), art. 788 oraz art. 789 k.p.c.) (zob. M. Dziurda, Wnoszenie określonych pism procesowych w postępowaniu cywilnym za pośrednictwem portalu informacyjnego, LEX/el. 2025). Okres przejściowy, w którym będzie można wnosić ww. pisma do sądu, zakończy się w marcu 2027 roku.

Niniejszy tekst został opracowany z uwzględnieniem projektów rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie określenia trybu i sposobu wnoszenia pism procesowych w postaci elektronicznej za pośrednictwem portalu informacyjnego oraz rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie portalu informacyjnego. Stan prawny mógł ulec zmianie.

Jak wnieść pismo za pośrednictwem portalu informacyjnego?

Proces wnoszenia pisma reguluje rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie określenia trybu i sposobu wnoszenia pism procesowych w postaci elektronicznej za pośrednictwem portalu informacyjnego.
W § 3 tegoż rozporządzenia wylistowano następujące kroki.

Krok pierwszy, uwierzytelnianie, umożliwia identyfikację elektroniczną w portalu informacyjnym (§ 2 ust. 17 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie portalu informacyjnego). Poprzez uwierzytelnianie prawodawca rozumie zalogowanie się do portalu wprowadzając nazwę użytkownika i hasło albo użycie środka identyfikacji elektronicznej przyłączonego do węzła krajowej identyfikacji elektronicznej.

Tabela 1. Identyfikatory osoby fizycznej, podmiotu publicznego oraz podmiotu innego niż podmiot publiczny w portalu informacyjnym. Opracowano na podstawie projektu rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie portalu informacyjnego.

Krok drugi, oznaczenie rodzaju pisma, odbywa się w portalu informacyjnym i polega na wyborze rodzaju z listy rozwijanej.

Krok trzeci, wypełnienie metryki pisma, polega na uzupełnieniu zestawu danych identyfikujących pismo, czyli:

• wnoszącego pismo,
• wysyłającego pismo,
• adresata,
• sygnatury akt.

Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie określenia trybu i sposobu wnoszenia pism procesowych w postaci elektronicznej za pośrednictwem portalu informacyjnego odróżnia od siebie wnoszącego pismo od wysyłającego. Wnoszącym jest właściciel konta i upoważniony do wnoszenia pism za pośrednictwem portalu, a wysyłającym użytkownik, który wywołał funkcję "Złóż pismo" w module "Biuro Podawcze".

Krok czwarty i piąty dotyczą umieszczenia pisma w "Biurze Podawczym" wraz z załącznikami. W projekcie rozporządzenia znajdziemy zalecenie, aby dodając załączniki zachować zgodność pomiędzy ich numeracją oraz nazewnictwem w portalu i w piśmie. Jak nazwać poszczególne pliki, dowiesz się z dalszej części artykułu.

Krok piąty i szósty dotyczą opatrzenia pisma podpisem oraz poświadczenia wybranych dokumentów podpisem - elektronicznym, zaufanym albo osobistym.

Wymagania techniczne dotyczące pism procesowych wnoszonych przez portal informacyjny

Pisma wnoszone przez portal mają być sporządzane standardowo, w formacie odpowiadającym formatowi A4. Pojedynczy załącznik nie może przekraczać 100 MB. Nazwa pliku musi zawierać rozszerzenie odpowiadające formatowi pliku i zmieścić się w maksymalnej liczbie znaków (128). Używanie polskich znaków w nazwach plików jest dozwolone. Ponadto:

• nazwa pliku nie może kończyć się spacją ani kropką,
• nazwa pliku może zawierać drukowalne znaki ASCII i spację za wyjątkiem niżej wskazanych wykluczeń,
• nazwa pliku nie może zawierać znaków ASCII (" * / : ? \ |~),
• nie dopuszcza się stosowania nazw zarezerwowanych przez system operacyjny Windows. Do nazw tych należą w szczególności: CON, PRN, AUX, NUL, COM1–COM9 oraz LPT1–LPT9.

Dopuszczalne formaty danych dla pism procesowych i załączników oraz minimalne wymagania techniczne dla załączników stanowiących odwzorowania cyfrowe znajdują się w załącznikach do rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie określenia trybu i sposobu wnoszenia pism procesowych w postaci elektronicznej za pośrednictwem portalu informacyjnego.

Kiedy wniesienie załącznika przez portal informacyjny nie będzie obowiązkowe?

Jeżeli załącznik pisma [JJ7.1]procesowego z uwagi na jego właściwości, nie może zostać wniesiony przez portal informacyjny, profesjonalny pełnomocnik będzie mógł go wnieść do sądu z pominięciem portalu. Konieczne będzie jedynie uprawdopodobnienie tej okoliczności w terminie 3 dni od wniesienia pisma. Jeżeli profesjonalny pełnomocnik nie wywiąże się z tego obowiązku, sąd będzie mógł taki załącznik pominąć (zob. M. Dziurda, Wnoszenie określonych pism procesowych w postępowaniu cywilnym za pośrednictwem portalu informacyjnego, LEX/el. 2025). Podobna zasada odnosi się do przepisów szczególnych, które nakazują złożenie oryginału dokumentu sporządzonego w postaci papierowej. Oryginał takiego dokumentu należy wnieść do sądu w terminie 3 dni roboczych od dnia wniesienia pisma w portalu.