Orde Vlaamse Balies doet aanbeveling
Op 21 januari jl. publiceerde de Orde van Vlaamse Balies een aanbeveling die advocaten moet helpen bij de correcte implementatie van de GDPR-richtlijnen en de bescherming van het beroep tegen mogelijke boetes van de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). Aanleiding was de boete van € 15.000 die aan een gerechtsdeurwaarder (de verwerkingsverantwoordelijke) werd opgelegd door de GBA wegens een inbreuk op het beginsel van de informatieplicht.
Aanbeveling Orde Vlaamse Balies
In deze zeer praktische aanbeveling geeft de Orde een clausule mee die advocaten in hun eerste berichtgeving aan de tegenpartij van de cliënt kan meegedeeld worden. Ook wordt hierin het belang onderstreept van het (online) beschikbaar stellen van een privacyverklaring of privacybeleid.
Hoe uw kantoor beschermen tegen boetes van de Gegevensbeschermingsautoriteit?
Uw advocatenkantoor GDPR-proof maken, gaat over meer dan enkel gegevens beveiligen. Hieronder hebben we voor u een aantal essentiële stappen gedefinieerd:
- Stap 1: Stel de nodige GDPR-documenten op, zoals Verwerkingsregister of Privacy Policy. Stel deze ter beschikking van uw cliënten en publiceer deze op uw website.
- Stap 2: Bereid een aantal standaardantwoorden voor op mogelijke GDPR-gerelateerde situaties. Denken we daarbij bijvoorbeeld aan een ontvangstbericht met vermelding van de termijn van antwoord op de vraag, een antwoord naar aanleiding van een vraag naar inzage of verbetering,…
- Stap 3: Stel een procedure op en duid verantwoordelijken aan in uw kantoor.
- Stap 4: Zorg ervoor dat alle medewerkers van uw kantoor de procedures kennen. Dit kan door deze uit te schrijven, een training te voorzien, maar zeker ook door hier regelmatig (opnieuw) over te communiceren.
- Stap 5: Maak een dossier aan voor uw GDPR-gerelateerde vragen. Voorzie een aantal standaardantwoorden met toevoeging van de nodige clausules en linken
Kleos en DLex ondersteunen u volledig in uw GDPR-beleid. Zo omvatten deze:
- Een GDPR-checklist en -dossier
- +/- 15 modelbrieven/mails om GDPR-gerelateerde vragen te beantwoorden
- GDPR-modeldocumenten (verwerkingsregister, privacy policy)
- rapporten die opgevraagde gegevens van dossiers ophalen
- Een doordacht rollen- en rechtenbeheer
Benieuwd hoe e.e.a. in zijn werk gaat? Vraag vrijblijvend een online demo aan van Kleos, inituïtieve beheersoftware in de cloud, of DLex, made-to-measure beheersoftware voor grote en middelgrote advocatenkantoren
Als Kleos- of DLex-klant hulp nodig bij de implementatie van uw GDPR-beleid? Contacteer ons resp. via [email protected] of via [email protected].
