Poznaj metody i aplikacje do zarządzania czasem pracy w kancelarii

Współczesny świat stawia przed prawnikami wiele nowych wyzwań, do których trzeba się dostosować. Dobry prawnik musi cechować się nie tylko rozległą wiedzą, etyką pracy i profesjonalizmem, ale również umiejętnością dopasowywania się do zmieniających się realiów. I nie jest to jedynie kwestia śledzenia bieżących zmian w prawie i przyswajania nowej wiedzy w tej dziedzinie. Pomocne w zawodzie prawnika może się również okazać śledzenie nowin technicznych, które nierzadko mogą znacząco ułatwić jego codzienną pracę. Jaki jest nowoczesny prawnik? To taki, który korzysta z aplikacji i wie, jak zarządzać swoją pracą.

O dobrej organizacji pracy prawnika

W profesji prawniczej wyjątkowo istotna jest umiejętność organizacji, dotrzymywania umów i terminów, jako że aspekt ten znacząco wpływa na budowanie relacji z obecnymi i potencjalnymi klientami. Jako współczesny prawnik i pracownik kancelarii nie musisz jednak zawierzać wszystkiego własnej pamięci bądź polegać na tworzeniu list zadań i notatek. Istnieją znacznie prostsze sposoby na skuteczną organizację pracy. Jednym z rozwiązań, jakie podsuwają nam nowoczesne technologie, jest korzystanie z aplikacji do zarządzania zadaniami.

Czym jest kanban i dlaczego warto stosować tę metodę w kancelariach?

Kanban to metoda zarządzania wiedzą i zmianami, która ma na celu usprawnienie organizacji pracy. Wywodzi się  z przemysłu wytwórczego (swoje korzenie ma w zakładach Toyoty) w powojennej Japonii. Małe różnokolorowe kartki papierowe były wtedy używane do śledzenia wymagań klientów i wykrywania problemów w produkcji. Zastosowanie takich arkuszy okazało się niezwykle skuteczne i w kolejnych dziesięcioleciach było praktykowane w wielkich korporacjach na całym świecie. Najprostszą formą wykorzystania metody kanban jest stworzenie np. trzech kolumn zatytułowanych „do zrobienia”, „w trakcie”, „zrobione”” i uzupełnienie ich karteczkami w odpowiednim kolorze.

Kanban jest też techniką, która może przyspieszyć realizację projektów w kancelarii. Konkretna sprawa klienta lub zadanie przesuwa się od lewej do prawej, ponieważ masz przepustowość, abysię nią zająć i umieścić w kolumnie „w trakcie”. Dzięki tablicy skupiasz uwagę na tych elementach, nad którymi aktywnie pracujesz, zamiast odczuwać miażdżącą wagę wszystkich zadań „do zrobienia”.

Nawet w tak okrojonym wydaniu pozwala ona na:

• wizualizowanie przepływu pracy,
• pomiar efektywności,
• identyfikowanie słabych stron,
• ocenę procesów,
• ustanowienie jasnego trybu pracy,
• skoncentrowanie się na priorytetach,
• uniknięcie dublowania wykonywanych działań,
• ustalenie limitu zadań.

Kiedy widzisz swoje zadania na tablicy, masz większe poczucie kontroli i porządku. Kanban może też służyć do kontroli realizacji zadań zespołu i zarządzania przepływem pracy.

Dzięki tej metodzie jako zespół skupiacie się na priorytetach, które znajdują się na tablicy  oraz na tym, które zadania można jak najszybciej zakończyć.

W jaki sposób wykorzystać aplikację do zarządzania zadaniami w kancelarii?

Istnieje wiele aspektów pracy prawnika, w których aplikacja stanowi znaczne ułatwienie. Przede wszystkim może Ci ona zapewnić możliwość dokładnej ewidencji czasu pracy. Świadomość, ile czasu zostało poświęcone na wykonanie poszczególnych zadań ułatwi późniejsze rozliczenie z klientami.

Aplikacja pomoże również w przyspieszeniu przepływu informacji, a co za tym idzie – usprawni kooperację ze współpracownikami. Łatwiejsze stanie się również nadzorowanie zysków i kosztów, co pozwoli kancelarii zwiększyć zyskowność. Nie będziesz musiał pamiętać, jakie zadania pozostały do zrealizowania – będziesz miał możliwość zanotowania ich w aplikacji, aby mieć pewność, że żadna czynność konieczna do wykonania w danej sprawie nie została pominięta. Przydatne może się również okazać sortowanie zaplanowanych czynności i układanie ich zgodnie z priorytetami.

Z jakich aplikacji skorzystać może prawnik?

Na rynku aplikacji mamy obecnie wiele dostępnych rozwiązań, które wspomagają dobrą organizację pracy. Oprogramowanie należy dobrać pod potrzeby danej profesji i osoby. Jakie rozwiązanie IT będą pomocne w kancelarii? Możesz skorzystać między innymi z Todoist, aplikacji, która pozwala na tworzenie list zadań wraz z terminami ich wykonania oraz tworzenie statystyk dotyczących efektywności.

Innym rozwiązaniem jest korzystanie ze Slack, opartego na chmurze zestawu narzędzi dostosowanego do pracy zbiorowej, umożliwiającego bezpośrednią komunikację i uzyskiwanie dostępu do wyników pracy innych.

Do zarządzania projektami doskonale nadaje się Trello, dzięki któremu możesz dzielić się notatkami i listami zadań ze współpracownikami. Ułatwieniem może stać się również Gmail od Google, który jest pomocny w porządkowaniu wiadomości e-mail. A gdyby te wszystkie rozwiązania mieć w jednym miejscu?

Istnieją również specjalne aplikacje stworzone konkretnie z myślą o prawnikach, które usprawniają mierzenie czasu pracy, tworzenie statystyk wydajności i dzielenie się notatkami między członkami zespołu.

Korzystanie z oprogramowania przeznaczonego do zarządzania zadaniami pomoże Ci na bieżąco kontrolować zyski i koszty, a tym samym – zwiększać zyskowność kancelarii. Takie rozwiązanie pozwoli Ci także analizować wydajność wykonywania zadań i nadzorować najistotniejsze terminy.

Nowoczesne technologie ułatwiają pozyskiwanie nowych klientów i kontakt z nimi. Mogą być także pomocnym narzędziem marketingowym, wspierającym promocję kancelarii i podnoszącym jakość obsługi klienta. 

Aplikacje dla kancelarii ułatwiające wykonywanie codziennych zadań

Choć współczesny prawnik staje przed wieloma nowymi wyzwaniami, nowoczesny świat oferuje również wiele wydajnych narzędzi i udogodnień. Prowadząc kancelarię, zwłaszcza zatrudniającą większą liczbę osób, warto upewnić się, że wszystkie aspekty jej pracy są sprawnie nadzorowane.

Dotrzymywanie terminów i zobowiązań jest podstawą budowania dobrej relacji z klientem, opartej na zaufaniu i profesjonalizmie. Do wyboru masz wiele rozwiązań usprawniających komunikację i organizację zadań, w tym aplikacje dedykowane kancelariom prawniczym. Pracując w kancelarii warto przetestować nowoczesne technologie jako narzędzie ułatwiające i usprawniające pracę.

Duża ilość zadań do wykonania nie musi oznaczać chaosu i dezorganizacji ani nieustannej obawy o to, że jakaś istotna czynność zostanie pominięta. Nie musisz sam o wszystkim pamiętać – sięgnij po narzędzia, dzięki którym udoskonalisz organizację pracy kancelarii.