Documenten digitaliseren basecone
Tax & Accounting05 oktober, 2019

Documenten digitaliseren? Een krachtige tool is onmisbaar

Leveren uw klanten hun documenten op papier, terwijl u digitaal werkt? Met een scantool digitaliseert u razendsnel facturen en aankoopbonnetjes. Nóg beter is het natuurlijk wanneer u uw klanten kunt overtuigen een digitaal archief aan te leggen. Ook dan is scansoftware onmisbaar.

Als boekhouder of accountant bent u steeds op zoek naar manieren om efficiënter te werken. U wil meer gedaan krijgen in minder tijd - en dat uiteraard zonder aan kwaliteit in te boeten. Zo houdt u meer tijd over om uw adviserende rol nog meer uitspelen - iets wat klanten vandaag de dag sowieso van u verwachten.

Digitaliseren van kassatickets en onkostenbonnetjes

Dé manier om de efficiëntie te verhogen, is door te digitaliseren. Digitale documenten zijn namelijk veel sneller boekhoudkundig te verwerken. En ook voor kmo’s heeft een digitale aanpak niets dan voordelen. Hoe digitaal vooruitstrevend uw klanten ook zijn, af en toe zult u toch nog papieren documenten in de schoot geworpen krijgen. Maar dat wil niet zeggen dat u niet 100 procent digitaal kunt werken.

Hoe werkt een scantool?

Wat u nodig hebt, is een scantool waarmee u papieren documenten in een handomdraai digitaliseert en aan de digitale archiefkast toevoegt. De technologie hebt u overigens al in uw broekzak zitten: met een smartphone kunnen we vandaag heel gedetailleerde foto’s nemen van documenten. Met de juiste app of een scanner en een computer leest u eenvoudig alle data in en uploadt u de gegevens geordend naar het digitaal archief. Een koppeling met uw boekhoudsoftware zorgt er vervolgens voor dat de gedigitaliseerde documenten ook boekhoudkundig verwerkt worden.

Overtuig uw klanten

En het kan nog efficiënter wanneer uw klanten het inscannen voor u doen. U hebt er dus alle belang bij om uw klanten te overtuigen van de voordelen van digitalisering. Daarom zetten we ze hieronder voor u op een rijtje:
 
  • De papierberg verdwijnt.
  • Digitale documenten worden automatisch boekhoudkundig verwerkt.
  • De klant behoudt de controle over de documentenstroom.
  • Heel wat bedrijfsprocessen, zoals facturatie, aankoop- en verkoopbeheer, kunnen worden geautomatiseerd.
  • Digitale documenten zijn altijd en overal beschikbaar.
  • De kans op menselijke fouten neemt af.


 Ook voor uw klanten is een scantool dus onmisbaar. Met een scan-app op hun smartphone kunnen ze elk document snel digitaliseren en uploaden naar hun digitaal archief - zelfs kassatickets en onkostenbonnetjes!

Ontdek Basecone, dé tool voor digitale documentverwerking

Bent u op zoek naar een tool waarmee u allerlei bestanden, zoals e-facturen, eenvoudig digitaal verwerkt? Dan is Basecone dé tool voor u.
Dit zijn de voornaamste voordelen:
 
  • Upload elk document, zowel digitaal als op papier, naar uw eigen archief in de cloud.
  • Scan papieren documenten (facturen, kassabonnetjes, ...) eenvoudig in met de smartphone en stuur ze door voor verwerking in real-time.
  • Digitaliseer en vereenvoudig het goedkeuringsproces van facturen voor uw klanten.
  • Boek facturen automatisch in van zodra ze geüpload zijn.
  • Alle documenten zijn altijd en overal beschikbaar.