“Als we willen blijven bestaan, moeten we de processen van het kantoor digitaliseren. We konden in die mate groeien omdat we veel goed doen. En een van de zaken die we goed doen, is de digitalisering.”

Het team van Wolters Kluwer interviewde de beherende vennoot van LOZOYA & JOHER, Economistes i Advocats.

LOZOYA & JOHER, Economistes i Advocats, gevestigd in Barcelona, is een kantoor van advocaten en economen met 28 vennoten. Het kantoor gebruikt Kleos sinds 2018. De vennootschap heeft een goede reputatie opgebouwd met advies op gebied van accountancy, belastingen, arbeidsrecht en juridische kwesties voor consultancy- en outsourcingpartners in Spanje en daarbuiten. Sinds 2015 groeide de omzet van het kantoor met ruim 160%.

https://www.lozoya-joher.com/

Een van de doelstellingen van Wolters Kluwer is om professionals uit de juridische sector eerlijk te laten vertellen over hun eigen ervaringen met Kleos en de voordelen die het systeem gebruikers biedt. Jordi Lozoya, beherende vennoot van dit bekende kantoor, was bereid ons te vertellen hoe het werk met ons systeem hem bevalt.

Allereerst waren we benieuwd hoe hij het leven vóór Kleos ervoer en waarom zijn kantoor koos voor digitale transformatie. Volgens Jordi Lozoya ligt het onderscheid tussen het leven vóór en na de overstap naar Kleos in de omgang met informatie op fysieke materialen versus opslag en beheer van digitale informatie. Daarnaast biedt Kleos mogelijkheden voor samenwerking tussen de partners die de productiviteit aanzienlijk verhoogt. Dat betekent dat werkprocessen op een samenwerkingsplatform het beheer duidelijk efficiënter maken.

Maar dat was niet de enige reden waarom dit kantoor koos voor digitale transformatie. De ondernemingsvisie van de beherende vennoot speelde ook een rol. Dit kantoor wordt niet geleid door een traditionele professional, die geen behoefte heeft aan verandering. Dit is een ondernemer die het voortouw neemt bij verandering, iemand die het kantoor niet ziet als een groep professionals die alleen maar zaken afhandelden zoals dat decennia lang gebeurde. Hij is iemand met een duidelijk meer innovatiegerichte visie op wat een kantoor met juristen en economen moet zijn. “Iedereen die een bedrijf leidt, moet werken als een ondernemer, niet als een jurist. We moeten een bedrijf runnen,” zegt Jordi Lozoya wanneer hij zijn collega’s adviseert.

Het helpt dat Jordi een licentiaatsgraad in bedrijfskunde en management heeft en ook een diploma in bedrijfswetenschappen. Hij begon zijn carrière in de textielindustrie en was op 25-jarige leeftijd al financieel directeur van een textielbedrijf. Hij besloot de digitale transformatie in gang te zetten in het bedrijf. “In de textielsector was twee plus twee toen nooit vier. Daar moest ik bij het digitaliseren van processen tegen opboksen. Maar dat wilde ik ook in het kantoor implementeren. Ik wilde hetzelfde procesbeheer, maar dan overgebracht naar de juridische sector. Als zo mijn planning is gebaseerd op het werk dat de medewerkers hebben, dan weet ik hoeveel werk iedereen elke week heeft en hoeveel werk we kunnen aannemen, enzovoorts.”

Praktisch gezien, vertelde Jordi, was het zijn intentie om meer controle te krijgen over het interne beheer. “Als we 28 professionals hebben in het kantoor en iedereen elke maand € 2000 minder factureert, loopt het kantoor in totaal € 56.000 mis Daarom moeten we een ondernemingsvisie hebben en daarvoor moeten we tools hebben die ons controle geven over wat we produceren.” Dankzij deze ondernemingsvisie slaagde het kantoor erin om de omzet sinds 2015 met 160% te verhogen. Hierover zegt Jordi: “Ik ben zo blij met Kleos. Zonder een tool als Kleos hadden we nooit zoveel kunnen groeien.”

De beherende vennoot van LOZOYA & JOHER, Economistes i Advocats merkt op dat Kleos vooral heel nuttig is op gebied van ondernemingsrecht, vanwege de vele herhalende procedures en taken die daarbij spelen. Alle afdelingen in het kantoor werken bovendien samen. De afdelingen Belastingen en Accountancy maken ook gebruik van Kleos. “Wat ons heel erg aanstaat is dat we alle informatie over alles op één centraal punt hebben. Als iemand me Dit vermindert aanzienlijk de behoefte aan controle om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt  iets vraagt over een kwestie of taak, kan ik het meteen opzoeken in de app. Als ik bijvoorbeeld een taak voor de afdeling Accountancy wil maken, zoals de maandafsluiting van onze cliënten, kan ik dat in Kleos doen. Dat neemt een groot deel van de controle over waarmee wordt geborgd dat alles goed gaat. Als de taak is afgerond, wordt hij automatisch getoond,” zegt Jordi.

“We hebben daarom totale controle over alle documentatie die bij het dossier van een cliënt hoort en over alle lopende taken. De cliënten profiteren hier ook van. Zij hebben de zekerheid dat wij hun zaken onder controle hebben.”

Gevraagd naar het advies dat hij zijn collega’s zou geven voor hun besluit om hun kantoren te digitaliseren, is Jordi zeer beslist: “Als we willen blijven bestaan, moeten we de processen van het bedrijf digitaliseren. We konden in die mate groeien omdat we veel goed doen. En een van de zaken die we goed doen, is de digitalisering.” Hij voegt daaraan toe: “Bedrijven moeten de tijd nemen om de software te implementeren. Het kan lang duren. Ze moeten het ook afstemmen op hun eigen behoeften, want dat is essentieel als je een goed rendement op deze investering wilt krijgen.”