Autorisatie flows, waarom en hoe zou je dit inregelen?

Het is opvallend om te zien dat maar liefst 70% van onze klanten gebruik maakt van autorisatie voor het boeken en slechts 40% van autorisatie na het boeken. En nee we rekenen niet met 110%, maar er is sprake van 10% overlap. Dat zijn de klanten die beide opties in gebruik hebben. Wat zegt dit over het gebruik van autorisatie? Want de meeste ontwikkeling en mogelijkheden vind je per slot van rekening bij autorisatie na het boeken.

Komt dit voort uit gemak? Omdat je blijft werken zoals je deed, met als enig het verschil dat je de documenten nu digitaal laat toewijzen aan de juiste personen, in plaats van de werkprocessen aan te pakken?

Vraag jezelf eens af, hoe worden bij jou, of jouw klanten, de documenten geautoriseerd?

Zelfs bij grote accountantskantoren zien we dat het MKB intern documenten uitprint om de natte handtekeningen te zetten en deze weer digitaal te maken voor de factuurverwerking. Eigenlijk is dat best gek want officieel voldoe je hiermee niet aan de wettelijke digitale bewaarplicht, omdat hierbij het originele karakter van het document vervalt.

Vertrouwen is goed, maar controle is beter is het welbekende motto van vele accountants en boekhouders. En dit geldt dubbel als we straks robotic accounting gaan gebruiken. In iedere stap van het proces (van aanleveren, boeken, autoriseren tot archiveren) brengen we het aantal menselijke handelingen terug tot het minimum, zodat facturen volledig automatisch kunnen worden verwerkt. De rol van goede inrichting van je autorisatiebeheer is daarbij cruciaal, omdat dit ervoor zorgt dat de juiste mensen de boekingen en facturen aangeleverd krijgen om te controleren en autoriseren.

1. Bedenk wat je wilt gaan autoriseren; Net zoals je op vakantie gaat en eerst bedenkt welk land jouw bestemming wordt om daarna de route uit te stippelen, geldt dit ook voor autorisatie. Bijvoorbeeld, inkoopfacturen wil je verplicht autoriseren, behalve bedragen lager dan € 50,-. Of van de verkoopfacturen wil de directeur bedragen hoger dan € 10.000,- zien en akkoord geven.

2. Wie gaan er autoriseren; Wie neem je mee op vakantie? Welke personen moeten er akkoord geven. Tot, of vanaf, welk bedrag men facturen mag/moet accorderen.

3. Bepaal hoe het gewenste autorisatieproces eruitziet; Kortom bepaal de route en het vervoer waarmee je naar je vakantiebestemming gaat. Denk hierbij in autorisatie routes (bijv. route orderbeheer). Noteer welke leveranciers onder deze routes vallen. Stap dus niet in de valkuil om je bestaande proces te gaan digitaliseren, maar kijk naar wat je wilt bereiken in de toekomst. Wat kun je verbeteren om optimale efficiëntie te bereiken?

4. Maak het vooral niet te ingewikkeld; Je hoeft doorgaans slechts 1 voertuig met route te bepalen om op vakantie te gaan, dus hou het simpel. Bepaal de standaard flow, dat wil zeggen welke route loopt het merendeel van je facturen. En welke uitzonderingen zijn er op basis van leverancier&bedrag, leverancier of bedrag. (Basecone beoordeelt de factuur eerst op basis van de uitzonderingen, zijn deze niet van toepassing op de factuur dan volgt de factuur de standaard flow.)

Lees ook de vernieuwde versie van dit artikel: Autoriseren als een baas, met 5 inzichten voor makkelijker autorisatiebeheer.