Is uw advocatenkantoor klaar om in te spelen op de klantbehoefte?

De ontwrichting die de coronacrisis teweegbrengt, zal gevolgen hebben voor de juridische sector. Daarnaast zal het de transformatie binnen de advocatuur juist versnellen. Is de juridische sector hier voldoende op voorbereid? Wolters Kluwer heeft een onderzoek uitgevoerd – de Wolters Kluwer Future Ready Lawyer Survey 2020: Performance Drivers – om de toekomstbestendigheid en veerkracht in de juridische sector te peilen.In het onderzoek is gekeken naar trends die van invloed zijn op de toekomst van de juridische sector. Ook is gekeken naar de wijze waarop goed voorbereide juridische organisaties beter kunnen presteren. Voor het onderzoek verzamelden we inzichten van 700 juridische professionals uit de VS en negen Europese landen. In dit artikel staan we stil bij de vijf voornaamste trends binnen de advocatuur.

Trends binnen de advocatuur

Volgens de respondenten van de 2020 Future Ready Lawyer Survey zijn er vijf trends die naar verwachting het meest van invloed zijn op juridische organisaties. Namelijk:

Toenemend belang van legal tech (76%)
Voldoen aan de veranderende verwachtingen van klanten en leidinggevenden (74%)
Nadruk op verbeterde efficiëntie en productiviteit (73%)
Vermogen om talent te werven en te behouden (73%)
Omgaan met de toegenomen hoeveelheid en complexiteit van informatie (72%)

Een kloof

Als we naar het grotere geheel kijken dan is er een alarmerende kloof tussen de trends en de mate waarin de respondenten er klaar voor zijn om hiermee om te gaan. Minder dan een derde van de respondenten geeft aan dat hun organisatie heel goed voorbereid is om één van de trends aan te pakken.Het toenemende belang van legal tech mag dan wel de belangrijkste trend zijn, slechts 28% van de respondenten geeft aan hier heel goed op voorbereid te zijn (zie figuur 1). Waarom lijken juridische organisaties zo matig voorbereid? Voor zowel juridische afdelingen van bedrijven (65%) als advocatenkantoren (53%) blijken problemen bij change management en de weerstand van leidinggevenden tegen verandering de grootste belemmeringen te vormen voor het doorvoeren van veranderingen (zie figuur 8).

Figuur 1 – Impact van trends & paraatheid om hierop in te spelen, Future Ready Lawyer rapport 2020

Relaties tussen klanten en kantoren

Ook blijkt er een kloof te bestaan tussen de verwachtingen van de juridische afdelingen van bedrijven en het vermogen van advocatenkantoren om die verwachtingen waar te maken. Zo vindt 79% van de bedrijfsjuristen het belangrijk dat advocatenkantoren waarmee ze samenwerken blijk geven van efficiëntie en productiviteit, terwijl slechts 28% van de advocatenkantoren dat een goede omschrijving van hun huidige kantoor vindt.Dit heeft mogelijk gevolgen voor de klanttevredenheid. Slechts 26% van juridische afdelingen zijn heel tevreden over hun huidige advocatenkantoor. Voor 82% van de bedrijfsjuristen is het belangrijk dat de advocatenkantoren waar ze mee werken, inzetten op technologie (zie figuur 3).

Figuur 3 – Verschil in verwachtingen gebruik van technologie, Future Ready Lawyer rapport 2020

De bevindingen van de enquête tonen aan dat het gebruik van technologie steeds meer bepaalt in hoeverre advocatenkantoren aan de verwachtingen van de klanten voldoen. Geconfronteerd met de noodzaak om hun productiviteit en efficiëntie te verhogen, hebben juridische afdelingen van bedrijven zich steeds meer tot technologie gewend en zetten zij advocatenkantoren onder druk om dat ook te doen. Binnen de komende drie jaar zal 81% van de juridische afdelingen van bedrijven, advocatenkantoren vragen om te beschrijven hoe ze technologie gebruiken om productiever en efficiënter te zijn. Dat is bijna het dubbele van de 41% die dat nu al vraagt.

Het veranderende advocatenkantoor

In de advocatuur is een transformatie aan de gang. Er is sprake van meer concurrentie van alternatieve juridische dienstverleners en van de cliënten zelf. Om de verwachtingen van de klanten in te lossen, verklaart 67% van de advocatenkantoren te investeren in nieuwe technologie die de werking van het kantoor en het werk voor de klanten ondersteunt, is 39% bezig met het formaliseren van hoe er met feedback van de klanten om wordt gegaan en werkt 36% aan projecten voor procesoptimalisatie.Gezien het toenemende belang van technologie is het geen verrassing dat advocatenkantoren van plan zijn om er meer in te investeren. 60% is van plan het eigen technologiebudget de komende drie jaar te verhogen. Slechts 29% van de kantoren gelooft echter heel goed voorbereid te zijn als het gaat om het begrijpen van de beschikbare technologische oplossingen; 27% is zeer goed voorbereid op het gebruik van technologie om productiever te zijn; 26% is zeer goed voorbereid op het gebruik van technologie om de dienstverlening aan de cliënt te verbeteren; en 24% verklaart dat hun personeel in staat is om doeltreffend gebruik te maken van technologie. De technologie die volgens 59% van de kantoren de komende drie jaar de grootste impact zal hebben, is kunstmatige intelligentie, al verklaart slechts 22% dit goed te begrijpen.Advocatenkantoren stuiten echter ook op belemmeringen bij het doorvoeren van veranderingen. Redenen hiervoor zijn organisatorische kwesties (43%), gebrek aan technologische kennis, inzicht of vaardigheden (31%) en financiële kwesties (26%).

De veranderende juridische afdeling

Bedrijfsjuristen gaven in de 2020 Future Ready Lawyer Survey aan dat hun prioriteiten als volgt zijn: externe juridische kosten verminderen en onder controle houden, het verbeteren van juridische transacties en juridisch projectbeheer en het bieden van strategische waarde voor hun bedrijf.In de komende drie jaar verwachten juridische afdelingen de volgende veranderingen:

1. Toenemend gebruik van technologie om de productiviteit te verbeteren (82%)
2. Meer samenwerking en transparantie tussen kantoren en klanten (80%)
3. Meer nadruk op innovatie (76%)

Net als de advocatenkantoren hebben ook juridische afdelingen aangegeven dat ze op belemmeringen stuiten bij het doorvoeren van veranderingen. Onder andere organisatorische kwesties (53%), gebrek aan technologische kennis, inzicht of vaardigheden (32%) en financiële kwesties (15%) werden benoemd.

Figuur 8 – Weerstand tegen nieuwe technologie, Future Ready Lawyer rapport 2020

Technologieleiders behouden hun voorsprong

In de Future Ready Lawyer Survey uit 2019 werd vastgesteld dat ‘technology leaders’ – de bedrijven en juridische afdelingen die ten volle gebruikmaken van technologie – over de hele lijn beter presteerden dan de organisaties die dat niet deden. In 2020 werden deze bevindingen bevestigd. Bij de advocatenkantoren meldt 62% van deze ‘technology leaders’ dat hun winstgevendheid het afgelopen jaar toenam, tegenover 39% van de ‘transitioning firms’, bedrijven die zich nog in een overgangsfase bevinden.Daarnaast zullen zowel advocatenkantoren als bedrijfsjuristen hun productiviteit en efficiëntie moeten verbeteren. Het belang van klanttevredenheid zal verder toenemen naarmate kantoren zich proberen te onderscheiden van traditionele en nieuwe concurrenten. Zoals eerder ook vermeld, zal het vermogen om technologie te gebruiken om prestaties te optimaliseren, belangrijker worden dan ooit.