Steeds meer kantoren maken gebruik van DossierFlow voor het efficiënt en gestructureerd uitvragen van klantinformatie- en documenten. Bijvoorbeeld voor het controleren van jaarrekeningen, btw-aangifte, Wwft check, het onboarden van nieuwe klanten of het opstellen van een ESG-rapportage. Maar waarom is het nou zo fijn als je deze stroom van klantdocumenten centraal hebt georganiseerd? In dit artikel vertellen we je meer.
Het idee voor DossierFlow ontstond niet zo heel lang geleden tijdens de coronapandemie. Een vervelende, maar ook boeiende tijd. Er werd veel vanuit huis gewerkt en programma’s als Google Meet, Teams en Zoom werden voor iedereen gemeengoed. Bij Wolters Kluwer ontdekten we in die periode dat de wijze waarop informatie binnen kantoren bij elkaar werd gebracht, nóg stroperiger verliep: informatie kwam versnipperd binnen, gegevens stonden op verschillende plekken en de beoordeling van documenten liet (te) lang op zich wachten. Daarnaast zagen we dat nog steeds veel documenten via e-mail, Dropbox, USB-sticks of nog fysiek worden aangeleverd. Zeker op het gebied van audit is dit niet altijd een veilige manier van werken. Met alle gevolgen van dien: processen, (onderlinge) samenwerking en kwaliteit stonden onder grote tijdsdruk.
Als je echter de stroom klantendocumenten op een gestructureerde manier organiseert, kun je veel van deze druk wegnemen. Er is veel minder klantcontact nodig, want zowel jij als je klant zien direct wat er al is aangeleverd. Ook kun je binnen je kantoor gemakkelijker het werk overnemen van een collega die bijvoorbeeld ziek is of met vakantie.
Uitvraagproces kan een stuk overzichtelijker en veiliger
We zijn daarna direct met diverse kantoren in gesprek gegaan hoe we dit uitvraagproces overzichtelijker, eenvoudiger, dynamischer en veiliger konden maken. Gedurende het hele proces zaten we letterlijk naast de gebruikers om de pijnpunten door te vertalen naar software die we toen al aan het ontwikkelen waren. Zo ontstond DossierFlow: een online tool waarmee je heel gestructureerd en eenvoudig vragenlijsten naar klanten kunt sturen om informatie of documenten op te vragen. Denk aan (PBCL) lijsten voor IB-aangifte, de jaarrekening, on-boarding van nieuwe klanten of ESG-rapportage. DossierFlow heeft dus dezelfde familienaam als ons boekhoudpakket Twinfield Boekhouden, maar staat hier als onafhankelijke tool volledig los van.
Aanpasbare sjablonen
In DossierFlow bieden we een aantal handige vragenlijst-sjablonen die je eenvoudig zelf op maat kunt maken en kunt personaliseren. Denk aan sjablonen voor Audit, IB-en VpB-aangifte, Jaarrekening, on-boarding van een nieuwe klant. Daarnaast is ook een klein kunstje om zelf nieuwe vragenlijsten te maken met de 'designer' rol. Hiervoor heb je geen 'developer' skills nodig. Dit ervaren onze klanten als een groot gebruiksgemak.
Bekijk de video van DossierFlow: