Jednym ze sposobów na optymalizację procesów w kancelarii prawnej jest zarządzanie wiedzą, czyli gromadzenie informacji w celu ich ponownego wykorzystania. Trudno jest to osiągnąć, gdy kancelaria nie jest przygotowana technologicznie. Gdy niezbędne do działania dane są rozproszone, praca może być niezwykle mozolna, a jej efekty niezadowalające.
Wiedza – najważniejszy zasób prawnika
Podstawową wiedzę prawnik zdobywa w trakcie studiów magisterskich. Następnie odbywa aplikację i rozpoczyna pracę. Już wówczas opanowany materiał teoretyczny i doświadczenie praktyczne zapewniają solidny warsztat. Jest on rozbudowywany i uzupełniany podczas codziennej pracy. Drugim filarem zbioru wiedzy prawniczej są wszelkiego typu orzeczenia, komentarze, a nawet uzasadnienia wyroków wydanych w prowadzonych przez daną kancelarię sprawach. Prawo jest jedną z tych dziedzin, w których zmiany pojawiają się bardzo często, a ich nieznajomość może niekiedy prowadzić do poważnych konsekwencji. Jest to jeden z powodów, przez które nauka dla prawnika nie kończy się tak naprawdę nigdy.
Trudno jednak wymagać, aby cały ogrom niezbędnej wiedzy mieć cały czas w pamięci. Dlatego z pomocą przychodzą narzędzia ułatwiające porządkowanie danych i umożliwiające dostęp do nich z niemal każdego miejsca na Ziemi. Nie bez powodu powstaje coraz więcej programów, metod porządkowania wiedzy w kancelariach i aplikacji bazujących na chmurach danych. Dzięki nim można w dowolnym momencie skorzystać z konkretnych informacji, a obsługa narzędzi tego typu jest intuicyjna i nie powinna sprawiać większych problemów.
Narzędzia do zarządzania wiedzą w kancelarii
Warto zadbać o to, by system wspierający zarządzanie wiedzą był klarowny i logiczny. Dzięki temu będzie możliwe szybkie znalezienie np. konkretnego pisma, umowy, opinii. Powinny być one zebrane w uporządkowany zbiór, do którego dostęp będą mieli wszyscy prawnicy i aplikanci w danej kancelarii. Taka baza danych musi wobec tego znajdować się w sieci, szczególnie w dobie zyskującej na popularności pracy zdalnej.
Zarządzanie wiedzą w praktyce
Praktyczne zarządzanie wiedzą obejmuje kilka obszarów. Pierwszy z nich polega na uporządkowanym gromadzeniu, przetwarzaniu i przechowywaniu informacji w taki sposób, aby mogli z nich korzystać wszyscy uprawnieni pracownicy. Aby było to możliwe, konieczne jest stworzenie sprawnego i bezpiecznego systemu informatycznego, który może być oparty o narzędzia magazynujące dane w chmurze. Zaplecze technologiczne jest zatem drugim obszarem koniecznym do efektywnego zarządzania wiedzą w kancelarii prawnej.
Nie bez znaczenia są też wzajemne relacje między pracownikami. Chmura ze zbiorem danych to żywy zasób wiedzy, który należy stałe zasilać, aby był on aktualny i wartościowy. Zapobiegnie to dublowaniu się informacji, a także pomoże wyrównać poziom wiedzy między pracownikami. Hubert Sommerrey, partner zarządzający w kancelarii Sommerrey&Partners zaznacza, że przy wdrażaniu narzędzi ważne są szkolenia: „Musimy nauczyć członków zespołu tego, że nie zbieramy plików, dokumentów, wzorów, na swoich własnych dyskach, tylko jest do tego stworzona przestrzeń wspólna, dzielona”.
Skuteczne zarządzanie wiedzą to sprawne przedsiębiorstwo
Czy zarządzanie wiedzą może faktycznie przełożyć się na wyniki finansowe kancelarii prawnej? Oczywiście! Liczne procesy, działania, a nawet problemy klientów są powtarzalne. Znacznie bardziej efektywne jest więc bazowanie na sprawdzonych metodach i ustalonych wzorach, które można wykorzystać w pracy nad projektem dla następnego klienta.
Można również przydzielić zlecenie konkretnemu prawnikowi, który w ramach swojej wiedzy i doświadczenia zrealizuje je w krótszym czasie. Zaoszczędzony czas pozwoli na ukończenie większej liczby projektów o podobnym stopniu skomplikowania.
Odpowiednio ewidencjonowane projekty mogą także posłużyć do rozliczania się z klientami. Wówczas kancelaria prawna uniknie zarzutów o stosowanie stawek, które nie mają realnego źródła i pokrycia. W ten sposób można przygotowywać atrakcyjne i pełne konkretów oferty dla stałych i nowych klientów.
