Księgowość oraz współpraca z biurem rachunkowym
Kancelaria prawna, podobnie jak każdy inny biznes, musi zadbać o księgowość. Sposobów na prowadzenie rozliczeń jest kilka, od programów do fakturowania, przez stworzenie działu księgowego, aż po współpracę z zewnętrznym biurem rachunkowym. Wybór powyższych rozwiązań uzależniony jest przede wszystkim od wielkości kancelarii, liczby faktur czy skomplikowania rozliczeń.
Internetowa pomoc księgowa dla małych
Jednoosobowe i małe kancelarie, które operują niewielką ilością faktur przychodowych oraz kosztowych, najczęściej stawiają na samodzielne prowadzenie księgowości. Takie działanie nie generuje dodatkowych kosztów i świetnie sprawdzi się, zwłaszcza gdy zespół pracuje w ramach kontraktów b2b.
W przypadku bardziej skomplikowanych rozliczeń warto skorzystać z oprogramowania do prowadzenia księgowości. Na rynku jest wiele kompleksowych rozwiązań, które zapewniają nie tylko możliwość wystawiania faktur, monitoring płatności czy alerty o zbliżających się terminach zapłaty podatków i składek ubezpieczeniowych. Internetowe oprogramowania pozwalają na bezpośrednie wysyłanie dokumentów do ZUSu i US, a także eksportują pliki JPK-VAT, czyli który vatowcy muszą wysyłać co miesiąc. Programy do fakturowania i księgowości zawierają też specjalne moduły „kadry i płace”, przeznaczone do prowadzenia kadr, wyliczania płac i rozliczania składek ZUS pracowników. Koszt dostępu do takiego programu to zaledwie kilkaset złotych w skali roku.
Multizadaniowa administracja
W kilkuosobowych kancelariach obowiązki związane z prowadzeniem księgowości często są jednym z zadań pionu administracyjnego. Zatrudnieni specjaliści oprócz nadzoru nad obiegiem dokumentów, dbaniem o przychodzącą korespondencję czy bieżącymi kontaktami z klientami, muszą nadzorować też rozliczenia. Dzieje się tak, zwłaszcza gdy pracy dla księgowej jest na tyle mało, że stworzenie nowego etatu jest nieopłacalne. Często to dział administracyjny przesyła do klientów faktury, monitoruje płatności i reguluje zobowiązania.
Powierzając prowadzenie księgowości specjalistom ds. administracji, należy zadbać o dostęp do aktualnych szkoleń, aby pracownicy dbający o rozliczenia kancelarii byli na bieżąco ze wszystkimi zmianami prawa podatkowego, rozporządzeniami oraz interpretacjami podatkowymi. Wsparciem będą też programy księgowe, zwłaszcza zintegrowane z innymi procesami związanymi z zarządzaniem kancelarią.
Własny zespół to skarb
Duże kancelarie, z uwagi na wielkość zespołu oraz obrotu, mogą pozwolić sobie na stworzenie własnego działu finansowo-księgowego. W zależności od struktury zarządza nim dyrektor finansowy lub główna księgowa. Departament prowadzi, ewidencjuje i rozlicza operacje budżetowe, sporządza sprawozdania i bilanse oraz dba o archiwizacje dokumentów.
Koszty utrzymania własnego działu księgowego mogą przewyższyć opłaty związane ze współpracą z biurem rachunkowym. Warto jednak pamięta, że zaletą posiadania wewnętrznej księgowości jest fakt, że pracownicy są „na miejscu”. Są dokładnie zaznajomieni z sytuacją kancelarii, jej procedurami i procesami, mają natychmiastowy dostęp do niezbędnych dokumentów. Mając własny zespół księgowy nie trzeba się też obawiać przekroczonych limitów przesłanych dokumentów, które mogą wpływać na cenę usługi zewnętrznej.
Pomoc księgowa z zewnątrz
Kolejną często wybieraną opcją jest outsourcing usług księgowych. Korzystanie z usług zewnętrznej firmy eliminuje możliwe opóźnienia związane np. z urlopem wewnętrznego księgowego, a także pozwala uniknąć kosztów, jakie wiążą się z koniecznością stworzenia nowego miejsca pracy w kancelarii. Przy współpracy z biurem rachunkowym kancelaria ma dostęp do całego zespołu specjalistów o wielu kompetencjach - zarówno z zakresu księgowości, jak też kadr czy płac, co daje gwarancję prawidłowych rozliczeń. W przypadku kontroli to właśnie zewnętrzna firma ponosi odpowiedzialność za formalności z nią związane, w tym przekazanie odpowiednich dokumentów organowi. Poczucie bezpieczeństwa zapewnia również fakt, że bura rachunkowe są objęte obowiązkowym ubezpieczeniem od odpowiedzialności cywilnej.
Rozważając nawiązanie współpracy z biurem rachunkowym, warto dokładnie porównać ich oferty – jedne oferują pakiety zapewniające pełną obsługę kancelarii, innych stawka zależy od liczby dokumentów księgowych przesłanych w danym miesiącu. Niektóre firmy zapewniają w cenie nieograniczone doradztwo, dostęp do chmury ułatwiającej wymianę dokumentów.
To się liczy
Jak wskazujemy wyżej, opcji prowadzenia księgowości jest bardzo wiele. Decydując się na konkretne rozwiązanie oprócz przeanalizowania możliwych kosztów finansowych, jakie wiążą się z każdym z nich, warto pochylić się też nad kwestią czasu, jaki kancelaria będzie musiała poświecić na procesy związane z księgowością.
